Steht demnächst ein von dir geplantes Event an und du musst dich mit dem Budget auseinandersetzen? Ein Event ist nur dann lukrativ und erfolgreich, wenn das Eventbudget stimmt. Diese Aufgabe ist nicht unbedingt beliebt, gehört aber mit zu den wichtigsten für die Eventplanung. Damit du deine Ausgaben gut im Überblick behältst, gibt dir der nachfolgende Artikel eine Vorlage für eine gelungene Eventplanung. Worauf musst du achten, wo kannst du die Ausgaben senken und wobei solltest du nicht sparen? Diese und weitere Tipps rund um das Thema Eventbudget findest du im Folgenden.
Verschaffe dir einen groben Überblick
Bevor es an eine konkrete Vorlage für die einzelnen Kosten geht, solltest du dir einen groben Überblick verschaffen. Was ist das Ziel deines Events, was möchtest du erreichen und wie sollen künftige Events aussehen? Dafür kannst du dir eine klassische Mind Map erstellen. Ziele wie
- zufriedene Kunden,
- fair bezahlte Mitarbeiter,
- erreichten Umsatz,
- weitere Events dieser Art
- usw.
kannst du dort aufschreiben. Mache dir bewusst, dass du für die Kosten und Ausgaben verantwortlich bist. Hier und da kannst du einiges weglassen. Dennoch solltest du nicht zu viel beim Eventbudget einsparen, um die Qualität zu sichern.
Erstelle dir eine Vorlage zu den wichtigsten W-Fragen
Um dein Budget bei einer Eventplanung richtig aufzustellen, solltest du dir eine Vorlage erarbeiten. Mit den klassischen W-Fragen machst du dir bewusst, was du erreichen möchtest und wie dein Event ausschauen soll.
1. WELCHES Event planst du?
Bevor du dich mit den Ausgaben und Zahlen befasst, solltest du die Art deines Events bestimmen.
Was bietest du in welchem Umfang an? Was dürfen deine Besucher erwarten?
Überlege dir bei der Budgetplanung, ob du Eintritt verlangst oder ob du Sponsorengelder annimmst. Du kannst auch eine Kombination beider Möglichkeiten wählen. Auch Unterstützung und Fördergelder vom Land oder durch den Verkauf von Getränken, Speisen und Merchandise-Produkte kannst du einen Gewinn erzielen.
2. WER kommt zum Event?
Die nächste Frage sollte die nach deiner Zielgruppe sein.
Wer sind potenzielle Besucher?
Dafür kannst du eine Online-Umfrage auf deinen sozialen Netzwerken starten. Das kostet dich nicht viel und du erreichst gleichzeitig eine Menge. Mit den Zahlen kannst du besser kalkulieren und weißt genau, welche Art an Besuchern zu deinem Event kommen.
- Familien,
- unter 30-Jährige,
- über 40-Jährige,
- Studenten,
- Rentner
- usw.
können Teil deiner Zielgruppe sein. Dann solltest du bestimmte Dinge für die Zielgruppe anbieten, die dein Event attraktiver erscheinen lässt. Breite Fußwege für Rollstuhlfahrer und Kinderwagen, abgetrennte Stillbereiche für Mütter oder Einweg-Sneakers für Tanzwütige machen dein Event einzigartig. Deine Besucher fühlen sich wohl und freuen sich auf eine Wiederholung deines Events. Die positive Resonanz spricht für dich und verbreitet sich ohne Werbung. Das spart dir eine Menge Geld beim Budget ein.
3. WANN findet das Event statt?
Der Zeitpunkt für dein Event ist entscheidend. Wähle einen Termin, der für die Zielgruppe perfekt ist. Beliebte Tage sind vor allem Wochenenden. Achte auch darauf, das Datum nicht in die Ferien zu legen. Dann verreisen viele Menschen, die gerne an deinem Event teilgenommen hätten. Lege auch eine Start- und Endzeit fest, mit der du, deine Mitarbeiter und die Eventbesucher besser planen können.
