Hast du die Organisation für ein Event übernommen und bist du dir unsicher, was du alles beachten musst? Ein Event kann unterschiedlich gestaltet werden. Dann ist eine rechtzeitige Eventplanung wichtig. Die Teilnehmer bzw. Gäste müssen eingeladen, eine Location gefunden und ein Programm erstellt werden. Zudem musst du auf dein Budget für deine Eventplanung schauen. Wie teuer einzelne Posten sein dürfen, was du genau unter Eventmarketing zu verstehen hast und weitere Tipps liefert dir der nachfolgende Artikel. Darin enthalten, ist eine Checkliste, die dich Schritt für Schritt an die Hand nimmt.
Was ist Eventmarketing?
Unter dem Begriff Eventmarketing verstehst du eine Reihe von systematischen Konzepten, die dir bei deiner Eventplanung helfen. Eventmarketing richtet sich nach einer bestimmten Zielgruppe und ist für sie ausgelegt. So ist z. B. eine Weihnachtsfeier ein Event, das für Mitarbeiter, Vertreter und/oder Kunden gedacht ist. Eine Hochzeit hingegen ist eine private Veranstaltung, zu der du deine Gäste einlädst. Dann steht das Brautpaar im Mittelpunkt, doch auch die Gäste sollen sich wohlfühlen. So kannst du bei der Planung für abwechslungsreiche und interaktive Aktionen einplanen.
Bei einer internen Firmenfeier ist z. B. eine Fotobox ideal, um die Stimmung aufzulockern. Die Teilnehmer freuen sich über ein lustiges Foto. Ebenso möglich ist ein Künstler wie etwa ein Seiltänzer, der elegant von der Decke schwebt. Neben dem Unterhaltungsaspekt sind weitere Dinge wie etwa
- Einladungskarten/Eintrittskarten,
- öffentliche Werbung bzw. Einladungen,
- Catering,
- Location
für das Eventmarketing wichtig.
Wann sollte die Eventplanung stattfinden?
Die Eventplanung bedarf einiger Vorlaufzeit. Darum ist es gut, wenn du rechtzeitig mit der Organisation anfängst. Im Idealfall hast du bis zu einem Jahr Zeit. Je früher du mit der Eventplanung beginnst, desto mehr Zeit hast du als Puffer. Außerdem kannst du dich über eine größere Auswahl an freien
- Künstlern,
- Caterern,
- Locations
freuen. Wenn du nicht unbedingt ein bestimmtes Datum vor Augen hast, solltest du
- auf die Hochzeitsmonate April bis Oktober,
- Sommerferien und auf die
- Weihnachtszeit
Rücksicht nehmen. Dann kann es sein, dass deine Teilnehmer im Urlaub, auf Hochzeiten oder Ähnliches sind.
Welche Art von Event planst du?
Bei der Eventplanung solltest du dir immer vor Augen führen, welche Art an Event du gerade planst. Dabei kommt es darauf an, für wen das Event sein soll. Ist es eine private, interne oder sogar öffentliche Veranstaltung? Diese Fragen solltest du dir zu Beginn deiner Eventplanung stellen.
Ein Event kann unterschiedlich ausfallen wie z. B.
- eine Hochzeit,
- eine Betriebsfeier,
- eine Spendengala,
- eine Silvesterveranstaltung.
Checkliste für deine Eventplanung: So gehst du am besten bei der Planung vor
Damit du mit der Eventplanung nicht überfordert bist und alles seinen geregelten Lauf findet, gibt es im Weiteren eine Checkliste mit 9 einfachen Schritten.
1. Schritt: Was ist das Ziel deiner Veranstaltung?
Zunächst beginnst du deine Eventplanung mit der Definition der Ziele: Was ist der Grund für dein Event? Warum und zu welchem Zweck veranstaltest du das Event? Wie soll deine Veranstaltung aussehen? Denke dir auch einen passenden Titel aus, der dein Event widerspiegelt. Bei einer offenen Veranstaltung kannst du ein lustiges Motto verwenden. Bei einer seriösen Veranstaltung wie etwa einer Spendengala ist ein entsprechender Titel nötig. Der Titel weckt das Interesse bei deinen Gästen und lockt die ersten Teilnehmer an.
Für dein Event kannst du auch ein Alleinstellungsmerkmal wählen: Das macht deine Veranstaltung besonders interessant. Gibt es etwas, das dich hervorhebt oder das niemand sonst anbietet? Dann ist dir der Erfolg garantiert!
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2. Schritt: Welche Zielgruppe soll angesprochen werden?
Damit dein Event ein voller Erfolg wird, solltest du über deine Zielgruppe nachdenken. Wen soll die Veranstaltung ansprechen? Ist die Veranstaltung öffentlich und nimmst du Eintrittsgelder, solltest du den Käufertyp bestimmen.
- Wie alt ist der Teilnehmer?
- Welche Erwartungen hat der Teilnehmer?
- Wie viel Geld ist der Teilnehmer bereit auszugeben?
- Welcher ethnischen oder sozialen Gruppe gehört der Teilnehmer an?
Die Marktforschung kannst du z. B. auf der Straße durch Befragungen oder im Internet auf deinen sozialen Kanälen starten. Dann ist eine Online-Umfrage von Vorteil. Als Anreiz mitzumachen kannst du Eintrittskarten unter allen Teilnehmern verlosen. Das Gewinnspiel ist eine gute Strategie des Eventmarketings und bringt dir kostengünstige Werbung ein.
Die Zielgruppe solltest du stets im Blick haben, denn nur dann ist dir der Erfolg sicher. Andernfalls tappst du im Dunkeln und kannst nur spekulieren.
