Eine Sommerparty für die ganze Belegschaft ist eine tolle Gelegenheit, sich bei seinen Mitarbeitern für das Engagement zu bedanken und deren ganzen Familien zusammenzubringen. In der warmen Jahreszeit können viele tolle Ideen für das Sommerfest umgesetzt werden. Dafür stehen meist viele Locations zur Auswahl, die genügend Platz für alle Gäste bieten. Wie dein Sommerfest zum Erfolg wird und auf was du beim Organisieren achten solltest, erfährst du in diesem Artikel. Außerdem haben wir einige Ideen für die Unterhaltung zusammengestellt, mit denen deine Gäste sicherlich viel Spaß haben werden.
Ein Motto fürs Sommerfest? Erleichtert die Planung!
Eine Mottofeier ist auf den ersten Blick eine besondere Herausforderung bei der Organisation. In der Praxis kann ein Motto aber eine echte Stütze sein. Von der Deko über die Speisen bis hin zum Programm kannst du dich am Motto entlang hangeln. Bei der Wahl des Mottos sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt. Oft ergibt sich ein Motto aus dem Datum, aus der Location oder auch der Art des Unternehmens. Frage in deiner Abteilung herum, welches Motto bei deinen Mitarbeitern besonders gut ankommt. Dann recherchiere, welche Gestaltungsmöglichkeiten es gibt.
Eine Mottoparty kann mit einem Dresscode verbunden sein. Im Sommer können Accessoires, wie Blumenketten oder Strohhüte zur Verfügung gestellt werden. Besonders viel Spaß macht es, wenn die Accessoires gleich in einer Fotobox oder von einem Partyfotograf im Bild festgehalten werden. Eine Fotobox für die eigene Party kann bei vielen Anbietern tageweise gemietet werden und macht den meisten Menschen Spaß.
Die schönsten Locations für eine gelungene Sommerparty
Im Sommer ist eine Gartenparty der Klassiker, denn das Feiern unter freiem Himmel ist in lauen Nächten immer noch das Schönste. Für größere Unternehmen sollte für die Gartenparty genügend Platz eingeplant werden, um neben Sitzgelegenheiten noch Platz zum Tanzen übrig bleibt. Es gibt viele Eventlocations, die sich perfekt für eine Gartenparty mit mehreren Personen eignen und dafür gemietet werden können. Besitzt das Unternehmen eine eigene Freifläche, die groß genug ist, bietet sich auch eine Sommerparty auf dem Firmengelände an. Neben der Ersparnis für die Miete der Location hat das den Vorteil, dass die Mitarbeiter keinen weiten Anfahrtsweg auf sich nehmen müssen. Im Gegensatz zu einer Einladung zu einer besonderen Location ist eine Sommerparty auf dem Firmengelände natürlich weniger repräsentativ. Dafür solltest du hier andere Attraktionen planen, um den Gästen ein tolles Erlebnis zu bieten.
Eine Sommerparty ist eine gute Gelegenheit, die Mitarbeiter mit ihrer ganzen Familie einzuladen. Eine familienfreundliche Location, bei der auch die Kinder auf ihre Kosten kommen, stehen besonders hoch im Kurs. Natürlich solltest du dafür mehr Platz einplanen, als wenn nur die Mitarbeiter eingeladen sind. Dafür förderst du den Austausch der Mitarbeiter untereinander.
Achte bei der Wahl der Location auf eine gute Alternative, falls das Wetter doch schlechter werden sollte. Bei einem plötzlichen Regenguss sollten sich alle Gäste unterstellen können. Auch Rückzugsorte sollte deine Location bereithalten: Eine Cafe-Bar oder eine Lounge geben den Gästen die Gelegenheit, sich in Ruhe miteinander zu unterhalten. Wenn Kinder eingeladen sind, sollte eine Kinderecke vorhanden sein, in der vielleicht sogar eine Betreuung zur Verfügung steht. Viele kinderlose Gäste freuen sich auch über einen „Erwachsenenbereich“, in dem sie in Ruhe ihr Bier genießen können.
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Verköstigung beim Sommerfest
Die Beköstigung beim Sommerfest ist sicherlich eines der wichtigsten Themen. Beim Organisieren solltest du dich deswegen rechtzeitig darum kümmern, was es zu essen gibt. Möchtest du eine stimmungsvolle Sommerparty organisieren, solltest du natürlich auch eine umfangreiche Auswahl an Getränken bieten.