Schaue dich auch auf dem Markt um: Gibt es ein solches Event in deiner Nähe? Versuche dein Event mit einem bestimmten Budget so zu planen, sodass es heraussticht. Ein Alleinstellungsmerkmal ist wichtig, um sich von der Masse abzuheben. Gibt es ein ähnliches Event, solltest du einen Termin für das Event wählen. Bei Überschneidungen kann der Umsatz geringer ausfallen. Das solltest du beim Eventbudget berücksichtigen.
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4. WO findet das Event statt?
Hast du einen eigenen Saal oder Platz, ist die Frage nach dem WO geklärt. Andernfalls solltest du nach einer geeigneten Location suchen, die genug Platz anbietet. Jedem Besucher sollte mindestens ein Quadratmeter zur Verfügung stehen. Hinzu kommen Mitarbeiter und Stellflächen für Equipment.
Anhand der geschätzten Zahl kannst du auch das Budget für die Miete der Location ausmachen. Rechne aus, wie viel dich die Miete pro Besucher kostet. Lohnt es sich, diese Location zu buchen oder schaust du dich noch einmal um?
Je mehr Zeit du dafür hast, desto günstiger können die Angebote sein. Eine frühe Eventplanung ist das A und O, um dein Budget bestens auszunutzen. Hast du eine geeignete Location gefunden, kannst du ein Häkchen auf deiner Vorlage machen und dich mit den konkreten Zahlen für dein Budget auseinandersetzen.
5. WIE VIEL Budget steht dir für deine Veranstaltungskalkulation zur Verfügung?
Für deine Veranstaltung hast du ein bestimmtes Budget, mit dem du die einzelnen Kosten bezahlst. Dein Eventbudget sollte alle Kosten abdecken. Setze dir dafür ein realistisches Budget und versuche, kostengünstig zu planen. So steigert sich dein Umsatz automatisch.
Mache dir die Ausgaben bewusst
Die Ausgaben können anfangs erschrecken, denn die Kosten für
- Location,
- Mitarbeiter,
- Versicherungen
- usw.
sind immens. Um mit einem dicken Plus aus dem Event herauszugehen, sollten deine Ausgaben niedrig bleiben. Schreibe sie dir als Vorlage in einer Excel-Tabelle auf. So behältst du den Überblick über die Kosten. Dagegen kommen Einnahmequellen wie etwa Eintritt, Sponsoren- und Fördergelder und der Verkauf an den Essens- und Merchandiseständen.
1. Kalkulation für die Location
Eine Location zu mieten kann mitunter den größten Kostenfaktor ausmachen. Das solltest du bei deinen Ausgaben verinnerlichen. Suche nach einer geeigneten Location, die nicht zu viel kostet. Gleichzeitig sollte sie deinen Erwartungen entsprechen und die Sicherheitsbestimmungen erfüllen.
- Ausreichend Platz für Besucher und Mitarbeiter,
- TÜV-geprüfte Gegenstände wie Rauchmelder und Feuerlöscher,
- gut ausgeschilderte Notausgänge,
- behindertengerechte Wege und Toiletten
- usw.
sollten vorhanden sein. Bei einem Open-Air-Konzert auf freier Fläche sollten mobile Toilettenwagen und Unterschlupfmöglichkeiten bei Gewitter und Co. vor Ort sein.
Die Miete für eine Location kann zwischen 500 und 10.000 Euro kosten. Lage, Nachfrage, Größe und Ausstattung entscheiden oft über den Preis.
2. Kalkulation für das Catering
Das Catering ist ein entscheidender Faktor für das Gelingen eines Events. Ein gutes Speise- und Getränkeangebot ist für viele Besucher wichtig. Überlege dir daher, ob das Catering im Preis inbegriffen ist oder nicht. Bei einem All-inclusive-Angebot ist der Eintrittspreis deutlich höher. Wenn du dich nicht mit dem Catering auseinandersetzen möchtest, kannst du lokale Händler Verkaufsstände anbieten. Dann bekommst du eine Standmiete. Die Einnahmen behalten die Händler.
