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Diese Fehler sollte man bei der Nebenkostenabrechnung vermeiden

Stadt mit Hochhäusern Gerade in Großstädten gibt es viel Anbieter für Heizung und co Foto: © Pexels

Nur rund 14% aller Wohnimmobilien in Berlin werden von Eigentümern bewohnt. Im Umkehrschluss bedeutet das: Bei 86% aller Berliner Wohnimmobilien handelt es sich um Mietobjekte. Für Vermieter ist Berlin deshalb eine sehr beliebte Stadt. Dass sich stets schnell Mieter finden, ist ein großer Vorteil, denn dadurch können ein längerer Leerstand und somit Mietausfall vermieden werden. Und trotzdem können auch Berliner Vermieter sich nicht entspannt zurücklehnen: Neben den alltäglichen Pflichten den Bewohnern gegenüber muss einmal pro Jahr die verhasste Nebenkostenabrechnung erledigt werden – zum Glück geht diese mit objego.de ganz einfach. Diese typischen Fehler sollte man unbedingt vermeiden:  

Frist wird nicht eingehalten

Wer ein Haus oder eine Wohnung vermietet, sollte die Frist für die Nebenkostenabrechnung ganz genau kennen und schon frühzeitig mit der Erledigung anfangen, sodass die Abrechnung pünktlich an die Vermieter übermittelt werden kann. Die Frist für die Betriebskostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach dem Ablauf des Abrechnungszeitraumes. Die genaue Frist ergibt sich immer aus dem vereinbarten Abrechnungszeitraum – stimmt dieser mit dem Kalenderjahr überein, muss die Nebenkostenabrechnung den Mietern spätestens am 31. Dezember des Folgejahres vorgelegt werden. Versäumen Vermieter die fristgerechte Zustellung, müssen eventuelle Nachzahlungen durch den Mieter nicht verpflichtend geleistet werden. Das Missachten der Frist ohne beweisbaren Grund für die Überziehung ist daher einer der gröbsten Fehler bei der Betriebskostenabrechnung, die Vermietern unterlaufen können.  

Abrechnungszeitraum weicht ab

  In der Regel entspricht der Abrechnungszeitraum dem Kalenderjahr, sodass die Frist für die Nebenkostenabrechnung 2021 beispielsweise am 31. Dezember 2022 verstreichen würde. Stimmt der Abrechnungszeitraum nicht mit dem normalen Kalenderjahr überein, sollte das im Mietvertrag festgehalten werden. Außerdem ist der Abrechnungszeitraum in der Betriebskostenabrechnung zu benennen. Wird der Abrechnungszeitraum in der Betriebskostenabrechnung nicht korrekt wiedergegeben, können Mieter diese anfechten. Dieses Recht wird vor allem dann gerne genutzt, wenn sich Nachzahlungen zu Gunsten der Vermieter ergeben würden.  

Nicht umlagefähige Nebenkosten werden berechnet

Es ist gesetzlich ganz klar definiert, welche Kosten in der Nebenkostenabrechnung auf Mieter umgelegt werden dürfen und welche nicht. Grundlegend kann man sagen, dass zu den umlagefähigen Betriebskosten diejenigen gehören, die das tägliche Bewohnen einer Immobilie ermöglichen – also unter anderem Heizkosten, Wasser oder Grundsteuer. Was umlagefähig ist, wird in der Betriebskostenverordnung erläutert. Unter dem Punkt „sonstige Betriebskosten“ dürfen zwar weitere Kostenarten aufgeschlüsselt werden, doch die Voraussetzung dafür ist, dass deren Umlagefähigkeit bereits im Mietvertrag vereinbart wurde.  

Reparatur- und Verwaltungskosten werden berechnet

Während wiederkehrende Wartungskosten unstrittig umlagefähig sind, sieht es bei einmalig anfallenden Reparaturen anders aus: Diese dürfen nicht ohne Weiteres auf Mieter umgelegt werden. Ganz ähnlich verhält es sich mit den allgemeinen Verwaltungskosten – also zum Beispiel mit den Kosten für die Hausverwaltung aus. Werden derartige Kosten auf Mieter umgelegt, dürfen diese die Betriebskostenabrechnung anfechten, was Vermietern Zeit und Geld kostet – vom hohen Stresslevel ganz zu schweigen.  

Schlechte Wirtschaftlichkeit

Der Gesetzgeber erwartet von Vermietern wirtschaftliches Gebaren. Das bedeutet, Vermieter müssen auch bei den Betriebskosten auf Wirtschaftlichkeit achten. Unnötige oder zweifelhafte Versicherungen sowie überteuerte Wartungskosten dürfen von Mietern deshalb angefochten werden. Vermieter sollten jedoch wissen, dass sie selbst erbrachte Leistungen wie Rasenmähen anrechnen dürfen.  

Verteilerschlüssel und individuelle Verbrauchsabrechnung werden vermischt

In der Nebenkostenabrechnung werden sowohl verbrauchsabhängige als auch verbrauchsunabhängige Betriebskosten abgerechnet. Für beide Betriebskostenarten müssen Vermieter einen Verteilerschlüssel auswählen. Dabei gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, auf die man sich bereits einigen sollte. Der genutzte Verteilerschlüssel muss außerdem in der Abrechnung erläutert werden. Ein Vermischen verschiedener Abrechnungssysteme ist nicht zulässig.  

Anwendungsfehler beim Verteilerschlüssel

Obwohl es eine Vielzahl von Verteilerschlüsseln gibt, greifen viele Vermieter auf eine Verteilung der Betriebskosten in Abhängigkeit der Wohnfläche zurück. Dabei gilt es, die korrekte Ermittlung der Wohnfläche zu beachten, um Fehler zu vermeiden. Außerdem können kleine Fehler in den Berechnungen zu Fehlern in der Nebenkostenabrechnung führen und diese anfechtbar machen.  

Vorwegabzug für Gewerberäume fehlt

Besondere Vorsicht ist geboten, wenn Vermieter ein Objekt vermieten, das sowohl Wohn- als auch Gewerbeflächen beinhaltet. Weil einige Betriebskosten, beispielsweise Gewerbesteuer oder die Müllbeseitigung, für Gewerbetreibende höher angesiedelt sind als für Privatpersonen, ist darauf zu achten, Gewerberäume gegebenenfalls vor der Aufteilung der Nebenkosten von den Gesamtkosten abzuziehen, um eine Benachteiligung der Privatmieter zu vermeiden.