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Das bombenfeste Sicherheitskonzept für deine Großveranstaltung: Diese Checkliste hilft dir dabei

Das bombenfeste Sicherheitskonzept für deine Großveranstaltung: Diese Checkliste hilft dir dabei

Lesezeit: 8 Minuten

Du bist Arbeitgeber, Dienstleister, Location-Anbieter oder Privatperson und planst eine Großveranstaltung? Zweifelsohne begibst du dich damit auf einen spannenden und abwechslungsreichen Weg. Um die damit verbundenen Herausforderungen mit Bravour zu meistern, brauchst du ein effektives Sicherheitskonzept. Ohne Sicherheit geht es nicht. Schließlich lebt eine Veranstaltung nicht nur vom Event selbst, sondern auch von den Teilnehmern. Sie machen das Event erst zu einem großen Ganzen.

Damit deine große Party gelingt, solltest du einige Risikofaktoren abwägen. Denn Menschenmassen sind nicht einfach zu kontrollieren, wenn du ihnen freien Lauf lässt. In diesem Fall wäre das Chaos vorprogrammiert. Wie bei jeder anderen Veranstaltung auch, ist das Thema um die Sicherheit der Teilnehmer daher großgeschrieben und führt deshalb auch die Spitze jeder Checkliste für ein vollständiges Sicherheitskonzept an. Was noch alles in ein Sicherheitskonzept gehört und welche Punkte du beachten solltest, zeigt dir unsere Checkliste für ein bombenfestes Sicherheitskonzept.

1. Die gelungene Veranstaltung mit der richtigen Portion Verantwortlichkeit

Als Betreiber oder Veranstalter bist du oder eine beauftragte Sicherheitsfirma verantwortliche für die Sicherheit deiner Veranstaltung bzw. Großveranstaltung. In diesem Rahmen behältst du das Auge über organisatorische, bauliche und technische Belange.

Und weil es nicht üblich ist, sich einfach irgendeinen Platz unter freiem Himmel auszusuchen, musst du auch behördliche Aspekte berücksichtigen. Je nach Größe und Ort der Veranstaltung wirst du eine behördliche Genehmigung einholen müssen. Die Einhaltung von Brandschutzbestimmungen und ausreichend vorhandenen Notausgängen spielt dabei eine wichtige Rolle für die Sicherheit der Teilnehmer. Diesbezügliche Maßnahmen können sehr umfangreich werden.

Das Herzstück der Veranstaltung besteht aber nicht nur aus dem Event selbst oder den behördlichen Voraussetzungen, sondern auch aus einem privaten Sicherheits- oder Ordnungsdienst. Eines der wichtigsten Elemente im Sicherheitskonzept.

Ein gut geschultes und erfahrenes Sicherheitspersonal ist das A und O für die Kontrolle einer großen Teilnehmerzahl. In der Regel hat der Sicherheitsdienst den Überblick über die Bewegungsdynamik der Masse. Gleichzeitig entschärft das Sicherheitspersonal Situationen, in denen Spannungen unter den Besuchern bestehen. Qualifiziertes Personal kontrolliert ungeduldige Personen in langen Warteschlangen besser.

Eine Großveranstaltung erfordert auch einen Sanitätsdienst. Findet deine Veranstaltung beispielsweise im öffentlichen Verkehrsraum statt, sorgt die Polizei für die Sicherheit der Gäste. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, einen Notfallplan mit einer Notrufliste zu erstellen.

Canva - Yellow And Black Road Concrete Barrier2

Zusammengefasst muss dein Sicherheitskonzept im Rahmen deiner Verantwortlichkeit im Wesentlichen folgende Maßnahmen enthalten:

  • Einholung der erforderlichen behördlichen Genehmigungen
  • Bestimmung entscheidungsbefugter Personen (Planung und Durchführung, Umsetzung und Einhaltung rechtlicher Aspekte, Auswahl des Sicherheitspersonals, Überwachung der Umsetzung der Planung, Umsetzung der Veranstaltungstechnik)
  • Sicherheits- oder Ordnungsdienst beauftragen
  • Polizei für Sicherheit und Ordnung
  • Rettungskräfte
  • Notfallplan mit Notrufliste und erreichbaren Telefonnummern
  • Rettungswege für den Notfall offen halten

2. Dein Event braucht ein Programm

In dem Veranstaltungsprogramm spiegelt sich der Veranstaltungstyp deiner Veranstaltung wider. Dabei kann es sich um eine großangelegte Party, eine Konzertveranstaltung, einen Karnevalszug, eine Kirmes oder ein Schützenfest handeln.

