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7 einfache Tipps für das perfekte Catering Konzept

7 einfache Tipps für das perfekte Catering Konzept

Lesezeit: 8 Minuten

Ein perfektes Event findet an der richtigen Location statt, bietet ein passendes Raumkonzept, ansprechende Beleuchtung und genügend Parkflächen. Doch wie ist die Bewirtung der Gäste gewährleistet? Die folgenden sieben Tipps für ein perfektes Catering Konzept helfen dabei, ein Buffet richtig zu planen. Denn hinterher wird über das Erlebnis auch hinsichtlich der Verpflegung gesprochen.

Tipp 1: Die richtige Catering Form für die Veranstaltung aussuchen

Der Trend, sich mit fertigen Speisen beliefern zu lassen, hat eine ganze Reihe spezieller Caterer entstehen lassen. Im Flugzeug oder auf Zugreisen bietet das Verkehrs-Catering ordentliche Versorgung. Seniorenheime oder medizinische Einrichtungen werden mit Speisen und Getränken durch das Care-Catering beliefert. Häufig werden Betriebskantinen geschlossen und die dortige Versorgung von Mitarbeitern durch ein Business- und Betriebs-Catering ersetzt. Dieses kommt häufig auch bei Seminaren und Konferenzen zum Einsatz. Education-Cateringmeint die Anlieferung der Verpflegung entweder in großen Gefäßen für die Eigenportionierung oder in einzeln abgepackten Portionen. Doch für ein Event im privaten Rahmen sind dies alles unzureichende Lösungen. Besseren Service bei guter Auswahl bieten Caterer mit dieser Leistungsausrichtung:

Partyservice

Der Partyservice ist ein Catering Konzept für kleinere Events, beispielsweise Familienfeste oder Treffen mit wenigen Freunden an einer privaten Location, beispielsweise der eigenen Wohnung. Die Speisen werden beim Caterer bestellt und von dort als Buffet in einzelnen Gefäßen angerichtet. Mit der Anlieferung ist der Dienst getan. Die Veranstalter der Party kümmern sich um den Aufbau und eventuell Nachschub eigenständig.

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Event-Catering

Ab einer gewissen Größe des Events geht aber der Überblick über Angebot und Bedarf leicht verloren. Deshalb haben sich Caterer auf den Rundumservice als Catering Konzept spezialisiert. Beim Event Catering können sehr viele Gäste pausenlos kulinarisch zufriedengestellt werden. Es werden die Speisen – soweit möglich – vorbereitet und angeliefert. Andere Teile des Buffets bereiten die Caterer am Ort der Party zu. Sie bieten dafür teilweise eigene, mitgebrachte Küchen. Außerdem übernehmen sie nach Bedarf ein Gastronomiekonzept passend zum Event oder einen Kellner-Service. Der höhere Preis im Vergleich zum Partyservice macht sich durch ein Erlebnis der Königsklasse leicht wieder bezahlt.

Tipp 2: Den richtigen Caterer finden

Zur passenden Catering Entscheidung gehören vor dem Event Vorbereitungen zusammen mit dem Dienstleister. Gute Caterer bieten eine Verkostung an. Sie schauen sich die Ausstattung der Location genau an. Danach richtet sich, welche Ausrüstung für das geplante Buffet nötig ist. Wo es eine Küche gibt, sind meist auch Besteck und Tische vorhanden. Wo dies fehlt, bringt der Anbieter zum Partyservice auch solche Dinge mit. Nicht zu vergessen ist das Angebot für Speisen, die länger während der Party warmhalten sollen. Dafür muss es ausreichend Warmhaltebehälter geben. Servierschalen gehören ebenfalls zu einem gelungenen, hochwertigen Catering Konzept. Für sehr große Veranstaltungen bietet sich ein Flying Buffet an. Hier kommen die Gäste nicht zum Buffet, sondern der Caterer übernimmt einen pausenlosen Kellner-Service. Es werden Häppchen auf Tabletts zwischen den Gästen herumgetragen. Jeder, der mag, nimmt sich davon. Soweit das Essen bei Tisch stattfindet, entfernen die Servicekräfte leere Geschirre zwischendurch und füllen buchstäblich im „fliegenden Wechsel“ die Speisen wieder auf.

