Egal, ob ein Unternehmen 10, 20 oder gar 100 Jahre seines Bestehens feiert – Firmenjubiläen sind immer ein Grund zum Feiern. Eine Firmenjubiläumsfeier ist eine perfekte Gelegenheit, um seine Mitarbeiter, Geschäftspartner und Kunden zu einem einmaligen Fest einzuladen. Ein solches Event soll für die Gäste ein Erlebnis sein und lange in Erinnerung bleiben. Aus diesem Grund ist die sorgfältige Planung der Firmenjubiläumsfeier eine anspruchsvolle und weitreichende Aufgabe. Schließlich findet ein großes Jubiläum nicht alle Tage statt und ist ein besonderer Höhepunkt in der Geschichte der Firma. Viele Firmen entscheiden sich dafür ein Firmenjubiläum in einem stilvollen und eleganten Rahmen zu gestalten. Das findet meist in Form einer Abendveranstaltung mit besonderem Programm und Gala-Dinner statt. Der Dresscode ist gehoben und Männer und Frauen bekommen Gelegenheit ihre schicke Abendgarderobe auszuführen. Eine solche Veranstaltung bietet den perfekten Rahmen für eine festliche Atmosphäre und bleibt allen Beteiligten hoffentlich noch lange in Erinnerung. Damit das Fest ein voller Erfolg wird, muss es sorgfältig und von langer Hand geplant werden.
Die richtige Planung der Firmenjubiläumsfeier
Die richtige Planung einer Firmenjubiläumsfeier benötigt Zeit. Denn die Feierlichkeiten müssen sorgfältig durchdacht sein. Mit den folgenden Schritten fällt die Planung leichter und die Feier wird eine unvergessliche Veranstaltung für Mitarbeiter und Gäste. Wichtig ist, dass der Firmenleitung bewusst ist, dass ein solches Event nicht mal nebenher geplant werden kann. Deswegen müssen innerhalb des Unternehmens genügend Ressourcen freigestellt werden, damit die Planung und Durchführung ein voller Erfolg werden können. Meist liegen solche Aufgaben entweder bei der Kommunikationsabteilung oder bei der Assistenz der Geschäftsführung, die sich entsprechende Partner und Agenturen an die Seite holen. Manchmal werden auch ein eigenes Komitee oder ein Planungsteam gegründet.
Schritt 1: Den Rahmen definieren
Der erste Schritt für eine erfolgreiche Firmenjubiläumsfeier ist es den groben Rahmen zu definieren. Wenn bereits feststeht, dass die Feier stilvoll und elegant sein soll, ist bereits Einiges vorgegeben. Denn dann gehen die Planungen eher in Richtung eines Festaktes mit Gala-Abend, als in Richtung eines legeren Familien-Sommerfestes. Manche Unternehmen planen auch mehrere Events und richten neben dem festlichen Gala-Abend ein familiäres Fest für ihre Mitarbeiter und deren Familien aus.
Um den Rahmen für die Feierlichkeiten festzulegen, muss die Leitung des Unternehmens folgende Punkte beschließen:
- Festlegen des genauen Termins
- Festlegen der Dauer: Ein Tag, ein Abend, mehrere Tage, eine ganze Festwoche?
- Festlegen der Art und Weise der Veranstaltung(en)
- Gäste definieren: Nur Mitarbeiter oder auch deren Familien? Kunden und Geschäftspartner sowie weitere Gäste aus Politik und Prominenz?
- Wie werden die Mitarbeiter eingebunden?
- Ort: Wo wird gefeiert? In den eigenen Räumlichkeiten oder in einer externen Location?
- Wer genau ist im Planungsteam?
- Wer trifft die Entscheidungen?
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Die Definition des Rahmens sollte lange vor der geplanten Feier stattfinden. Gerade, wenn eine externe Location gemietet werden muss, muss man früh dran sein, um den eigenen Wunschtermin zu reservieren. Begehrte Locations sind oft schon ein Jahr oder länger im Voraus fest gebucht. Die richtig großen Unternehmen planen ihre Firmenjubiläen bereits zwei oder drei Jahre im Voraus. Das sollte bei einem Kleinunternehmen oder einem Mittelständler nicht der Fall sein müssen. Zeit sollte sich die Firma dennoch nehmen, um nicht in Terminschwierigkeiten zu kommen.