3. Kalkulation für Servicekräfte, Security und Mitarbeiter
Ein weiterer Punkt auf deiner Veranstaltungskalkulation sind die Ausgaben für die Mitarbeiterkosten. Wie viele Mitarbeiter beschäftigst du, wie viele werden wofür gebraucht? Für kleinere Tätigkeiten wie etwa
- Verkauf am Ticketschalter,
- an der Garderobe,
- Reinigung vor und nach dem Event
- usw.
kannst du ungelerntes Personal engagieren. Für alles Weitere wie etwa für
- den Auf- und Abbau,
- Security,
- die Grafikgestaltung der Tickets,
- die Unterhaltung
- usw.
solltest du Profis wählen.
4. Kalkulation für verschiedene Programmpunkte
Das Programm ist für den Besucher mitunter das Wichtigste. Live-Bands, Show-Acts u. v. m. versüßen deinen Gästen den Abend. Unter stadtleben.de findest du eine große Auswahl an günstigen Dienstleistern in deiner Nähe. Seiltänzer, Magier, Musikbands und Ähnlichem machen das Event unvergesslich!
5. Budgetplanung für Versicherungen
Bei der Budgetplanung solltest du auch an die verschiedenen Versicherungen denken. Sie decken eine hohe Summe im Schadenfall ab. Damit bist du gut abgesichert. Die Kosten dafür solltest du beim Budget einkalkulieren.
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Hierbei kannst du Kosten einsparen
Bei der Erstellung deiner Veranstaltungskalkulation solltest du überlegen, ob bestimmte Vorleistungen gezahlt werden müssen. Gibt es eine Anzahlung? Wird eine Kaution für
- den Saal,
- das elektronische Equipment,
- die Bestuhlung
- usw.
genommen? Diese Dinge solltest du bei deinem Eventbudget einkalkulieren.
Es gibt einen Trick, wie du diese Kosten einsparen kannst: ein gutes Netz an Dienstleistern. Viele Anbieter, mit denen du mehrfach zusammen gearbeitet hast, verzichten häufig auf eine Anzahlung und/oder Kaution. Sie wissen deine professionelle Art zu schätzen und vertrauen auf der Basis der guten Zusammenarbeit. Manchmal kannst du auch einen Rabatt einfordern, der dir die Ausgaben erleichtert.
Hierbei solltest du nicht am Budget sparen
Bei manchen Dingen solltest du aber nicht sparen, um die Qualität deines Events zu sichern. Allen voran ist die Sicherheit wichtig. Engagiere bei einer größeren Veranstaltung immer eine Security, die dir bei der Taschenkontrolle am Eingang und mit ungebetenen Gästen hilft. Im Notfall weisen sie die Besucher richtig an und sorgen für Ruhe und einen geregelten Ablauf.
Die Tickets sollten auf hochwertigem Papier gedruckt sein. Sie sind das Erste, was deine Besucher von deinem Event zu sehen bekommen. Das steigert die Vorfreude noch mehr. Ein gutes Programm ist ebenso wichtig. Damit bleiben deine Gäste länger und verzehren mehr. Das beschert dir einen guten Umsatz.
Fazit: Eventbudget richtig planen
Dein Eventbudget ist ein wichtiger Punkt bei deiner Eventplanung. Mit einer gelungenen Vorlage und Aufstellung hast du alles gut im Blick. Catering, Programmpunkte, Location usw. können anfangs hohe Kosten verursachen. Diese solltest du mit einplanen. Überlege dir, wie du einen hohen Umsatz generierst und wo du Kosten einsparen kannst.
Bei der Budgetplanung solltest du eine Pauschale von rund 5 bis 10 % mehr einrechnen, die du für unvorhergesehene Dinge verwenden kannst. Deine Veranstaltungskalkulation solltest du stets aktualisieren, um auf dem neuesten Stand zu sein. So behältst du den Überblick für dein Eventbudget.
