Die ultimative Checkliste für eine gelungene Eventplanung

Eine gute Planung ist das A und O für ein erfolgreiches Event. Speziell bei Firmenevents solltest du auf eine gute Eventplanung setzen. Hast du so etwas noch nie gemacht oder bist du dir unsicher, wie du chronologisch am besten vorgehst? Die folgende Checkliste zeigt dir ausführlich, wie du die Eventplanung mit Bravour meisterst. Zudem verschafft die Checkliste dir einen guten Überblick, wie du das Budget für deine Veranstaltung richtig einkalkulierst, wie du unvorhersehbare Faktoren bewältigst und was noch für eine gute Planung wichtig ist. Mit diesen Tipps gelingt dir das Planen deiner Veranstaltung spielerisch.

Diese Faktoren solltest du beim Erstellen der Checkliste einkalkulieren

Es gibt unterschiedliche Arten an Firmenevents, die du organisieren kannst. Steht die alljährliche Weihnachtsfeier auf dem Plan oder richtest du ein Sommerfest für die Mitarbeiter mit der gesamten Familie aus? Auch Tagungen, Fort- und Weiterbildungen mit unterschiedlichen Referenten gehören zu einem solchen Event dazu. Bei einem Firmenjubiläum handelt es sich meistens um ein größeres Fest, das deiner ganzen Aufmerksamkeit bedarf. Bedenke bei der Eventplanung, dass nicht alles einkalkulierbar ist. Vor allem das Wetter, eine Grippewelle oder ein Ausfall der Location oder der Dienstleister können zu einem Problem werden. Sei darauf so gut es geht vorbereitet und habe immer einen Notfallplan parat. Mit der Checkliste verschaffst du dir einen guten Überblick.

Checkliste für dein Event: So packst du die Eventplanung richtig an

Die Planung deiner Veranstaltung ist sehr wichtig. Schließlich möchtest du wie alle Referenten die Gäste oder Teilnehmer zufriedenstellen. Das Event soll noch lange in ihren Köpfen mit einer positiven Erinnerung verknüpft bleiben. Um das zu erreichen solltest, du früh mit der Eventplanung anfangen. Je mehr Zeit du dafür hast, umso mehr Auswahl an

• Locations,
• Referenten,
• Catering und Servicekräften,
• technischem Equipment
• usw.

stehen dir zur Verfügung. Um dein Event richtig anzugehen, solltest du dir eine Checkliste erstellen. Sie hat den großen Vorteil, dass du alles nacheinander abarbeiten kannst. Damit vergisst du notwendige Dinge für deine Eventplanung nicht und hast einen guten Überblick über dein Budget, über die noch ausstehenden Dinge und über Dinge, die du erst kurz vor dem Event angehen kannst.

Checkliste zur Festlegung der Eckdaten

Als einer der ersten Schritte deiner Eventplanung ist es, die Rahmenbedingungen für deine Veranstaltung festzulegen. Das sollte so früh wie möglich erfolgen. Nimm dir dafür ausreichend Zeit, denn damit steht und fällt deine weitere Planung deiner Veranstaltung.

• Was ist das Ziel deiner Veranstaltung?
• Planung der Eckdaten: Datum, Start- und Endzeit
• dem Event einen Namen geben
• ggf. ein Motto für dein Event
• Planung eines groben Ablaufs

Checkliste zur Festlegung der Gäste oder Teilnehmer

Für dein Event solltest du dir bewusst machen, wer deine Zielgruppe ist. Wer wird eingeladen, wer darf mit zur Veranstaltung genommen werden und wie hoch ist die Gästezahl wirklich? Gehe auch auf die unterschiedlichen Altersgruppen ein. Das ist vor allem beim Rahmenprogramm wichtig.

• Zielgruppe definieren: Mitarbeiter, Geschäftskunden, Kunden
• Welche Gäste oder Teilnehmer sind eingeladen?
• Dürfen Gäste/Teilnehmer Familienmitglieder mitbringen?
• Einladungen rechtzeitig verteilen: mindestens 3 Monate im Voraus
• Einladungen per Brief, Mail verteilen: mit Bitte um Rückmeldung
• Veranstaltung auf Firmenseite veröffentlichen
• Wie viele Gäste/Teilnehmer sind eingeladen?
• Wie viele Gäste/Teilnehmer haben zu-/abgesagt?
• Wie alt ist der jüngste/älteste Teilnehmer?

