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Catering, Fingerfood, Snacks und Co. – Was passt zu einem guten Seminar?

Catering, Fingerfood, Snacks und Co. – Was passt zu einem guten Seminar?

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Zu einem guten Seminar gehört auch ein passendes Verpflegungsangebot für die Gäste. Die Teilnehmer eines Seminars können sich wesentlich besser auf die Inhalte konzentrieren, wenn sie sich um die eigene Verpflegung nicht selbst kümmern müssen. Alleine aus diesem Grund ist es für den Veranstalter sehr ratsam, den Gästen diese Aufgabe anzunehmen. Sich selbst etwas zum Essen von zu Hause mitzunehmen ist für viele ein großer Aufwand. In einer womöglich noch fremden Stadt in der Mittagspause nach einem Restaurant zu suchen, ist für viele Teilnehmer ein noch größerer Stressfaktor. Deshalb ist es für alle beteiligten von großem Vorteil, auf dem Seminar selbst ein Buffet und verschiedene Snacks anzubieten, damit dem inhaltlichen Rahmenprogramm des Seminars nichts im Wege steht.

Doch was macht ein gutes Catering für ein Seminarevent aus? Welche Aspekte sind dabei zu beachten und wie ist bei der Planung im besten Fall vorzugehen? Diese und weitere Fragen stellen sich viele Veranstalter, die ein erfolgreiches Seminar planen möchten. Deswegen haben wir die wichtigsten Aspekte für dich übersichtlich zusammengefasst.

Art des Seminars, Räumlichkeiten und Anzahl der Gäste

Zu Beginn der Planung sollte zunächst ein klares Bild über die Räumlichkeiten und die Anzahl der Gäste geschaffen werden. Nach diesen Gegebenheiten richtet sich auch, ob für das Event überhaupt eine Verpflegung angeboten werden sollte. Bei einer kleinen Tagung mit nur 15 Teilnehmern lohnt es sich kaum, ein großes Buffet aufzubauen. In diesem Fall ergibt es mehr Sinn, den Teilnehmern vorab Informationen über die nächstgelegenen Imbissangebote zu geben, sodass diese sich während der Pausen selbst verpflegen können. Bei einer größeren Veranstaltung lohnt sich ein Catering jedoch in jedem Fall.

Wie zu Beginn bereits aufgeführt, wird den Teilnehmern so die Organisation der Verpflegung abgenommen, wodurch diese sich besser auf die Inhalte der Veranstaltung konzentrieren können. Wenn die Verpflegung innerhalb des Veranstaltungsgebäudes stattfindet, kann zudem eher davon ausgegangen werden, dass alle Gäste pünktlich aus der Pause zurückkehren. Des Weiteren sollte beachtet werden, ob es sich um ein Tagesevent handelt oder ob nur um eine kleine Tagung von wenigen Stunden. Sofern die Veranstaltung den zeitlichen Rahmen von 4 bis 6 Stunden nicht überschreitet, ist ein Catering nicht unbedingt notwendig. Sollte die Veranstaltung jedoch wesentlich mehr Zeit in Anspruch nehmen, so ist eine gut organisierte Verpflegung der Teilnehmer ratsam. Jedoch müssen gerade bei einer großen Teilnehmeranzahl natürlich auch die räumlichen Möglichkeiten der Verpflegung gegeben sein. Somit gilt es, sich in erster Linie, um die räumlichen Möglichkeiten und die Anzahl der Teilnehmer zu informieren und die Art der Verpflegung danach auszurichten. Gibt es beispielsweise genügend Sitzgelegenheiten, sodass alle Teilnehmer zum Essen Platz nehmen können?

Sofern dies nicht der Fall ist, sollten statt warmen und auf Tellern angerichteten Speisen lieber kleine Snacks angeboten werden, welche die Teilnehmer auch im Stehen essen können. Eine weitere Frage in diesem Zusammenhang ist auch, welche gastronomischen Möglichkeiten es gibt. Können Speisen auf Wärmeplatten warm gehalten werden? Gibt es die Möglichkeit, Geschirr während der Verpflegung zu spülen, sodass der Vorrat an sauberen Tellern und Besteck nicht ausgeht? Wenn nicht, wäre es möglich Einwegteller zu verwenden? Diese und ähnliche Fragen sollten immer zu Beginn geklärt werden – erst danach können konkrete Überlegungen zur Auswahl der Speisen gemacht werden.

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Rahmenprogramm des Seminars

Des Weiteren sind bei der Organisation nicht nur die Räumlichkeiten, sondern auch das Rahmenprogramm des Seminars miteinzubeziehen. Wichtig ist beispielsweise, ob und wie viel Zeit die Gäste während der Veranstaltung zum Essen haben. Gibt es eine große Mittagspause? Und wie lange geht diese? Gibt es auch kleine Pausen zwischendurch? Diese Punkte müssen unbedingt bedacht werden. Gerade wenn es eher kurze Pausen sind und den Gästen nicht viel Zeit zum Essen bleibt, eignen sich kleine Häppchen und Snacks sehr gut geeignet. An einem Fingerfood Buffett können sich die Gäste jederzeit bedienen und das Essen ist mit keinem großen Zeitaufwand verbunden. Zudem können die Gäste hier in allen Pausen kurz vorbeischauen und danach noch etwas anderes erledigen und z.B. an die frische Luft gehen. Passend zu dem Rahmenprogramm des Seminars solltest du außerdem überlegen, ob eher warme oder vielleicht auch kalte Snacks am Buffet angeboten werden sollten. Bei einer Tagung oder einem Seminar bieten sich kalte Fingerfood Snacks oft mehr an, als warme Snacks. Diese müssen dementsprechend auch warm gehalten werden, während kalte Häppchen einfach den ganzen Tag über in einem Raum stehen können. Voraussetzung ist natürlich, dass dieser Raum auch nicht zu warm sein sollte, sodass sich die Snacks den ganzen Tag über gut halten. Ein kaltes Fingerfood Buffet ist also in der Regel leichter zu organisieren als ein warmes Speiseangebot.

