Du bist für ein bevorstehendes Event verantwortlich und du hast so gar keine Ahnung, was du da eigentlich tun sollst? Ein Event zu planen kann viel Spaß bereiten, kostet dich aber auch jede Menge Zeit und Geld. Wenn du noch nicht so viel Erfahrung in diesem Bereich mitbringst und du dich erst hineinlesen musst, ist es sinnvoll, eine Eventagentur zu beauftragen. Sie kann dir verschiedene Konzepte erstellen, Kontakte zu anderen Dienstleistern vermitteln und vieles mehr. Welche Vorteile das Buchen der Agentur für dich hat und wie du die beste Agentur für dich findest, zeigt dir der nachfolgende Artikel.
Was ist eine Eventagentur?
Eine Eventagentur hat sich darauf spezialisiert, Konzepte für Kunden zu entwickeln, die ein Event oder eine Veranstaltung ausrichten. Die Kunden legen sozusagen die Verantwortung und die kreative Gestaltung in die Hände der Agentur. Auftraggeber können große oder kleine Firmen, aber auch Privatpersonen sein. Die Veranstaltungen können z. B.
- eine Firmenfeier,
- eine Weihnachtsfeier,
- Kongresse und Seminare,
- ein runder Geburtstag,
- eine Hochzeit
- usw.
sein. Die Agentur bespricht in einem ersten Gespräch mit dem Auftraggeber alle Details und erarbeitet entsprechende Konzepte. Was ist das Ziel des Events? Wer ist die Zielgruppe? Wie viel Budget stehen für die einzelnen Leistungen zur Verfügung? Diese und weitere Fragen werden geklärt. Daraus erarbeiten die Mitarbeiter der Agentur Konzepte, die sie dem Auftraggeber vorstellen. Ist alles in Ordnung, werden
- Locations,
- Servicemitarbeiter,
- Dienstleister,
- Catering
- usw.
gebucht. Am Tag der Veranstaltung sind die Mitarbeiter, die an der Planung beteiligt sind, vor Ort und kümmern sich um einen reibungslosen Ablauf.
Wer arbeitet in einer Eventagentur?
In einer Agentur für Events und Veranstaltungen arbeiten vorwiegend ausgebildete Eventmanager. Dafür haben sie eine 3-jährige Ausbildung und/oder ein Studium absolviert. Ein Eventmanager zeichnet sich durch
- kreatives Denken,
- Mitdenken,
- schnelles Handeln,
- Pünktlichkeit,
- Zuverlässigkeit
- usw.
aus. Davon kannst du als Auftraggeber nur profitieren und darfst dich über eine professionelle Arbeit freuen.
Welche Leistungen übt eine Agentur für Events aus?
Für deine Veranstaltung kannst du die Eventagentur beauftragen, einzelne Leistungen zu übernehmen oder ganze Konzepte zu erstellen. So ist es z. B. möglich, die Eventagentur für die Programmpunkte zu beauftragen. Dann befasst sie sich mit der Planung eines Unterhaltungsprogramms mit den gewünschten Dienstleistern wie etwa mit
- Magiern,
- Bauchtänzern,
- Artisten,
- Hochzeitssängern,
- Live-Bands
- usw.
So bleiben dir einige Telefonate und eine stressige Suche erspart. Möchtest du noch mehr Zeit und Geld einsparen? Dann solltest du die Agentur beauftragen, deine komplette Veranstaltung zu planen.
Was sind die Vorteile einer Eventagentur?
Eine Eventagentur bringt viele Vorteile mit, wenn du sie für deine Veranstaltung buchst. Du kannst einzelne Leistungen in Anspruch nehmen und dich auf ein kompetentes Team verlassen. Die Mitarbeiter der Agentur wissen genau, was sie zu tun haben. Die Konzepte, die bei der Planung deiner Veranstaltung entstehen, sind bestens ausgearbeitet und entsprechen immer deinen Wünschen und Vorstellungen.