Bevor es ans Organisieren des Buffets und der Speisenauswahl geht, solltest du eine kurze Umfrage der Gäste durchführen. Viele Menschen essen vegetarisch, vegan oder haben eine Unverträglichkeit. Ein aufmerksamer Gastgeber geht darauf ein und organisiert das Essen für die Gäste dementsprechend. Hilfreich bei der Umsetzung ist es, verschiedene Caterer anzusprechen und sich Angebote einzuholen. Erfahrene Caterer haben meist auch Ideen, welches Essen sich besonders gut für ein Sommerfest eignet.
Ist die Miete einer Location an das Angebot eines bestimmten Caterers gebunden, sollte das Essen vor dem Abschluss des Mietvertrags abgesprochen werden. Denn ohne eine Speisekarte, über die alle glücklich sind, ist auch die schönste Location keine Garantie für ein tolles Sommerfest.
Der Klassiker für das Sommerfest ist es, das Beste vom Grill anzubieten. Ein Grillfest zu organisieren, ist aber gar nicht einmal so leicht. Erwartest du viele Gäste, solltest du auch hier auf einen Caterer zurückgreifen, der den Grill bedient und sich um die Beilagen kümmert. Alternativ kannst du dir natürlich auch ein Team zusammenstellen, das sich auf der Feier um den Grill und das Bereitstellen von Salaten und Co kümmert. Vergiss aber auch hierbei nicht daran zu denken, dass genügend fleischfreie Alternativen angeboten werden.
Eine tolle Idee ist auch ein Buffet mit Fingerfood und Snacks, die passend zu den sommerlichen Temperaturen leicht und frisch sind. Ein Fingerfood Buffet erlaubt den Gästen, nebenbei zu Snacken und lockert die Atmosphäre auf. Gerade nachmittags können Süßes und Herzhaftes nebeneinander serviert werden. Auf der Suche nach Ideen kannst du dich vom Motto deiner Party inspirieren lassen: Wie wäre es zum Beispiel mit typisch karibischen Snacks oder Knabbereien, die farblich zum Motto deiner Sommerparty passen?
Neben den Mahlzeiten können Highlights, wie eine Eismaschine oder ein Schokoladenbrunnen für zusätzlichen Spaß beim Firmenfest sorgen. Interaktive Angebote sind nicht nur eine leckere Abwechslung, sondern sorgen auch für Unterhaltung. Eine preisgünstige Alternative zu einem extra Eisstand ist es, eine Softeismaschine zum Selbstbedienen zu mieten. Bei einem Sommerfest mit vielen Gästen lohnt es sich aber, hier eine zusätzliche Servicekraft einzuplanen.
Getränke beim Sommerfest – für alle etwas dabei
Im Sommer ist der Durst meist groß. Dementsprechend solltest du auf eine große Getränkeauswahl besonderen Wert legen. Ein Begrüßungsgetränk am Eingang heißt deine Gäste willkommen und bietet die erste Gelegenheit für eine Unterhaltung. Je nach Tageszeit solltest du hier mindestens eine alkoholfreie Alternative einplanen. Möchtest du etwas Besonderes für deine Gäste organisieren, kannst du eine Cocktailbar bereitstellen, an der sommerliche Getränke frisch zubereitet werden.
Natürlich gehören zu einem gelungenen Sommerfest auch die klassischen Getränke, wie frische Säfte, Wein und Bier. Da sich hier die Geschmäcker unterscheiden, solltest du eine gewisse Bandbreite auswählen und genügend alkoholfreie Varianten bereithalten. Mit dem Blick aufs Budget lohnt es sich aber, jeweils nur eine Sorte Rot- und Weißwein, sowie ein bis zwei Biersorten anzubieten. Das erleichtert die Vorbereitungen und das Ausschenken.
Das Sommerfest gestalten: Eine sommerliche Dekoration für die Party
Wie viel Dekoration du organisieren solltest, hängt vom Motto und der Location ab. Doch auch wenn du das Sommerfest einfach halten möchtest, sorgt Dekoration für ein schönes Ambiente. Eine einfache Dekoration sind frische Blumen, die verschieden dekoriert werden können. Passend zum Sommerfest sind bunte Schirme, Liegestühle und Pavillons nicht nur dekorativ, sondern auch praktisch und laden zum Verweilen ein.
