Ein Termin für die Firmenfeier ist rasch festgelegt. Jetzt beginnt die wichtige Planungsphase. Aber wie bleiben die Kosten im Rahmen? Ein festgelegtes Budget lässt sich langfristig mit diesen 7 einfachen Steps gut einhalten. Dabei ist es egal, ob das Event eine Weihnachtsfeier, eine Jubiläumsparty oder ein Sommerfest der Firma ist.
Step 1: Termin und Dauer der Firmenfeier
Großen Einfluss auf das Budget hat der Termin für das Firmenevent. In der Hochsaison und zu Ferienzeiten, an Feiertagen oder über Wochenenden können die Kosten bis zu dreimal höher als vorher und nachher werden. Außer den höheren Kosten kann die Location für das Firmenfest zu solchen Zeiten auch ausgebucht sein. Es muss also einen Plan B für einen Ausweichtermin geben. Die Dauer der Firmenfeier wirkt sich ebenfalls auf die nötige Höhe des Budgets aus. Feste für ein paar Stunden oder für einen Tag erfordern keine besonderen Nebenkosten für Übernachtung oder Verpflegung. Anders sieht es bei mehrtägigen Events aus. All dies muss sofort bei der Terminfestlegung in den Kostenplan einbezogen werden. Die dritte wichtige Frage für die Budgetplanung der Firmenfeier ist die Uhrzeit für den Beginn des Festes. Davon hängen weitere Planungsschritte wie Catering und Rahmenprogramm ab. In der Regel beginnen Firmenevents von eintägiger Dauer erst am Nachmittag, andere mit einem gemeinsamen Brunch schon am Vormittag. Eine Abend- oder Nachtveranstaltung fängt nicht vor 17 Uhr, häufig erst um 20 Uhr an.
Wie teuer muss ein Betriebsfeier wie z.B. Firmenweihnachtsfeier oder ein Firmenjubiläum wirklich sein und wie lassen sich Kosten einsparen?
Step 2: Inhalt der Firmenfeier
Tatsächlich muss bei der Budgetplanung berücksichtigt werden, ob die Feier eine Belobigung und Wertschätzung für die Belegschaft ist, locker in die Betriebsferien einleitet oder einem Ziel wie der Präsentation von Erfolgsbilanzen dienen soll. Generell muss dies in der Checkliste klar definiert werden:
- Motto: Jede Firmenfeier hat einen roten Faden, also ein Motto für den Anlass. So können sich Budgetplaner und Mitarbeiter langfristig darauf einstellen.
- Anlass: Das Motto muss den Mitarbeitern frühzeitig in der Einladung bzw. Bekanntmachung mitgeteilt werden. In einer gut funktionierenden Firma bereiten sich alle im Team ohne besonderen Kostenansprüche frühzeitig darauf vor.
- Ziele: Wird eine Bilanz vorgestellt, vielleicht eine weniger erfolgreiche? Wie trägt die Firmenfeier dazu bei, dies zu ändern? Oder gibt es Erfolge zu feiern? Selbst kleine Unternehmen können ihr Event gut dazu nutzen, das Team der Mitarbeiter für Veränderungen oder noch bessere Leistung in der Zukunft zu motivieren.
Step 3: Location und Eventualitäten im Budget berücksichtigen
Bei Sommerfesten bieten sich Outdoor-Locations zu fixen Kosten an. Allerdings muss für Wetterüberraschungen wenigstens eine Ausweichmöglichkeit Indoor geschaffen werden. Dieses nötige Extra kann ein kostengünstiges Zelt oder ein ausreichend großer Raum in Restaurants, Hotels oder Seminarzentren sein. Mit viel Glück muss der Innenraum nicht beansprucht werden. Dennoch fallen Grundkosten für Bereitstellung und Ausstattung an. Die Zahl der eingeladenen Mitarbeiter und Ehrengäste bestimmt die nötige Mindestgröße jeder Location für eine Firmenfeier. Um hier nicht unnötig Kosten zu verursachen, sollten die Organisatoren unbedingt einen Besichtigungstermin mit dem Raumanbieter vereinbaren. Zur Besichtigung gehört je nach Dauer des Events auch die Ausschau nach vorhandenen Parkplätzen und eventuell Übernachtungsmöglichkeiten am Ort der Firmenfeier oder in akzeptabler Nähe dazu.
Step 4: Wie kommen alle zur Location für die Firmenfeier?
Je nach Anlass suchen die Firmenchefs eine außergewöhnliche Location für die Firmenfeier aus. Doch nicht überall liegt ein solcher Ort nahe genug für einen Fußweg oder kurze Wege mit dem PKW. Deshalb müssen diese Gedanken in die Budgetplanung einfließen:
Welche Verkehrsmittel verkürzen und erleichtern die An- und Abreise?
Liegt die Location verkehrsgünstig, können Bus und Bahn genutzt werden. Handelt es sich um einen außergewöhnlichen Ort für das Event, müssen die Kosten für die Autofahrt übernommen oder wenigstens geringgehalten werden. In diesem Fall sind ausreichend Parkplätze Pflicht, damit jeder Mitarbeiter und Gast die Einladung auch gerne annimmt.