Verschiedene Ernährungsgewohnheiten

Nachdem die ersten Entscheidungen getroffen worden sind und eine ungefähre Vorstellung von der Art des Buffets vorliegt, geht es an die genaue Planung der Speisen. Bei allen Köstlichkeiten sollte in jedem Fall darauf geachtet werden, dass die Besucher sehr wahrscheinlich verschiedene Ernährungsgewohnheiten haben werden. Deshalb sollte hier auch für jede Ernährungsform etwas mit dabei sein. Sowohl fleischhaltige Häppchen, sowie vegetarisches und auch veganes Fingerfood sollten angeboten werden. Nichts zuletzt gilt es als sehr höflich, auch ein kleines Angebot für Menschen mit bestimmten Unverträglichkeiten zu haben. Dabei sollten die Angebote für die verschiedenen Ernährungstypen ausgeglichen und gleichermaßen attraktiv präsentiert sein. Das vegane Essen sollte deshalb zum Beispiel nicht irgendwo versteckt zu finden sein, während das „normale“ Essen auf einem hübschen Buffet angerichtet ist. Stelle also alle Angebote gleich liebevoll angerichtet in den Vordergrund, sodass alle Gäste zufrieden sind.

Finanzielle Aspekte und Erwartungen der Gäste 

Auch finanzielle Aspekte spielen bei der Planung des Caterings auf einem Seminar eine sehr große Rolle. Die Art und Auswahl des Buffets muss zu den finanziellen Aspekten und zu den Erwartungen der Gäste passen. Natürlich macht es gerade bei einer großen Anzahl an Personen einen großen finanziellen Unterschied, ob du belegte Käsebrötchen oder raffinierte Häppchen mit Lachs, Kaviar und Sushi anbietest. Bezüglich des Erfolgs der Veranstaltung ist es im Allgemeinen jedoch durchaus ratsam, etwas mehr in das Verpflegungsangebot zu investieren. Gute Laune geht nun mal auch durch den Magen und so werden die Gäste der Veranstaltung im Allgemeinen besser drauf sein, wenn sie von dem Verpflegungsangebot überwältigt sind. Zudem werden sie die Veranstaltung dadurch eher in guter Erinnerung behalten. Sollten die Teilnehmer das Seminar selbst finanziert und dafür einen hohen Preis bezahlt haben, ist dies jedoch keine bloße Empfehlung, sondern beinahe eine Regel, welche unbedingt eingehalten werden sollte. Die Gäste zu begeistern ist prima, die Gäste zufriedenzustellen ist gut – enttäuschen solltest du die Gäste aber niemals. Überlege dir deshalb auch, um welche Menschentypen es sich bei den Gästen handelt und wie hoch die Erwartungen an das Buffet und die Auswahl der Getränke sein werden.

Gästeinformation über die Verpflegung

Eine ebenfalls wichtige Aufgabe, welche viele Veranstalter öfters vergessen ist, die Gäste über die Art der Verpflegung in Kenntnis zu setzen. Die Gäste können im Vorhinein nicht wissen, ob und welche Art der Verpflegung es gibt. Damit die Gäste sich nicht umsonst etwas von zu Hause mitnehmen oder in den Pausen gar gleich nach draußen laufen, um einen Imbiss zu suchen, sollten sie vorher Bescheid wissen, ob und wo es kleine Köstlichkeiten und Getränke gibt. Dies ist schließlich nicht bei allen Seminaren Vorschrift und bei vielen müssen die Gäste für die Verpflegung tatsächlich selber aufkommen. Kein Veranstalter möchte jedoch Chaos am Veranstaltungstag oder unendlich übrig gebliebene Köstlichkeiten am Abend. Kommuniziere auf der Einladung und auch bei Beginn des Events unbedingt das Verpflegungsangebot.

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Fazit

Bei Beachtung all dieser Aspekte steht einem gelungenen Verpflegungsangebot auf dem Seminar nichts mehr im Wege. Die richtige Planung ist da A und O und sollte immer bei der genauen Betrachtung der gegebenen Möglichkeiten wie Räumlichkeiten und Rahmenprogramm des Seminars beginnen. Danach können wunderbare Köstlichkeiten und Fingerfood Ideen zusammengetragen und zu einem tollen Buffet zusammengestellt werden. Dabei sollte verschiedene Ernährungsgewohnheiten abgedeckt und gleichermaßen ansprechend präsentiert werden.

Damit das Angebot auch gut ankommt, sollten die Gäste bestenfalls im Vorhinein schon darüber informiert werden, dass sie sich um die Verpflegung nicht kümmern müssen. Das nimmt ihnen bereits einen großen Stressfaktor ab. Wenn die Häppchen und Snacks dann noch gut ankommen, werden die Gäste mehr als zufrieden sein.