Checkliste zur Locationsuche

Die Locationsuche sollte so früh wie möglich erfolgen. Mache dir Gedanken darüber, wie hoch die Gästezahl ist, wie viel Platz es geben soll und ob die Veranstaltung drinnen oder draußen stattfindet.

• Locationsuche rechtzeitig beginnen: mindestens 6 Monate im Voraus
• Firmengelände oder außerhalb?
• Wie viele Gäste/Teilnehmer werden erwartet, wie groß muss der Saal/Platz für deine Veranstaltung sein?
• Wie ist die Infrastruktur?
• Welchen Ruf genießt das Haus?
• Location vor Ort besichtigen
• Wie ist die Bestuhlung?
• In welchem Zustand befinden sich die sanitären Anlagen?
• Gibt es einen Vorraum für einen Sektempfang?
• Gibt es eine Bühne, technisches Equipment?
• Wie können Tische/Stehtische angeordnet werden?
• Gibt es einen Rednerpult für die Referenten?
• Wo wird das Buffet aufgebaut?
• Gibt es einen Raucherbereich?
• Gibt es einen Garten/eine Terrasse?
• Gibt es Servicekräfte, Garderobiers, Security, DJs etc. vor Ort?
• Vertrag abschließen

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Checkliste zum Rahmenprogramm

Der Ablauf der Veranstaltung ist das Herz deines Events. Es gibt unterschiedliche Programmpunkte, die du in den Ablauf integrieren musst.

• Planung des groben Ablaufs zur Hand nehmen
• Was muss zur Eventplanung hinzugefügt werden?
• Planung der einzelnen Details
• Ablauf organisieren: Sektempfang, Begrüßung der Gäste, Eröffnungsrede, Reden, Programmpunkte und Show-Acts, Tanzen?
• chronologisch vorgehen
• Wann hält wer eine Rede?
• Gibt es Aufführungen, Show-Acts, besondere Highlights?
• Buchung von Dienstleistern, Künstlern, Animateuren, Referenten usw.
• Zwischen den Reden, Show-Acts etc. immer ruhige Momente einplanen
• Gibt es mehrere Standorte mit Showeinlagen?
• Programmhefte erstellen

Checkliste für das Catering

Das Catering versorgt deine Gäste mit köstlichen Speisen und Getränken. Welche Art an Speisen und Getränke soll es geben? Darf Alkohol ausgeschenkt werden? Stelle dir diese und weitere Fragen zu diesem Thema.

• Überblick verschaffen: Wie viele Gäste erscheinen?
• Cateringservice suchen
• Probeessen vereinbaren
• Eventplanung für die benötigten Speisen und Getränke durchgehen
• Buffet oder Menü?
• Canapés oder andere Häppchen zum Sektempfang?
• Fingerfood, Streetfood oder andere moderne Speisen?
• Beinhaltet der Service Köche, Kellner, Spülhilfen vor Ort?
• Barkeeper für Mixgetränke?
• Vertrag abschließen

Checkliste für technisches Equipment

Bei der Eventplanung darfst du auch das technische Equipment nicht vergessen. Das brauchst du für bestimmte Situationen wie etwa für Show-Acts, für Redner und Referenten, für die Beleuchtung und vieles mehr. Setze deine Location ins rechte Licht und sorge für eine stilvolle Atmosphäre, die deine Gäste verzaubert oder die zum Motto der Veranstaltung passt.

• Überblick in der Location verschaffen: Was ist vorhanden?
• nötiges Equipment für die Technik beim Eventverleih auswählen
• Bühne
• Lautsprecher und Mikrofone
• Rednerpult
• Heizstrahler für draußen
• Flipchart
• Laserpointer
• Overheadprojektor oder Beamer mit Leinwand
• bunte Lichttechnik für mehr Atmosphäre

Checkliste für die Dekoration

Nicht immer ist eine Dekoration gefragt, doch auf manch einem Event setzen Referenten auf schöne Dekoration. Das ist vor allem auf Sommerfesten, Weihnachtsfeiern oder Firmenjubiläen üblich. Bei der Eventplanung solltest du für die Dekoration einen roten Faden finden, denn das rundet das Gesamtbild ab. Wähle eine Farbe aus, die sich immer wiederfinden lässt. Das beginnt bereits bei den Einladungskarten und endet in der Tischdekoration. Hast du ein Event mit einem Motto, ist es ein Leichtes, die passende Dekoration zu suchen.

