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6 Insider Tipps für gutes Einlassmanagement bei Festivals

6 Insider Tipps für gutes Einlassmanagement bei Festivals

Lesezeit: 10 Minuten

Pünktlich vor dem Start eines Festivals und auch im Verlauf ab Start strömen die Menschen nur so zum Einlass. Um jetzt das große Chaos zu vermeiden, können Eventveranstalter einige Vorkehrungen treffen. Die folgenden sechs Tipps setzen auch erfahrene Eventmanager jedes Mal erfolgreich um.

Tipp 1: Einen Hauptverantwortlichen für den Einlass bestimmen

„Viele Köche verderben den Brei“ – das gilt auch für Eventmanagement in zu vielen Kompetenzen. Besser gelingt ein reibungsloser Einlass, wenn sich nur eine Person um die ankommenden Gäste hauptverantwortlich kümmert. Dieser Verantwortliche muss solche Fähigkeiten mitbringen:

Erfahrung mit Einlassmanagement

Wer längere Zeit bei Veranstaltungen gearbeitet hat, geht mit guter Routine die nötigen Schritte durch. Der ernannte Hauptverantwortliche stammt daher bestenfalls aus der Branche des Eventmarketings. Er kann mit Stress und Problemen wegen seiner Erfahrung gut umgehen. Vor allem sorgt er dafür, dass die Teilnehmer begrüßt und mit ihrem Zutrittscode geordnet zum Festival geleitet werden.

Technische Erfahrung mit der Soft- und Hardware beim Einlassmanagement

Heutzutage gehört die Registrierung mit digitaler Hilfe automatisch zum Einlassmanagement. Der Hauptverantwortliche ist technisch versiert, so dass er mit der vorhandenen Soft- und Hardware ohne große Wartezeiten gut umgehen kann. Bestenfalls war die gleiche Person schon vorher für das Einladungsmanagement verantwortlich.

Canva - Photo Of A Crowd

Kommunikationsstärke und menschliche Belastbarkeit

Ungeduldige Gäste können ganz schön vehement in ihrer Eile werden. Ein erfahrener Eventmanager kann dagegen kommunikationsstark, aber höflich, vorgehen. Er geht mit Stress beim Einlass in den Stoßzeiten des Events mühelos um. Auch am Ende der Schicht beherrscht er sein Einlassmanagement freundlich. Jederzeit können sich die Besucher mit Fragen und Problemen an ihn wenden.

Unterstützung für den Hauptverantwortlichen bereitstellen

Klar kann der Hauptverantwortliche bei großen Festivals nicht überall zugleich sein. Das ist auch gar nicht seine Aufgabe. Vielmehr bestimmt gutes Einlassmanagement einen Stab von Assistenten. Diese sind Ansprechpartner schon vor dem eigentlichen Zugang mit Zutrittscode.

Beispielsweise:

  • informieren die Assistenten über den gleich bevorstehenden Sicherheitscheck,
  • weisen auf die nötige Vorlage der Tickets hin oder
  • lotsen Besucher zur richtigen Schlange.

Das spart für Veranstalter und Besucher wertvolle Zeit und hält möglichen Stress gering.

Tipp 2: Einladungsmanagement alphabetisch vorbereiten

Dank moderner Software lassen sich Veranstaltungen jeder Größe zügig und gut strukturiert vorbereiten. Eine klassische und weiterhin sinnvolle Methode ist das Einladungsmanagement nach Alphabet. Solche Vorbereitungen können damit auch für vierstellige Besucherzahlen getroffen werden:

Akribische Aufnahme der Buchungen nach Buchstaben

Jeder Ticketverkauf wird sofort in eine Datenbank eingespeist. Bestenfalls pflegt eine moderne Software die eingegangenen Buchungen automatisch beim richtigen Buchstaben ein. Von hier werden anschließend Kennzeichnungen der Gäste für die Identifizierung beim Festival rechtzeitig vorbereitet. Diese einfache Zuordnung spart sogar Kosten für das Eventmarketing. Denn zu mindestens 70 Prozent lassen sich so die voraussichtlichen Besucherzahlen statistisch planen. Möglich sind im Zweifelsfall ab jetzt Fernüberprüfungen online. Das ist sinnvoll, um potenzielle Gefährder überhaupt erst an der Teilnahme bei den Festivals zu hindern. Viel wichtiger ist in der alphabetischen Aufnahme aber die geschaffene Ordnung am Tag der Veranstaltungen.

