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Servicekräfte für Events organisieren – so geht’s

Servicekräfte für Events organisieren – so geht’s

Lesezeit: 8 Minuten

Planst du gerade eine große Hochzeit oder große Events mit Catering? Dann sind gute Servicekräfte gefragt, die für dich arbeiten. Sie kümmern sich um deine Gäste und lassen keine Wünsche offen. Du hast noch nie eine Eventservicekraft eingestellt? Dann zeigt dir der nachfolgende Artikel, wie du das am besten anstellst. Wo findest du Servicekräfte mit Erfahrung in deiner Nähe? Worauf musst du bei der Bezahlung und den rechtlichen Bestimmungen achten? Diese und weitere Fragen werden dir im Weiteren beantwortet.

Eventservicekraft, Kellner und Co. für Events buchen

Was wäre ein gutes Catering ohne Personal? Eine Eventservicekraft ist auf großen Events unerlässlich. Meist sind es Servicekräfte, die im Nebenjob im Catering arbeiten. Studenten, Hausfrauen und Co. bessern sich dadurch ihre Finanzen auf. Es gibt aber auch ausgebildete Kellner und Co., die für einen guten Service auf Events alles geben und hart arbeiten. Egal ob du eine private Veranstaltung oder große Events für deine Firma planst: Dein Personal sollte nach Möglichkeit viel Erfahrung mitbringen.

Wenn du auf der Suche nach gutem Personal für deine Events bist, wirst du unter stadtleben.de fündig. Dort gibt es eine große Auswahl an Kellnern und Co., die im Nebenjob oder Vollzeit arbeiten und aus deiner Nähe stammen.

Canva - Man Service Coffee

Welche Art der Veranstaltung richtest du aus?

Bevor es an die Buchung der Servicekräfte geht, solltest du dir Gedanken über deine Veranstaltung machen.

Welche Art soll deine Veranstaltung haben?

Handelt es sich dabei um eine Feier, die du ausrichtest, ein Event mit Eintritt, eine Firmenfeier oder eine Weihnachtsfeier für deinen Verein?

Stehen die Rahmenbedingungen wie etwa Location, Datum, Start- und Endzeit, usw. bereits fest? Wenn du diese Dinge fest geplant hast, kannst du dich mit der Buchung deiner Servicekräfte kümmern.

Wie viele Gäste erscheinen?

Um zu wissen, wie viele Servicekräfte du benötigst, solltest du die Gästezahl ermitteln. Das kannst du anhand der Einladungen, die du verschickst, nachvollziehen. Bei geschlossener Gesellschaft solltest du um eine Rückmeldung bis spätestens einen Monat vorher bitten. Mit dieser Zahl lässt sich dein Personal am besten planen. Haben sich z. B. nicht alle Mitarbeiter für deine festliche Weihnachtsfeier zurückgemeldet, solltest du sie noch einmal anschreiben oder von einer größeren Personenzahl ausgehen. Es ist immer gut, ausreichend Servicekräfte gebucht zu haben. Fallen einmal Kellner aufgrund eines Notfalls aus, hast du immer noch genügend Servicekräfte vor Ort.

Bei einer offenen Veranstaltung ist es schwierig, die genaue Besucherzahl zu berechnen. Gibt es einen Ticketverkauf mit Vorverkaufsstellen? Dann mache spätestens 3 Wochen vor der Veranstaltung einen Kassensturz und schaue nach, wie viele Tickets bereits verkauft worden sind. Bedenke dabei, dass noch weitere Tickets gekauft werden können. So ermittelst du eine ungefähre Besucherzahl.

Welche Art an Servicekräfte benötigst du?

Servicekraft ist nicht gleich Servicekraft: Für deine Veranstaltung benötigst du unterschiedliche Typen, die dir bei der Bewirtung deiner Gäste helfen. So gibt es z. B.

  • Kellner, die sich um den Wein kümmern,
  • Barkeeper und Cocktailmixer,
  • Geschirrabräumer,
  • Speisenauffüller,
  • Servierer von Häppchen
  • usw.

Es ist immer gut, ausgebildete Personen für dein Catering zu haben. Aber auch Menschen, die im Nebenjob tätig sind, können gute Dienste leisten.

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Wie viele Servicekräfte brauchst du?

Wie viele Servicekräfte du brauchst, hängt von der Gästezahl und von deinen Ansprüchen ab.

Hier ein Beispiel:

Bei einer Hochzeitsgesellschaft von rund 60 Gästen sind mindestens 6 bis 8 Kellner gefragt. Hinzu kommen Barkeeper und Personal, das sich um das Nachfüllen und Abräumen der Speisen und des Geschirrs kümmert. So hat ein Tisch, an dem maximal 10 Gäste sitzen, eine feste Eventservicekraft. Für diese Gesellschaft solltest du mindestens 12 bis 15 Servicekräfte engagieren.

Bei einer festlichen Gala kannst du darauf setzen, mehr Personal für deine Gäste einzustellen. Dann kommt ein Kellner auf 2 bis 5 Personen. Die exklusive Behandlung fällt deinen Gästen auf, die sich über die gute Bewirtung freuen.

Bevorzugst du ein bestimmtes Aussehen oder andere Merkmale?

Für deine Veranstaltung hast du konkrete Vorstellungen? Sei bei der Buchung der Servicekräfte wählerisch und gib genau an, wonach du suchst. Möchtest du z. B. nur männliche Servicekräfte haben, die für deinen Ladysabend kellnern sollen? Bei einer exklusiven Gala ist es nicht unüblich, dass bestimmte Sprachkenntnisse wie etwa

  • Englisch,
  • Französisch,
  • Spanisch,
  • Italienisch
  • oder Russisch

vorhanden sein müssen. Das macht es den Gästen einfacher, mit den Kellnern zu kommunizieren. In diesem Fall können die Löhne deutlich höher ausfallen. Dafür fühlen sich deine ausländischen Gäste wohl auf deinem Event.