Für das einwandfreie Funktionieren des Programms solltest du unbedingt auch Auf- und Abbauzeiten berücksichtigen, wenn diese notwendig werden.

Besonders wichtig ist die Fläche, auf der du deine Veranstaltung stattfinden lässt. Hier können sich die meisten Gefahren realisieren, wenn sie nicht gesehen werden. Dabei überprüfst du am besten immer, ob die zugelassene Versammlungsstätte eine einfache Zuwegung zum Event-Gelände ermöglicht. Allein hier können bereits Schwierigkeiten bestehen, die es zu meistern gilt. In diesem Zusammenhang steht das Umfeld: Bäume, Wasser, bestimmte bauliche Strukturen oder der Untergrund der Fläche können Risikofaktoren für die Sicherheit sein. Auch das darf im Sicherheitskonzept nicht fehlen.

Das Programm deiner Veranstaltung erfasst auch die erwartete Besucherzahl, die bestimmte Phasen im Lauf der Veranstaltung durchmacht. Dazu zählt zum Beispiel die Klärung der Frage, ob sich die Gäste nach Ende der Großveranstaltung auf dem Gelände aufhalten dürfen und wie das Besucherverhalten zu Beginn und während der Veranstaltung aussehen könnte.

Für einen Betreiber einer Veranstaltung ist es immer sinnvoll, sich mit potenziellen Risikothemen wie Fanverhalten, Alkohol und Drogenkonsum auseinanderzusetzen. Nur so kannst du der Sicherheit auf deiner Veranstaltung dienlich sein. In diesem Rahmen helfen dir auch Erfahrungsberichte weiter.

Zusammengefasst ergeben sich für den Betreiber eines Veranstaltungsprogramm folgende Punkte für dein Sicherheitskonzept:

  • Veranstaltungstyp bestimmen
  • Programm erstellen inkl. der möglichen Gefährdungen, die dadurch entstehen können
  • Mit den Veranstaltungsphasen verbundene Risiken abwägen (max. Besucherzahl, Besucherverhalten, Alkohol)

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3. Mit der spezifischen Gefährdungsanalyse geht der Betreiber auf Nummer sicher

Sicherheit geht immer vor. Ein Grundsatz, den du beim Erstellen deiner Planung deiner Veranstaltung nicht aus den Augen verlieren solltest. Die möglichen Gefährdungen solltest du daher beschreiben und bewerten können. Zur Erfassung möglicher Gefahrensituationen stellst du dir am besten diese Fragen:

  • Was könnte auf meiner Großveranstaltung für den Besucher gefährlich werden, und welche Rettungswege muss es geben?
  • Ist die mögliche Gefährdung mit einem großen oder geringen Risiko verbunden?
  • Wie wahrscheinlich ist der Eintritt eines potenziellen Schadens und wie sieht dieser dann aus?
  • Wer sind die Betroffenen?
  • Welche Maßnahmen kannst du treffen, um das Eintreten dieser Risiken zu minimieren oder einen eventuellen Schaden ganz abzuwenden?
  • Ergeben sich besondere Gefahrenbereiche innerhalb der Versammlungsstätte? (Tunnel, Infrastruktur)

4. Mit der richtigen Infrastruktur der Versammlungsstätte für mehr Sicherheit auf deiner Veranstaltung

Große Massen müssen richtig kontrolliert und geführt werden. Im Übrigen erwarten das auch die Teilnehmer eines Events. Eine gut organisierte Veranstaltung, die auch Sicherheit gewährleistet, sorgt für die nötigen Absperrmaßnahmen, intelligent aufgebaute Einlassschleusen und windbeständige Zäune. Auch eine Bühne, wenn es eine gibt, sollte abgesichert sein.

Schließlich darfst du nicht die Jahreszeit vergessen. Findet das große Fest am Abend statt, braucht es unter Umständen auch die richtige Beleuchtung. Dabei sollten gefährliche oder unübersichtliche Stellen ausgeleuchtet sein.

Außerdem müssen die Besucher finden können, was sie suchen. Ein Besucherleitsystem zu erstellen, ist da nicht verkehrt. Dazu gehört eine gute Ausschilderung, die das Finden von Info-Points, WCs und Sanitätszelten erleichtert.