• Dekoration im Eingangsbereich: Teppich, Absperrungen mit Kordeln, Pflanzen in Kübeln, Windlichter
• Dekoration auf den Stehtischen
• Dekoration auf den Tischen
• Dekoration auf dem Buffettisch
• Notfallkörbe in den Waschräumen mit Produkten für den Mann/die Frau, z. B. Tampons, Deodorant, Taschentücher, Seife, Bonbons, Haarspray usw.
• große und kleine Blumengestecke beim Floristen bestellen: am Vortag abholen und von der Location aufstellen lassen
• Kerzen
• Aschenbecher im Raucherbereich/draußen
• Bonbonschalen
• Salziges Gebäck

Checkliste für einen Fahrservice

Manchmal ist es bei der Planung nicht möglich, eine Location innerhalb der Stadt zu finden. Dann ist es gut, wenn du dich um einen Fahrservice kümmerst. So kommen deine Gäste sicher und günstig nach Hause.

• Fahrservice mit Shuttlebussen engagieren
• Fahrpläne der öffentlichen Verkehrsmittel in der Location aushängen
• Taxis für den gesamten Abend ordern

Checkliste für das Budget

Das Budget ist ein wichtiges Element deiner Eventplanung. Bereite dich mithilfe der Checkliste gut darauf vor und bringe deine Kosten immer auf den neusten Stand. Halte dir ein kleines Budget für den Notfall bereit.

• Überblick über Budget verschaffen
• Was steht an Budget zur Verfügung?
• Wie hoch dürfen die Gesamtkosten sein?
• Was kostet jeder einzelne Punkt? Location, Catering, Dekoration, Dienstleister, Fahrservice etc.
• Gibt es Einnahmen?
• Was dürfen Einladung, Marketing und ggf. Werbung kosten?
• Gibt es weitere Kostenpunkte? Versicherungen, Beantragung von Genehmigungen etc.?
• Wo kannst du sparen? Eventplanung auf dem firmeneigenen Gelände, Mitarbeiter als Servicekräfte engagieren, Hilfskräftejobs auf 450-Euro-Basis, Mitbringbuffet durch die Mitarbeiter etc.
• Nach Rabatten bei Brauereien, beim Catering, bei Dienstleistern, bei der Location fragen
• gute Kontakte nutzen, um Geld zu sparen
• Aktualisiere stets dein Budget, deine Kosten und ggf. deine Einnahmen

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Nachbereitung nicht vergessen

Für deine Eventplanung ist es wichtig, dass du nicht nur eine gute Vorbereitung des Events angehst. Auch die Nachbereitung ist für jede Veranstaltung notwendig, um für das kommende Event gut vorbereitet zu sein. So kannst du dir selbst markieren, was gut gelaufen ist und wo noch Verbesserungen erfolgen sollten. Zudem solltest du den

• Mitarbeitern,
• Gästen,
• Teilnehmern,
• Geschäftskunden und Kunden

für ihr zahlreiches Kommen danken. Außerdem ist es ratsam, sich mit der

• Location,
• den Dienstleistern,
• den Servicekräften
• usw.

auseinanderzusetzen und Kritik zu äußern. Ein Lob und Dankeschön hört jeder gerne. Damit schaffst du dir eine gute Basis für eine weitere Zusammenarbeit. Das kann dir jede Menge Geld und Zeit bei der nächsten Eventplanung einsparen.

Richtig planen mit Checkliste

Referenten wie du es einer bist kümmern sich um die Eventplanung von Firmenfeiern und Co. Dafür musst du viele Dinge beachten, damit deine Veranstaltung ein voller Erfolg wird. Um nicht den Überblick zu verlieren, solltest du dir eine Checkliste zur Hand nehmen. Die Checkliste in diesem Artikel hat dir ausführlich gezeigt, worauf du alles achten musst. Die Festlegung der Daten, die Einladung für die Gäste bzw. Teilnehmer, die Planung von Rahmenprogramm, Catering und weiteren Dingen sollten ganz oben auf deiner Checkliste stehen. Arbeite die Checkliste nach und nach ab und kalkuliere dein Budget richtig. So kommst du auf ein positives Ergebnis für dein Event!