Nach welchem Tarif werden die Kellner und Servicekräfte bezahlt?

Es ist gut, wenn du deine Servicekräfte über den üblichen Tarif bezahlst. Ein Stundenlohn ab 10 Euro ist für viele, die im Nebenjob arbeiten, sehr lukrativ. Verschiedene Boni wie etwa kostenlose Getränke und Essen am Tag der Veranstaltung sind eine nette Geste. Sind deine Servicekräfte mit deinem Gehalt zufrieden, arbeiten sie gerne wieder für dich bei einem deiner Events. So hast du direkt ein Bild über die bisherige Erfahrung und die gute Arbeitsweise der Kellner.

Stelle ein Glas für Trinkgelder am Eingangsbereich auf: Das kommt deinen Servicekräften zugute.

Canva - Man Holding Glass Full of Drink

Am Tag des Events: Gib genaue Anweisungen

Am Tag der Veranstaltung versammelt sich deine Crew mindestens 30 Minuten vor Beginn des Events. Diesen Zeitpunkt solltest du nutzen, um deine Crew besser kennenzulernen. So kannst du einschätzen, welche Eventservicekraft gut im Umgang mit Menschen ist und wer am besten Geschirr abräumen kann. Lerne die Kellner kennen, die sich um deine Gäste kümmern werden. Dadurch erhalten sie das Gefühl, von dir wertgeschätzt zu werden. Gehe mit deinem Personal so um, wie du selbst behandelt werden möchtest. Das kommt bei deinem Personal gut an. Das gesteigerte Selbstwertgefühl kann dazu dienen, sich besser einzubringen und deinen Gästen ein angenehmes Event zu bescheren. Frage auch nach, wer bereits Erfahrung im Catering mitbringt. Stelle einen Kellner, der Erfahrung besitzt, an einen unerfahrenen zur Seite. So kann der Neuling lernen und ist nicht auf sich allein gestellt.

Bitte darum, stets zurückhaltend, höflich, zuvorkommend zu sein und eigenständig zu arbeiten. Bei Fragen bist du als Verantwortlicher immer erreichbar. Hast du einmal keine Zeit, weil du eine Rede halten oder deine Gäste begrüßen musst, solltest du deinem Personal einen eigenen Betreuer an die Seite stellen. Das kann ein Restaurantleiter mit Erfahrung oder ein Mitarbeiter sein, der einst selbst im Catering gearbeitet hat.

Gib deinem Personal konkrete Anweisungen und weise ihnen genaue Aufgaben zu. Die Tische sollten nummeriert sein, um den Überblick zu behalten. Vielen Gästen ist es z. b. wichtig, stets eine gefüllte Karaffe Wasser auf dem Tisch zu haben. Andere haben es gerne, wenn der leere Teller direkt abgeräumt wird. Die Kerzen sollten immer brennen und Servietten sollten zur Genüge auf den Tischen bereitstehen.

Rechtliche Bestimmungen, die du einhalten solltest

Die feste Buchung der Servicekräfte beinhaltet einen vorab vereinbarten Lohn. Dieser sollte in einem schriftlichen Vertrag festgehalten sein. So bist du rechtlich gesehen auf der sicheren Seite.

Auch die Frage nach den Versicherungen muss für deine Servicekräfte geklärt sein. Wie sieht es mit den Pausen aus? Achte während des Events darauf, deinen Mitarbeitern genügend Zeit zum Durchatmen zu geben. Ansonsten können hohe Geldstrafe auf dich zukommen.

Ebenso sollten die Hygienebestimmungen nach dem Toilettengang oder der Zigarettenpause jeder Eventservicekraft vertraut sein. Händewaschen und Desinfizieren gehören zum guten Ton dazu.

Nach der Veranstaltung ist vor dem nächsten Event: Feedback geben

Ist deine Veranstaltung geglückt und du bist mit allem zufrieden? Dann solltest du dein Team noch einmal zu dir rufen. Gibt es Kritikpunkte, die beim nächsten Mal verbessert werden können? Haben sich Gäste beschwert oder waren sie rundum versorgt? Dieses Feedback ist für viele wichtig, die erneut für dich arbeiten möchten. So können sie für die nächste Veranstaltung lernen und sich immer weiter verbessern. Das spart dir beim nächsten Event eine Menge Zeit, die Servicekräfte einzuweisen. Vergiss nicht, dich bei allen für die gute Arbeit zu bedanken! Denn ein gutes und wohl verdientes Lob ist mehr Motivation als ständige Kritik.

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Fazit

Externe Servicekräfte für Events zu organisieren, fällt dir im ersten Moment schwer? Mit den vorgestellten Tipps und Tricks gelingt es dir von nun an spielerisch, dein Personal für deine Veranstaltung zu finden. Unter stadtleben.de gibt es einen großen Pool an fleißigen Servicekräften. Dabei muss gutes Personal nicht immer ausgebildet sein. Viele Servicekräfte arbeiten im Nebenjob und verdienen sich bares Geld dazu. Sie bringen viel Erfahrung mit und können mitunter andere Sprachen sprechen. Achte auf saubere Hände, gute Manieren, gepflegtes Äußeres und ein freundliches Lächeln. Mit diesen Tipps stellst du dir dein eigenes Personal für deine nächste Veranstaltung zusammen.