Zudem darfst du dich über gute Kontakte freuen, bei denen du den einen oder anderen Rabatt erhältst.
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9 Gründe, warum du eine Eventagentur für deine Veranstaltung beauftragen solltest
Im Weiteren liest du, warum du eine Eventagentur beauftragen solltest. Die folgenden 9 Gründe können dir bei deiner Entscheidung helfen.
1. Fachliches Wissen
In einer Eventagentur arbeiten vorwiegend gut ausgebildete Mitarbeiter. Die Eventmanager kennen sich bestens mit der Planung von Veranstaltungen aus und können gezielt ein Konzept für dein Event ausarbeiten. Das fachliche Wissen hilft den Mitarbeitern dabei, das ideale Konzept für dich zu erstellen.
2. Erfahrung im Bereich einzelner Leistungen
Eventmanager bringen viel Erfahrung in einzelnen Bereichen mit und können die gewünschten Leistungen genau nach Vorstellung umsetzen. Eine Veranstaltung ist nicht wie die andere. Darum müssen sich die Eventmanager jedes Mal aufs Neue etwas einfallen lassen. Kreative Ideen sind gefragt, die die Eventmanager mit ihrem fachkompetenten Wissen in die Tat umsetzen. So kannst du als Auftraggeber von diesen langjährigen Erfahrungen profitieren.
3. Weniger Arbeitsstunden
Wenn du eine Eventagentur für deine Veranstaltung buchst, kannst du dich entspannt zurücklehnen. Viele, die ein Event im Alleingang planen, vergessen dabei, wie viel Arbeit die Planung einer Veranstaltung sein kann. Neben deiner täglichen Arbeit fallen
- Telefonate,
- Recherchen im Internet,
- Besichtigungen für Locations,
- Probeessen beim Caterer
- usw.
- Da bleibt eine Menge der üblichen Arbeit auf der Strecke liegen. Aus diesem Grund kann es von Vorteil sein, eine Agentur mit der Planung des Events zu beauftragen.
4. Gute Kontakte
Eine Eventagentur, die über mehrere Jahre tätig ist, verfügt häufig über ein gutes Netzwerk an Kontakten. Davon kannst du als Auftraggeber profitieren.
- Künstler,
- Caterer,
- Servicemitarbeiter
- usw.
können in kürzester Zeit angefragt werden. So können auch spontan geplante Events im Nu auf die Beine gestellt werden. Würdest du dein Event alleine planen, hättest du nicht eine so große Auswahl zur Verfügung. Dann müsstest du hier und dort einige Abstriche machen.
Hinzu kommt, dass viele der Kontakte mit der Agentur zusammenarbeiten. Das kann dir von Nutzen sein, denn viele bieten dadurch einen gesonderten Rabatt an. Das macht sich im Preis bemerkbar und du hast mehr Budget für einen weiteren Künstler oder Dienstleister.
5. Einsatz von modernen Technologie
Möchtest du für deine Hochzeit eine Hüpfburg in Schneeweiß organisieren? Oder suchst du für deine Firmenfeier eine High-Tech-Brille, die im Virtual-Reality-Modus arbeitet? Die Eventagentur hat gute Kontakte und Zugang zu meist teuren Technologien. Nicht immer werden diese Produkte verliehen oder sie sind über Monate ausgebucht. Die Agentur kann dir bei der Vermittlung helfen, sodass du dir diese und weitere Dinge ausleihen kannst.
6. Gute Planung des Budgets
Für dein Event steht dir anfangs ein gewisses Budget zur Verfügung. Mit diesem Budget musst du diverse Dinge bezahlen wie etwa
- Location,
- Caterer,
- Mitarbeiter,
- Versicherungen,
- ggf. Security,
- Dekoration,
- usw.