Weil es auf jeder Veranstaltung das ein oder andere schwarze Schaf gibt, kommen häufig Überwachungskameras zum Einsatz. Die Besucher müssen über den Einsatz der Kameras informiert sein. Die Videoüberwachung ist ein gängiges Mittel, um bestimmte Bereiche auf der Veranstaltung verstärkt im Auge zu behalten.

Nicht vergessen darfst du die Anzahl der Toiletten und die Bereitstellung von WCs für Menschen, die aufgrund einer Behinderung in ihrer Bewegungsfreiheit eingeschränkt sind.

Zusammenfassend ergeben sich für den Betreiber diese einzuhaltenden Bedingungen:

  • Zäune und Absperrungen innerhalb der Versammlungsstätte aufstellen
  • Einlassschleusen bilden
  • Maßnahmen zur Bühnenabsperrung
  • Ausschilderungen
  • Videoüberwachungssystem
  • Beleuchtung
  • Blitzschutz
  • Genügend Toiletten und behindertengerechte Toiletten
  • Trinkwasserversorgung innerhalb der Versammlungsstätte
Canva - Protesters Standing Outside a City Building2

5. Mit der richtigen Organisation das Publikum durch die Veranstaltung lenken

Jede beteiligte Person, die mit dem Sicherheitskonzept in Berührung kommt, muss eingearbeitet sein. Dazu gehört eine spezielle Einweisung, die die jeweiligen Aufgabenbereiche betrifft. Mit einem Merkzettel ist das also nicht getan. Das eingesetzte Personal muss geschult, qualifiziert und den zugeteilten Aufgaben gewachsen sein. Auf diese Weise lassen sich die Besucher deiner Veranstaltung freiwillig lenken.

Neben den bereits technischen Maßnahmen zur Lenkung (Absperrung, Zäune etc.) spielt die Kommunikation der lenkenden Beteiligten eine große Rolle. Hierbei solltest du dir überlegen, wie das Sicherheitspersonal über die Entfernung miteinander spricht und wie die Erreichbarkeit gewährleistet ist. Bei einer akuten Gefahr muss eine Notfallkommunikation einwandfrei funktionieren. Auch an einen möglichen Einsatz der Feuerwehr solltest du denken.

Zusammengefasst ergeben sich hierzu folgende Punkte für dein Sicherheitskonzept:

  • Einweisung des Personals
  • Organisatorische und technische Maßnahmen zur Lenkung des Publikums
  • Verkehrslenkung
  • Kommunikation aller Beteiligten des Sicherheitskonzeptes
  • Feuerwehr
  • Fläche für Parkplätz

6. Durchspielen von Szenarien für eine bessere Erfassung möglicher Gefahrensituatione

Vor Beginn deiner Veranstaltung ist das Durchspielen von Standardszenarien sinnvoll. Besonders dann ist es möglich, Lücken im Sicherheitskonzept zu entdecken. Ob die geplanten Abläufe und Handlungspläne greifen, zeigt sich beim Durchspielen von alternativen Notfallsituationen. Auch hierfür solltest du einen Plan erstellen, der eine eventuelle Räumung umfasst. Gründe für das Räumen einer Veranstaltung können beispielsweise sein:

  • Absagen vor dem Beginn einer Veranstaltun
  • Unwetterlage
  • Bombendrohung
  • Brand
  • Zusammenbruch der Infrastruktur in baulicher und technischer Hinsicht
  • Stromausfall
  • Abbruch der Großveranstaltung
  • Überfüllte Flächenabschnitte

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Schließlich sind dem Sicherheitskonzept die entsprechenden Anlagen beizulegen, um das Vorgehen bei der Planung transparent darzulegen. Zum Beispiel

  • Einsatzpläne
  • Einsatzaufträge
  • Versicherungsunterlagen
  • Veranstaltungsinformation (auch Broschüren)
  • etc.

Fazit

Das Planen einer Veranstaltung bzw. Großveranstaltung ist kein einfaches Unternehmen. Ein diesbezügliches Sicherheitskonzept führt dich durch alle Bereiche, die abgedeckt sein müssen. Mit der Erstellung bekommst du einen besseren Überblick über die Verpflichtungen, die Maßnahmen für die Gewährleistung der Sicherheit und die Verantwortung, die du in deine Hände nehmen musst.

Eine Herausforderung, die sich lohnt. Eine gelungene Veranstaltung, bei der die Organisationen wie von selbst zu laufen scheint, endet immer auch mit einem positiven Feedback seitens der Besucher. Das macht dich zu einem professionellen Veranstalter in allen Belangen der Sicherheit und Organisation.