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Zuordnung bei Ankunft in Warteschlangen

Gäste fühlen sich wohl, wenn sie sofort beim Eintreffen persönlich angesprochen werden. Es fördert die nötige Geduld zwischen der Ankunft auf dem Gelände und den nötigen Stationen

  • Sicherheitscheck,
  • Ausgabe von Kennzeichnungen,
  • Einlass mit Zutrittscode und
  • Finden des reservierten Platzes.

Für die Aussicht auf einen oder mehrere aufregende Festivaltage sind Gäste dankbar für die Zuordnung. Es gibt ihnen das Gefühl, trotz enorm hoher Teilnehmerzahlen als Person angekommen zu sein. Entsprechend entspannter wirst du nun in der Menge Gleichgesinnter das Event genießen.

Armbänder, Namensschilder oder Schlüsselbänder vorbereiten

Das alphabetisch organisierte Einladungsmanagement hilft bei der kostengünstigen Vorbereitung aller nötigen Kennzeichnungen. Dem Eventveranstalter bleibt nun genügend Zeit für die Suche nach bezahlbaren Anbietern für entsprechende Artikel und Aufdrucke. Einmal in Auftrag gegeben, können nach Bedarf die Namensschilder, Schlüsselbänder oder Armbänder in kleinen Mengen zu guten Konditionen nachbestellt werden.

Stau durch Stationen wegnehmen

In einer Zeit der Unsicherheiten spielt der Sicherheitscheck im Einlassmanagement eine wichtige Rolle. Noch besser ist es,

  • Stationen für die Ausgabe der Namenskennzeichnungen,
  • den Sicherheitscheck und
  • den endgültigen Einlass mit Zutrittscode

zu puffern. Erstens fühlen sich die Teilnehmer des Festivals dadurch weniger durch die Menge der Besucher beengt. Zweitens sinkt der Stresspegel meistens durch die von Stationen angezeigte Wartezeit. Drittens schaffen die Stationen Ordnung von der Ankunft am Parkplatz bis zum Eintritt in die Festival-Location.

Tipp 3: Notfallplanung für alle Eventualitäten

Großveranstaltungen sind für alle Beteiligten überwiegend ein überschwänglicher Anlass. Doch schon Kleinigkeiten können die geplante Harmonie stören. Deshalb sollte – wenn auch bestenfalls nicht nötig – ein solcher Notfallplan mit dem Team vorbereitet und trainiert werden:

Problem-Management in Sekundenschnelle

Jedes Event hat Problemzonen je nach den Vorlieben und Erwartungen der Gäste. Auf solche Probleme muss das gesamte Team der Organisatoren rechtzeitig vorbereitet sein. Szenarien wie das Verlangen nach sofort verfügbarem, kostenlosem WLAN, Streitigkeiten und andere Sorgen müssen bei bester Vorbereitung durchgespielt werden. Kommt es zur Diskussion, sollte mindestens ein Mitarbeiter der Eventveranstalter die nötige Kompetenz für eine komplette oder Teillösung besitzen.