Sollen die geladenen Gäste individuell oder gemeinsam an- und abreisen?
Für diesen Fall sind Gruppenkarten für Bus und Bahn günstig. Auch Fahrgemeinschaften schonen das Budget. Möglich ist diese Zusammenlegung nur, wenn es nach dem Wohn- und Arbeitsort auch eine sinnvolle räumliche Nähe gibt.
Bei gemeinsamer An – und Abreise: Wo treffen sich Mitarbeiter und Gäste?
Bereits bei der Bekanntmachung des Treffpunktes können Kosten anfallen. Geringer fallen diese aus, wenn der Treffpunkt der Firmenstandort oder die gemeinsame Außenstelle sind.
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Step 5: Vorsicht AGB-Falle – so lassen sich die Vertragskonditionen pro Firma günstig aushandeln
Wie regelt der Anbieter einer Location seine Zahlungsmodalitäten? Vor allem kleine Anbieter verlangen Vorkasse. Sagen die AGB nichts Gegenteiliges aus, können bei diesem Prinzip Skonti vereinbart werden. Je nach Firmengröße, Dauer und Zeitpunkt der Firmenfeier können hier satte Rabatte genutzt werden. Diese lassen sich ohne Überschreitung des Budgets durchaus für den Abschluss spezieller, kurzfristiger Versicherungen nutzen. Haftpflicht privat und betrieblich, Unfallversicherung und Ähnliches gibt es bei vielen Unternehmen bereits. Einzig hinsichtlich der Höhe von Versicherungssummen sollte bei der Planung genau kalkuliert werden. Beispielsweise sind Auslandskrankenversicherungen für eine Firmenfeier außerhalb von Deutschland pro Monat möglich. Sie sind im Gesamttarif günstiger als für Einzelpersonen. Im Budget sollten für die Firmenfeier bei aller Freude darauf auch ein vielleicht nötiges Storno und außergewöhnliche Umstände eingeplant werden. Gerade kurzfristige Absagen von Terminen schlagen bei vielen Hotels, Restaurants und Eventanbietern kräftig zu Buche. Vertraglich kann geregelt werden, dass beispielsweise statt eines Komplettstornos ein Ausweichtermin wahrgenommen wird. Seriöse Anbieter verlangen dafür keine oder nur äußerst geringe Gebühren. Schließlich lohnt es sich, bei der Budgetplanung Fristen für Reservierung und Buchung großzügig auszuhandeln. Ein Monat oder ein Quartal für Umverlegungen sind möglich, in vielen AGBs aber ausgeschlossen. Wer vorher die AGBs zu einer Checkliste zusammenfasst, kann für die Firmenfeier fast immer Sonderkonditionen erzielen. Wichtig: Besser wird erst geplant und dann verhandelt. Denn weitere Ausnahmen sind bei zu kurzer Anmeldung kaum ohne Zusatzkosten kalkulierbar.
Step 6: Die Details für die Betriebsfeier
Alles geplant, alles verhandelt, alles vorbereitet? Jetzt kann die Budgetplanung für die kleinen Dinge des Events beginnen. Dazu gehören:
Wer kümmert sich um die Dekoration von Räumen, Tischen und Flächen?
Kleine Firmen beauftragen damit einen oder höchstens 2 Mitarbeiter. Große Firmen greifen auf ein verantwortliches Team zurück. Ist all dies zu aufwändig, kann die Dekoration auch dem Anbieter der Location überlassen werden. Allerdings kostet das je nach Vorstellungen eine gewisse Summe, angefangen von Kleinbeträgen bis hin zu beachtlichen Zusatzkosten.
Wie soll die Firmenfeier ablaufen?
Möglicherweise ist Technik für Präsentationen nötig. Diese kann mitgebracht oder vom Anbieter gestellt werden. Wenigstens die nötigen Anschlüsse müssen vorhanden sein. Denn der feinste Festsaal nützt wenig, wenn er nur kostenaufwändig für die gewünschte Präsentation (zum Beispiel zu einer Produkt-Launch oder einer Chronik-Präsentation) genutzt werden kann.
Was ist als Rahmenprogramm für die Firmenfeier geplant?
Nicht jede Show oder Einlage wird von den Betreibern der Location erlaubt. Oft hilft ein Blick in die AGB, sich über No-Gos zu informieren. Entsprechend leichter sind anschließend die Verhandlungen zum Ablauf der Firmenfeier. Trotz Kostenpflicht lassen sich viele der Ideen kostenneutral oder kostengünstig verwirklichen.
Was ist besser: Ein Menü an der Tafel oder ein Buffet?