Tipp 3: Die Speisenauswahl dem Konzept der Veranstaltung anpassen

Ein lockerer Empfang findet in anderer Atmosphäre als eine Tafelrunde im strengen Dresscode statt. Bei manchen Veranstaltungen wird überwiegend im Stehen gefeiert. Die Gäste stillen ihren Hunger also nebenbei mit Kleinigkeiten. Andere Events sind mit längeren Zeiten im Sitzen verbunden. Hier würde ein Buffet außerhalb der Tische zu viel Unruhe bringen. Also werden die Speisen und Häppchen in Buffetform am Tisch serviert. Dazu muss die Tafel allerdings rechtzeitig vorher gedeckt werden. Die gängigsten Catering Konzepte sind diese:

Klassisches oder Flying Buffet

Beim klassischen Buffet stehen über das ganze Event Speisen und Getränke auf einem Anrichtetisch bzw. einer Buffettafel bereit. Ebenso sind dort Bestecke und Essgeschirr vorbereitet. Gegessen wird nach Lust und Laune, also jederzeit bis zum Ende der Veranstaltung. Ein nicht neuer, aber eleganter Trend des Buffets ist das Anbieten von Snacks und Häppchen zwischen den Reihen der Gäste. Diese müssen zu keinem Zeitpunkt einen Buffetplatz aufsuchen. Vielmehr servieren Kellner des Caterers im Laufschritt ihre Köstlichkeiten. Von diesem ständigen Herumgehen zwischen den Reihen stammt auch die Bezeichnung „Flying Buffet“. Es fliegt also buchstäblich durch die Location. Auch sehr verwöhnte Gäste, beispielsweise bei einem hochkarätigen Event, nehmen dieses Catering Konzept gut an.

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Fingerfood

Das Catering Konzept des Fingerfoods ist ideal für Empfänge, kulturelle Veranstaltungen oder Businesstreffen ohne viele Sitzgelegenheiten. In der Location stellt der Dienstleister auf mehreren Tischen Häppchen zum Anfassen auf. Die Gäste können zwischen Gesprächen und Event-Highlights den Appetit beliebig aus einer großen Auswahl von Speisen stillen. Das Beste daran: Es ist kein Besteck zum Anfassen nötig. Denn Fingerfood bedeutet, dass aus der Hand gegessen wird. Entweder stehen die Häppchen in kleinen Schalen, oder es kann ein Fingertuch zu Hilfe genommen werden. Dieses Catering Konzept ist für Veranstalter und Dienstleister eine einfache Variante, die sich gut vorbereiten lässt. Leere Gefäße werden auf Tabletts am Ende des Fingerfood-Buffets abgestellt oder regelmäßig von Servicekräften weggeräumt. Nachschub gewährleistet der Catering Anbieter zwischendurch.

Frontcooking

Großes Kino beim Sommerfest oder sehenswerte Variante bei anderen, lockeren Partys ist Frontcooking. Gegart wird hierbei durch den Dienstleister an einem oder mehreren Frischeständen im Freien oder in einem Teil der Location. Die Gäste wählen ihre Speisen aus und sehen, wie diese direkt zubereitet werden. Diese Art des Catering Konzepts bietet zum Event ein ganz besonderes Erlebnis. Das Zischen des Grills und die aromatischen Düfte aus Topf und Pfanne verstärken den Wohlfühlfaktor deutlich.

Menü bei Tisch

Bei Weihnachtsfeiern, Firmenjubiläen oder privaten Veranstaltungen sitzen die Gäste mit oder ohne Tischordnung an Tafeln. Ein Menü kommt in mehreren Gängen. Was genau zur Auswahl steht, legen Veranstalter und Caterer vorher fest. Das Servieren übernimmt der Dienstleister mit seinem Kellnerservice. Das Catering Konzept eines Menüs ist teurer als alle anderen Varianten. Es ist dennoch bei vielen Gästen die beliebteste, weil ruhigste Form des Speisenangebots zum Event.