In der Planungsphase sollte auch bereits feststehen, wieviel Geld das Unternehmen in die Feier investieren möchte. Außerdem muss die Frage geklärt werden, ob die Firma bereit ist, ein Event mit Strahlkraft zu veranstalten, dass gerne etwas kosten darf oder ob das Unternehmen zwar feiern möchte, das Geld dafür aber eher knapp bemessen ist. Am Budget richten sich wesentliche Punkte, wie die Location, das Catering, die Programmpunkte und die Anzahl der Gäste aus.
Zudem sollte in dieser Phase feststehen, unter welchem Motto die Feier stehen soll. Denn auf eine erfolgreiche Firmengeschichte zurückzublicken ist das eine. Meist werden die großen runden Jubiläen aber auch dazu genutzt, um einen Ausblick in die Zukunft zu geben und die nächsten Jahre unter ein bestimmtes Motto zu stellen.
Schritt 2: Projektplan aufstellen
Die Planung einer Firmenjubiläumsfeier besteht aus vielen kleineren und größeren Einzelschritten. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass das Planungsteam mit einem umfassenden Projektplan arbeitet. Der Projektplan beinhaltet vor allem die einzelnen Aufgaben, die Verantwortlichen, die Kosten und die einzelnen Termine für die Unteraufgaben. Wichtig ist es, im Projektplan auch Abhängigkeiten darzustellen. Denn Einladungen können zum Beispiel erst erstellt werden, wenn die Location feststeht und die Gästeliste definiert ist. Auch das grobe Programm sollte bereits stehen, wenn die Einladung verschickt wird, damit die Gäste wissen, was auf sie zukommt bzw. neugierig gemacht werden können. Und so verhält es sich mit vielen einzelnen Punkten. Eine professionelle Projektplanungssoftware kann bei der Planung wertvolle Dienste leisten. Ist so eine Software nicht vorhanden, sollte zumindest mit Checklisten oder Excel gearbeitet werden, um den Überblick zu bewahren.
Schritt 3: Catering und Essen
Für viele ist es das wichtigste bei großen Feiern: Das Essen! Denn Essen hält bekanntlicherweise Leib und Seele zusammen. Dem Catering sollte deswegen bei einem Jubiläum besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden. Je nach Rahmen, bieten sich verschiedene Varianten an:
Am stilvollsten und elegantesten ist wohl das klassische A-la-Carte-Menü, das in einem festlichen Rahmen an einer fein gedeckten Tafel serviert wird. Dezente Beleuchtung, weiß eingedeckte Tische, dazu die passenden Stuhl-Hussen, edles Tischbesteck und eine hochwertige Tischdekoration sorgen hierbei für gehobenes Ambiente. Aber auch ein Buffet kann stilvoll und elegant angerichtet werden und bei den Gästen für Aha-Erlebnisse sorgen. Eine modernere Variante des Buffets ist das Flying Buffet, bei dem Kellner umhergehen und das Essen im Stehen servieren.
Weitere Varianten, die allerdings eher leger sind, sind eine eigene Food Truck Arena, eine riesige Grillparty oder – je nach Jahreszeit – ein eigener Weihnachtsmarkt.
Ist die Entscheidung für eine Variante getroffen, beginnt die Suche nach einem geeigneten Catering-Anbieter. Auch das kann einige Zeit dauern bis von der ersten Idee bis zum fertigen Konzept oder Menü die passende Lösung gefunden ist. Das Probeessen ist in jedem Fall Pflicht und mit Sicherheit eine der angenehmeren Termine für das Organisationskomitee im Unternehmen.