Ist dein Event für die Gäste kostenlos, sollten deine Ausgaben im Rahmen liegen. Plane rund 5 bis 10 % deines Budgets für unvorhergesehene Notfälle ein. Wenn du eine Eventagentur beauftragst, kannst du mit einer guten Planung deines Geldes rechnen. In einem ersten Gespräch vermittelst du nicht nur, was du dir vorstellst, sondern du gibst auch das finanzielle Limit an. Bedenke dabei, dass die Agentur auch einen Betrag erhält. Dieser sollte mit ins Budget einfließen. Die Agentur gibt dir in der Regel einen Festbetrag an. Somit kannst du gut planen. Gemeinsam geht ihr im Groben die Kosten für die einzelnen Leistungen durch. Nachdem die Agentur ein individuelles Konzept erstellt hat, geht ihr erneut die einzelnen Posten durch. Dann kann die Agentur genauere Zahlen für die Dienstleister, Künstler usw. nennen. Der Vorteil daran ist, sich nicht mit einzelnen Kosten auseinandersetzen zu müssen. Die Agentur behält die Zahlen für dich im Auge.
7. Erfahrung mit hohen Besucherzahlen
Eine Eventagentur zu beauftragen ist vor allem dann sinnvoll, wenn du eine größere Gästezahl von über 30 Personen erwartest. Das Catering, die Unterhaltungsprogramme, die Location und vieles mehr wollen für dieses Event gebucht werden. Das bedeutet für dich vor allem Stress neben deiner täglichen Arbeit, die vielleicht ohnehin schon deine tägliche Kapazität übersteigt.
Die Agentur weiß genau, wie sie die große Gästezahl händigen kann. Wie viele Servicekräfte sind nötig? Wie viele Essensportionen müssen bestellt werden? Worauf ist bei der Getränkewahl zu achten? Diese und weitere Fragen kann die Agentur spielerisch beantworten und kümmert sich um die einzelnen Dinge für das Event. So kannst du dich als Auftraggeber entspannt zurücklehnen und musst nur aus den verschiedenen Konzepten auswählen.
8. Konkreter Ansprechpartner
Ein Event durchzuführen kann sehr aufregend sein. Darum ist es von Vorteil, wenn du einen erfahrenen Ansprechpartner an deiner Seite hast. Die Eventmanager können dir die Nervosität nehmen und behalten stets den Überblick.
9. Zu Gast auf dem eigenen Event
Wenn du eine Eventagentur buchst, kannst du dich entspannen und selber Gast auf deinem Event sein. Du kannst in der Rolle des Gastgebers aufgehen und musst dich um keine Finanzen, Abläufe oder Notfälle kümmern. Die Agentur ist im Hintergrund aktiv und kümmert sich um einen reibungslosen Ablauf.
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So findest du die beste Eventagentur für dich
Hast du dich dazu entschlossen, eine Eventagentur zu beauftragen? Dann solltest du als Auftraggeber eine Agentur finden, die zu dir passt. Im Idealfall gibt es eine Agentur für Veranstaltungen ganz in deiner Nähe. Unter stadtleben.de gibt es eine große Auswahl passender Agenturen in deiner unmittelbaren Umgebung. So kannst du dich mit den Mitarbeitern gleich vor Ort treffen und die Agentur für deine nächste Veranstaltung beauftragen.
Fazit
Eine Eventagentur ist ideal für dich als Auftraggeber, wenn du eine Veranstaltung ausrichten möchtest, die über deine Planungsfähigkeiten und dein Organisationstalent hinausgeht. Egal, ob privat oder für deine Arbeit: Die Eventagentur ist der perfekte Partner an deiner Seite. Sie erstellt dir Konzepte für einzelne Leistungen und nimmt dir viel Arbeit ab. Zudem kann sie besser mit dem Budget kalkulieren, sodass du einiges an Geld sparst. Bist du nervös vor der Veranstaltung, können dich die erfahrenen Mitarbeiter beruhigen und übernehmen das Ruder. So bist du selbst Gast auf deiner eigenen Veranstaltung. Darum ist es immer lohnenswert, eine Agentur für ein großes Event zu beauftragen.