Eskalationsplan für Fluchtwege

Festivals sind Großveranstaltungen. Jedes menschliche Befinden in einer solchen Menge von Teilnehmern kann Notfallsituationen auslösen. Mögliche „worst case“ Szenarien entstehen häufig wegen technische r Defekte. Für solche unvorhersehbaren Ereignisse muss es einen Plan für das Wegleiten der Teilnehmer vom Event geben. Alle Hauptverantwortlichen und Assistenten, die Servicekräfte und Ersatzpersonen können sich gut in vorherigen Schulungen zum Einlassmanagement auf solche Ausnahmesituationen vorbereiten. Kein Eventveranstalter darf diesen Aspekt seines Festivals unterschätzen. Denn problemlose Veranstaltungen werden garantiert anschließend umso lieber besucht.

Canva - Green and White Exit Way Sign

Tipp 4: Keine Angst vor Engpässen

War das Eventmarketing erfolgreich, kann der Ansturm an Teilnehmern leicht die Erwartungen der Eventveranstalter sprengen. Aber gute Vorbereitung sichert auch jetzt den gut organisierten Einlass:

Bestimmte Zeiten, bestimmter Ansturm

Personell kann nur ein eingespieltes Team auf Zeiten des besonderen Ansturms gut funktionieren. Brainstorming und regelmäßige Updates in Meetings zum Stand der Buchungszahlen helfen bei der Vorbereitung auf einen solchen Ansturm. Vor allem in den Stunden vor dem Event und zu bestimmten Zeiten dazwischen sitzen oder laufen wenigstens zwei, drei zusätzliche Eventassistenten zwischen den Stationen. Du kannst bei guter Vorbereitung beruhigend auch in Stresssituationen einwirken. Solche können entstehen durch

  • Gruppenbuchungen mit sehr hohen Erwartungen an die Pünktlichkeit,
  • spontane „Spätbucher“ mit Angst um ihr Anrecht auf die Teilnahme oder
  • die allerletzten Interessenten ohne Verständnis für die begrenzten Teilnehmerzahlen.

Mehr, als erwartet – und jetzt?

Ticketverkäufe geben für das Einlassmanagement gut Aufschluss über die Mindestzahl von Festivalteilnehmern. Doch in letzter Sekunde kann sich alles noch ändern. Aber auch jetzt gibt es keinen Grund zur Panik. Die bisherigen Tipps haben Verantwortungen verteilt und genügend Assistenten für die Stationen fit gemacht. Trotz Kostenspargründen oder aus organisatorischen Sparmaßnahmen sollten sowohl die Assistenten für das Eventmarketing als auch das weitere eingeteilte Personal flexibel geschult sein. Eine oder mehrere Personen können bestenfalls auf die aktuellen Situationen eines Events binnen weniger Minuten reagieren. Natürlich sollten die Erwartungen in vorherigen Mitarbeiterschulungen nicht übersteigert werden. Es ist aber sinnvoll, von vornherein auf mögliche Engpässe in kurzen Situationssequenzen vorzubereiten.

Genügend Personal sichert Stoßzeiten

Grundsätzlich muss kein zusätzliches Personal für Stoßzeiten eingestellt werden. Meist genügt es, wenn das Team fit in möglichen „worst case“ Szenarien ist und nicht ausschließlich auf eine Aufgabe fixiert wird. Das A und O jeder Veranstaltung ist die Flexibilität der Mitarbeiter. Es braucht einige Wochen bis Monate, dies zu trainieren. Auf lange Sicht zahlt sich die Vorbereitung allerdings durch besonnenes Reagieren auf die jeweilige Situation aus.

Tipp 5: Auf einen möglichen Ansturm von Festivalbesuchern vorbereitet sein

Ein Engpass zu Stoßzeiten bereitet nicht in jedem Fall auf einen plötzlichen Ansturm von Gästen vor. Gerade bei sehr großen Veranstaltungen kann es zu ungewöhnlichen Zeiten zu einem weiteren Ansturm kommen. Jetzt ist Zeit für einen Plan gegen mögliche Eskalationen. Der Hauptverantwortliche am Einlass ist bestenfalls für solche Situationen geschult. Oder er besitzt die nötige Erfahrung für das weitere Vorgehen. Zwar kann er auch jetzt nicht überall sein. Aber er ist versiert genug, Notfallpläne an die Assistenten und das Personal weiterzuleiten.