Schritt 4: Programm festlegen
Jede Jubiläumsfeier benötigt ihr Programm. Das Programm kann so unterschiedlich sein, wie Firmen sind und ist abhängig von der Ausrichtung der Veranstaltung. Ein festlicher, eleganter Gala-Abend als Höhepunkt des Jubiläumsjahr braucht ein anderes Programm als ein familiäres Sommerfest im Grünen oder ein Wochenende der offenen Tür auf dem gesamten Werksgelände. Je nach Programm müssen Moderatoren, Bands, Sänger, Comedians und Redner organisiert werden, es muss eine Bühne aufgebaut werden, es muss eine Security-Firma beauftragt werden und vieles mehr. Neben den organisatorischen Arbeiten muss natürlich auch zuerst das Programm inhaltlich ausgearbeitet werden.
Meist gehört ein Rückblick und eine Chronik der Firmengeschichte, sowie die Darstellung des Status quo zu den Programmpunkten einer Firmenjubiläumsfeier. Die Erfolge des Unternehmens sollen dargestellt und begreifbar und erlebbar gemacht werden.
Wie das ganze dargestellt wird, kann jedes Unternehmen für sich selbst entscheiden. Das kann eine Rede sein, eine Bildershow, ein eigens gedrehter Unternehmensfilm, eine interaktive Ausstellung, ein Theaterstück, ein Interview…. Der Kreativität sind dabei keine Grenzen gesetzt.
Schritt 5: Die Detail-Planung
Im Vorfeld eines Jubiläums ist jede Menge Grobplanung nötig, um die oben erwähnten Punkte, wie die generelle Ausrichtung und den Stil, den Zeitplan und das Rahmenprogramm festzulegen. Doch genauso ist es wichtig, den detaillierten Ablauf der konkreten Feierlichkeiten zu planen. Für den Tag oder die Tage der Veranstaltungen muss es genaue Ablaufpläne mit den Verantwortlichen geben, damit alles reibungslos funktioniert. Deswegen ist es wichtig eine Detail-Planung zu erstellen, die so genau wie möglich ist. Das stellt sicher, dass das Fest für alle Beteiligten ein unvergessliches Event wird und verhindert, dass es vor Ort ungeplante Überraschungen gibt.
Zur Detail-Planung gehört zum Beispiel auch, dass alle Helfer gebrieft sind und genau wissen, was sie tun müssen. Dazu sollte es etwa eine Woche vor der Veranstaltung bzw. den Veranstaltungen Termine geben, in dem alle Einzelheiten besprochen werden.
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Schritt 6: Dokumentation der Firmenjubiläumsfeier
Eine gute Firmenfeier soll noch lange im Gedächtnis von Mitarbeitern, Partnern und Kunden bleiben. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die Feier ordentlich dokumentiert wird. Dazu gehören Bilder, Berichte und eine Nachlese. Manche Firmen geben auch eine eigene Festschrift oder eine Chronik heraus. Eine Jubiläumsfeier ist eine perfekte Gelegenheit, um die Presse einzubinden und im Vorfeld und im Nachhinein von sich reden zu machen und kostenlose PR zu erhalten. All diese Dinge müssen im Vorfeld geplant werden, damit das Event eine „runde Sache“ ist und auch im Nachhinein noch erlebbar ist.
Fazit: Die perfekte Firmenfeier
Die perfekte Firmenfeier auszurichten ist ein großes Projekt und muss sorgfältig geplant werden. Eine stilvolle und elegante Feier wird der Unternehmensleitung, den Mitarbeitern und Gästen lange in Erinnerung bleiben und stellt einen Höhepunkt im Jubiläumsjahr dar. Wichtig ist es, mit der Planung frühzeitig zu beginnen und den Rahmen von Anfang an klar zu definieren. Natürlich ergeben sich im Rahmen der Planung immer wieder Änderungen, allerdings ist eine klare Strategie essenziell. Nur wer eine Vision und einen klaren Projektplan hat, kann gezielt handeln. Bei einem solchen Event ist auch eine Unterstützung durch Profis oder entsprechende Agenturen sinnvoll, um die Feier zu einem Erlebnis für das Unternehmen, seine Mitarbeiter und Gäste werden zu lassen.