Kleine Firmenfeiern werden sehr gerne von allen Mitarbeitern vorbereitet. Es gibt ein Buffet aus Leckereien, die alle daheim vorbereiten und zur Location mitbringen. Das Budget wird geschont. Allerdings beginnen viele Firmenfeiern zu allen Jahreszeiten und Anlässen oft direkt nach der Arbeitszeit. Dafür bleibt keine Zeit zum Kochen, Schnippeln oder Kreieren. Also sollte ein Catering in die Budgetplanung einbezogen werden. Bei der Buchung im Komplettservice bieten Großveranstalter Menüs oder Buffets erstaunlich günstig an. Gibt es bei der Location einen solchen Service nicht, kann ein externer Caterer in der Nähe gebucht werden.
Ist der Dresscode für die eingeladenen Mitarbeiter bezahlbar?
Bei den meisten Firmenfeiern wird der gewünschte Kleiderstil eher locker gehalten. Je nach Tageszeit, Anlass und Dauer kleiden sich Frauen und Männer elegant, aber nicht overdressed. Handelt es sich aber um ein bedeutsames Event, kann das Ausleihen einer Fest Gala für die geladenen Mitarbeiter auf Kosten des Unternehmens durchaus Sinn machen.
Auch bei einer Firmenweihnachtsfeier kann ein Dresscode für eine bessere Stimmung bei der Belegschaft sorgen. Für die Umsetzung eines passenden Dresscodes wird natürlich auch der passende Veranstaltungsraum benötigt, was organisiert werden muss. Sollten hier Möglichkeiten für eine Unterstützung beim Dresscode geboten werden, erhöht dies auch die Wertschätzung bei der Belegschaft. Sollte es eine enge Kundenbindung geben können natürlich auch Geschäftspartner zur Firmenweihnachtsfeier eingeladen werden. Dafür sollte aber eine klare Gästeliste organisiert werden.
Step 7: Nicht unbeachtliche Kosten für den Programmablauf
Viele Programmpunkte für ein Firmenevent lassen sich über die Beteiligung der Mitarbeiter organisieren. Allerdings sorgen Künstler, Spiele und Programmideen von außerhalb für viel mehr Spannung und Spaß. Also sollte in der Budgetplanung wenigstens einer dieser Programmpunkte kostenpflichtig mit eingeplant werden:
Wer gestaltet das Rahmenprogramm? Musik und Showeinlagen, Team Spiele oder artistische Auftritte sind möglich. Kaum ein Unternehmen hat genügend talentierte Mitarbeiter, um mit ihrer Hilfe kostengünstig ein solch spektakuläres Programm umzusetzen. Dennoch gehören solche Showeinlagen unbedingt zu einer gelungenen Firmenfeier dazu.
Wie Sie außerdem ihr Betriebsfest von der Steuer absetzen können, erfahren Sie in diesem Artikel von vr.de .
Die Budgetplanung fällt günstig aus, wenn alle Mitarbeiter über Anlass und Dresscode, Anreise und Abreisebedingungen sowie Ort, Dauer und Inhalt ab Anfang der Eventplanung informiert werden. Das kann in einer simplen Einladung geschehen. Sollen aber Budgetkosten mit Hilfe des Teams gespart werden, rentiert sich in jedem Fall mindestens ein Meeting frühzeitig vor dem Termin. In einem gut funktionierenden Unternehmen sind viele kreative Kollegen begeistert davon, sich selbst einbringen zu dürfen.
Auch bei externen Betreibsfeiern muss eine klare Budgetplanung durchgeführt werden. Wenn ein Betriebsausflug an einem externen Veranstaltungsort durchgeführt wird, kann das sehr schnell schmerzhaft für das Portmonee werden. Doch Betreibsfeiern, wie Weihnachtsfeiern oder ein Firmenjubiläum in anderen Räumlichkeiten durchzuführen ist immer etwas besonderes und insbesondere bei Weihnachtsfeiern ein guter Punkt für bessere Stimmung.
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Zum Schluss weitere Überlegungen: Nachbereitung für das nächste gelungene Firmenevent
Mit dieser bisherigen Checkliste wird die Firmenfeier gewiss nach Kosten und Begeisterung ein Erfolg. Aber einmal gelungen, steigen auch die Erwartungen aller Firmenangestellten an die Folgeveranstaltung. Eine Analyse von Kosten, Spaß und Feedback hilft dabei, die nächste Feier noch spektakulärer bei eingehaltenem Budget vorzubereiten. Hilfreich sind dabei Dankeskärtchen und/oder -anschreiben an alle beteiligten Mitarbeiter und Gäste. Herrlich preisgünstig und für lange Zeit von hohem Erinnerungswert sind Erinnerungsfotos. Gruppenfotos an der Pinnwand bereiten gleichzeitig auf künftige Treffen dieser Art vor. Gleichzeitig stärken sie den Teamgeist, wenn das zurückliegende Event erfolgreich war.
Fazit:
Vor allem die Zeit und der finanzielle Rahmen bestimmen die Budgetplanung für eine Firmenfeier. An vielen Stellen lässt sich durch Teamwork und geschicktes Verhandeln einiges sparen. Generell sollte aber von Anfang an großzügig hinsichtlich der Kosten geplant werden. Denn Spannung, Spaß und Komfort bestimmen darüber, ob Mitarbeiter und Gäste auch künftig die Einladung zum Event gerne annehmen werden.