Dekorativ und stimmungsvoll für das Sommerfest sind Lichterketten und Fackeln, die in den Abendstunden der Party angemacht werden. Laternen und Leuchten sind in vielen Designs erhältlich, die passend zum Motto ausgewählt werden können. Ist genügend Platz vorhanden, ist eine Feuerschale ein Highlight für die Party.
Viel Spaß beim Sommerfest: Unterhaltung für groß und klein
Die Unterhaltung fürs Sommerfest zu organisieren, kann eine Herausforderung sein. Ein Unterhaltungsprogramm, zum Beispiel mit einer Band oder einer Show kann ein toller Rahmen für dein Sommerfest sein. Beim Organisieren der Musik für das Sommerfest solltest du für jeden Geschmack etwas bereit halten. Die meisten DJs und Unterhaltungsbands haben bereits Erfahrung mit großen Veranstaltungen und halten eine große musikalische Bandbreite bereit.
Je nachdem, welches Budget bereit steht, solltest du auch abseits der Bühne ein Rahmenprogramm für die Sommerparty organisieren. Aktivitäten und Spiele für die ganze Familie machen allen Spaß und sorgen für eine gute Stimmung. Erwartest du viele Kinder, kannst du eine oder mehrere Kinderstationen einrichten. Beliebt sind zum Beispiel Hüpfburgen, die in verschiedenen Größen bspw. bei Stadtleben kostengünstig gemietet werden können. Viele Eltern schätzen auch die Gelegenheit einer Kinderbetreuung, um sich selbst in Ruhe beim Sommerfest unterhalten zu können.
Beim Organisieren eines Show-Acts sollten alle Altersgruppen auf ihre Kosten kommen. Wichtig ist es, auf eine ausgewogene Gestaltung und genügend Abwechslung zu achten, damit alle Gäste Spaß bei der Sommerparty haben und keine Langeweile aufkommt.
Sehr beliebt bei Firmenfeiern sind Spiele und Preisverleihungen, bei denen die Mitarbeiter und die Abteilungen sich besser kennenlernen können. Das Organisieren solcher Aktivitäten ist allerdings aufwändig und bedarf einiger Vorlaufzeit. Wie bei allen anderen Programmpunkten sollte Langeweile hier vermieden werden, um Familienmitglieder nicht zu langweilen. Insgesamt sind Programmpunkte, bei denen der Arbeitsalltag und das Firmenleben thematisiert werden, aber eine tolle Art und Weise, die Firmenkultur auch beim Sommerfest zu würdigen.
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Eine tolle Erinnerung an das Sommerfest
Ein Give-Away für die Gäste der Party ist nicht nur eine schöne Aufmerksamkeit, sondern auch ein Dankeschön für eine gelungene Feier und die Mitarbeit der Gäste in deiner Firma. Sehr beliebt sind Fotos, die direkt auf der Sommerparty gemacht und ausgedruckt werden können. Möchtest du eine Familienfeier organisieren, kannst du auch eine kleine Bastelstation für die jüngeren Gäste anbieten.
Eine weitere Möglichkeit ist ein Give-away, das die Gäste über das ganze Sommerfest hinweg begleitet. Passende Accessoires für alle, die zum Motto passen, können nach dem Fest mit nach Hause genommen werden. Natürlich besteht auch die Möglichkeit, personalisierte Geschenke mit dem Namen der Firma zu versehen, die die Gäste als Erinnerung mit nach Hause nehmen können.
Fazit: Die Sommerparty mit einem Zeitpuffer organisieren
Die Sommerparty für die Firma kann ein richtiger Erfolg werden. Mit genügend Vorlaufzeit – im besten Fall etwa ein halbes Jahr – stehen viele tolle Locations und Show-Acts zur Verfügung, die den Gästen ein unvergessliches Erlebnis bescheren. Zum Organisieren einer größeren Feier kannst du kleine Teams zusammenstellen, die für die einzelnen Aufgaben zuständig sind. Dadurch ersparst du dir nicht nur Arbeit, sondern beziehst auch deine Mitarbeiter ein. Viele Mitarbeiter haben Spaß daran, kleinere Aufgaben für die Sommerfeier zu übernehmen und ihre persönlichen Stärken mit einzubringen. Auf der Suche nach Ideen solltest du dich von deinem Motto inspirieren lassen, dich aber auch unter den Mitarbeitern umhören.