3. Schritt: Wie viel Budget steht dir bei der Planung der Veranstaltung zur Verfügung?
Das Budget deiner Veranstaltung ist sehr wichtig. Mit dem festgesetzten Betrag kannst arbeiten und
- Künstler engagieren,
- Caterer bezahlen,
- Locations mieten
Bei einer privaten oder internen Feier in einer Firma bezahlen die Gäste in der Regel nichts. Auf einem runden Geburtstag kannst du dir z. B. Geld wünschen, um die Kosten abzudecken. Bei einer Weihnachtsfeier im Büro sollten die Mitarbeiter eingeladen sein. Manches davon kannst du sogar steuerlich absetzen. Die Weihnachtsfeier ist ein Dankeschön an deine fleißigen Mitarbeiter und soll als Motivation für das kommende Jahr sein.
Bei einer öffentlichen Veranstaltung kommt es auf die Art des Events an. Bei einem
- Feierabendmarkt,
- Straßenfest,
- Foodtruck-Festival
sollte der Eintritt für die Besucher frei sein. Dann zahlen dir die einzelnen Stände Standmiete. Die Kosten sollten
- Platzmiete,
- Strom und Wasser,
- Techniker,
- Materialien
decken können.
Bei einer Gala, einem Konzert oder Tanzabend kannst du oftmals Eintrittsgelder verlangen. Dann ist es gut, wenn du eine begrenzte Anzahl an Karten zum Verkauf anbietest. Knappheit ist ein ausschlaggebendes Kaufargument und regt zum Kaufen an.
4. Schritt: Wie viele Gäste erscheinen?
Bei einer privaten oder internen Veranstaltung solltest du auf die Einladungskarten um eine Zu- bzw. Absage zu einem bestimmten Termin bitten. Das Datum sollte rund 3 bis 4 Wochen vor dem Event sein. So kannst du eine konkrete Teilnehmerzahl ausmachen, mit der du weiter planen kannst. Bei einer öffentlichen Veranstaltung ist es gut, einen echten Profi wie etwa stadtleben.de an der Seite zu haben. Eventplaner können dir genau sagen, wie viele Personen erscheinen werden.
5. Schritt: Wo soll das Event stattfinden?
Wenn du die Zielgruppe und die ungefähre Besucherzahl ermittelt hast, kannst du dich auf die Suche nach einer geeignet Location oder einem Platz begeben. Der Ort sollte mit den öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar sein und saubere sanitäre (und behindertengerechte) Anlagen, Stromanschlüsse usw. aufweisen. Noch besser ist es, wenn du das Event auf deinem hauseigenen Hof stattfinden lassen kannst. Dann sparst du dir die Miete von rund 1000 bis 10000 Euro.
6. Schritt: Wie soll dein Programm für die Veranstaltung aussehen?
Dein Programm sollte deiner Zielgruppe ansprechen und für gute Unterhaltung sorgen. Überlege dir einen zeitlichen Rahmen mit
- Show-Acts,
- Musik zum Tanzen,
- Buffet oder Menü
Dafür kannst du Dienstleister und Künstler wie etwa eine Live-Musikband oder einen DJ engagieren. Das Programm sollte deinem Titelevent entsprechen und die Erwartungen nach Möglichkeit übertreffen. Als Abschluss eines Events ist z. B. ein Feuerwerk sehr beliebt. Auch Mitmachaktionen sind sehr unterhaltsam. Bei einer Tombola kannst du weitere Gelder einnehmen oder die gespendet werden können.
7. Schritt: Wie ist deine Planung für das Catering?
Das Catering solltest du vor der Buchung probieren und dich von der Qualität des Essens überzeugen. Überlege dir nicht nur, ob du ein Buffet oder Menü haben möchtest, sondern auch, wann das Essen serviert werden soll. Fingerfood ist die leichte Variante und ideal für einen Empfang. Achte bei speziellen Events wie z. B. bei einer Spendengala für Tiere auf vegetarische oder vegane Speisen.
8. Schritt: Organisation und Durchführung der Veranstaltung
Nachdem du alles ordnungsgemäß und rechtzeitig gebucht hast, ist der Tag des Events gekommen. Du hast für ausreichend Service-Mitarbeiter
- an den Kassen,
- an der Garderobe,
- im Catering und an der Bar
gesorgt. Deine engagierten Sicherheitsleute bewachen den Raum und kontrollieren deine Gäste am Eingang. Als Eventplaner solltest du stets erreichbar sein und den Ablauf vor Augen haben.
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9. Schritt: Nachbereitung der Veranstaltung
Ist das Event geglückt und hat alles zu deiner Zufriedenheit geklappt, solltest du dich im Nachhinein bei den Mitarbeitern für die gute Leistung bedanken. Das kannst du in einer Danksagungsmail tun. Auf deiner Homepage bedankst du dich bei den Gästen für ihr zahlreiches Kommen. Zudem überwachst du das Abbauen der Stände, der Tische und vieles mehr, bevor du dich über ein erfolgreiches Event freuen darfst!
Fazit
Der vorliegende Artikel hat dir gezeigt, wie du deine Planung für ein Event Schritt für Schritt bewältigst. Du hast erfahren, was Eventmarketing ausmacht und wie du das Ganze umsetzen kannst. Die Checkliste mit den 9 Schritten hat dir verdeutlicht, wie du nach und nach deine Eventplanung angehen kannst. Hilfreiche Tipps und Tricks sind dir nahe gelegt worden. Wenn du für deine Eventplanung nach Künstlern, Locations, Caterern oder Ähnlichem auf der Suche bist, wirst du unter stadtleben.de fündig. Dort gibt es eine große Auswahl an Dienstleistern und Produkten für deine Veranstaltung zu einem günstigen Preis.