Die „Jungs auf der Bank“ auf einen möglichen Einsatz vorbereiten

Ein Stab von Ersatzkräften sorgt dafür, dass unter allen Umständen der Zugang zum Festival und die weitere Organisation ohne Panik ablaufen. Diese „Jungs auf der Bank“ gehören ab Beginn zum Einladungsmanagement und kurz vor dem Termin zum Eventmanagement dazu. Gut organisiert bist du durch frühzeitige Vorbereitung auf Schichtwechsel und Pausendienste. Niemand vom Personal kann Veranstaltungen über Stunden oder gar Tage ohne Pausen durchstehen. Durch die frühzeitige Vorsorge lässt sich möglicher Frust der Festivalbesucher beinahe unspürbar vermeiden.

Ersatzaufgaben für ruhigere Zeiten des Events verteilen

Möglicherweise verlaufen ja Zeiten des Festivals unerwartet ruhig. Aber auch jetzt sollte die Motivation der zugewiesenen Assistenten und Verantwortlichen hochgehalten werden. Denn jederzeit können wieder stürmische Festivalzeiten anbrechen. Das Gespräch mit den Gästen kann dabei gute Hilfe leisten. Gleichzeitig unterstützt es das Eventmarketing für künftige Festivalpläne.

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Tipp 6: Nach dem Festival ist vor dem Festival

Die Einlassorganisation ist gut verlaufen. Das Festival wurde als Highlight empfunden. Alles lief sicher ab. Aber nun? Wie die Gäste verabschiedet werden, das kann darüber entscheiden, ob die nächsten Veranstaltungen ebenso gut angenommen werden. Deshalb gehört zum ordentlichen Abschluss diese Organisation dazu:

Einlassmanagement und Auslassorganisation – so wird Wohlbefinden vollkommen

Gäste fühlen sich wohl, wenn sie so aufmerksam verabschiedet wie begrüßt werden. Die Namensschilder und Sicherheitschecks, nette Gespräche und eine herrliche Atmosphäre tragen dazu bei. Vollkommen wird das Erlebnis, wenn jeder Gast wenigstens ein „Tschüss“ oder „Gerne wieder“ am Ausgang hört. Besonders wirkungsvoll sind kleine „Goodies“, also Mitbringsel vom Festival. Diese können über die Vorbereitung nach Alphabet gleich mit geplant werden.

Nachbereitung als Marketingchance für die nächste Vorbereitung

„Remain in conversation“ steht im Deutschen dafür, dass ein Event länger im Gespräch bleibt. Klar freuen sich die Gäste auf die nächste Buchung. Aus diesem Grund gehört zur Nachbereitung die statistische Auswertung ebenso wie ein Dankesschreiben an die Teilnehmer. Zeitlich und nach Kosten überschaubar gelingt dies über die Mitteilung in Online-Kanälen. War es ein kleines, regional begrenztes Festival, können an die ohnehin registrierten Teilnehmer auch Dankeskarten mit kurzem Autogramm verschickt werden. Diese Nachbereitung im Einlassmanagement verbessert über das Feedback und die nachträgliche Erinnerung die Chancen auf gute Buchungszahlen für die kommenden Festivals.

Fazit:

Einlassmanagement organisiert hauptsächlich Ordnung und Ruhe zu Beginn und im Verlauf eines Festivals. Es ist gleichzeitig eine Folge und ein Teil von gutem Eventmarketing. Denn gut besucht sind vor allem Großevents, die bei den Gästen in stressarmer Erinnerung bleiben. Aus den sechs Tipps lassen sich gut neue Ideen für einen künftig reibungslosen Ablauf kreieren.