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Tipp 4: Catering Konzepte über Bewertungen vergleichen

War der Erstkontakt zum Dienstleister angenehm? Fand eine ausreichende Beratung statt? Solche Indizien deuten darauf hin, dass der richtige Partyservice gefunden ist. Um sicher zu gehen, sollte jeder Veranstalter auch die Meinung bisheriger Catering Kunden kennen. Einige Meinungen können persönlich eingeholt werden. Doch zu Zeiten des Internets sind Kunden nicht zimperlich, Kritik online auszusprechen. Auch Lob findet sich hier, wenn das Erlebnis den Erwartungen entsprechen konnte. Selbst Nörgler geben in ihrer Bewertung Hinweise darauf, was sich vom Catering erwarten lässt und wo besser nach Alternativen gesucht werden sollte. Bewertungen spiegeln das tatsächliche Preis-/Leistungs-Verhältnis realistisch wieder.

Tipp5: Erfahrungen zur Servicequalität vergleichen

Guter Service fängt bei den Vorbereitungen an. Qualitätshinweise sind beispielsweise

  • Ausgiebige Beratung für die beste (nicht teuerste) Catering Variante,
  • Flexibilität bei den Vorbereitungen des Caterings,
  • Kulante Vertragsregeln für den Fall einer nötigen Stornierung,
  • Serviceangebot für mindestens zwei der genannten Catering Formen und
  • auch während der Veranstaltung zügiges Reagieren auf Änderungsbedarf.

Die beste Servicequalität ist diejenige, die bei sehr guter Betreuung einen akzeptablen Preis anbietet. Erkennbar ist dies an Bewertungen, im direkten Gespräch mit dem Anbieter sowie an den vorgelegten Vertragsbedingungen. Ein guter Anbieter gibt seinem potenziellen Kunden stets ein wenig Bedenkzeit vor Abschluss des endgültigen Auftrags.

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Tipp 6: Produktqualität und Nachhaltigkeit

Guter Geschmack muss auch bei einem guten Catering gewährleistet sein. Deshalb sind bei der Vorbesprechung Fragen nach der Herkunft der Produkte legitim. Je saisonal konkreter und je regionaler diese bezogen werden, desto frischer kommen Häppchen und Speisen auch beim Event an. Spätestens bei der Verkostung vor Bestellung sollte der Dienstleister Fragen dazu umfassend beantworten können. Zu Fragen nach der Produktqualität gehören auch Fragen nach der Arbeitsweise. Diese ist zeitgemäß nachhaltig und umweltfreundlich. Verwendete Technik sollte am besten klimaneutral sein. Dies kann durch die Art der Energiegewinnung beeinflusst werden. Oft ist die Produktherkunft auf der Website der Caterer beschrieben. Ein Blick auf die Homepage vor dem Erstkontakt ist deshalb von Vorteil für ein gelungenes Catering am entscheidenden Tag des Events.

Tipp 7: Mögliche Preise und Auszeichnungen

Die meisten Catering Konzepte werden von Kritikern regelmäßig unter die Lupe genommen. Für die besten davon verleihen renommierte Stellen regelmäßig Auszeichnungen. Dazu beteiligen sich die Anwärter an Messen oder Wettbewerben. Sie werden in Audits intern überprüft. Verliehene Preise sind also ein sicherer Hinweis dafür, dass nach eigenen Erwartungen und Angebot das optimale Catering Konzept gefunden wurde.

Fazit:

Bei der Suche nach dem richtigen Catering Service spielen Location, Teilnehmerzahl und Art des Events eine wichtige Rolle. Gute Planung mit dem Anbieter gewährleistet eine kulinarisch hochwertige Versorgung bei kleinen Familienfeiern ebenso wie bei hochkarätigen Businessevents. Um den richtigen Caterer zu finden, müssen rechtzeitig vor Vertragsabschluss der gebotene Service zum verlangten Preis gründlich verglichen werden.