Ein Gala-Abend ist Luxus pur. Das sollte nicht nur der Dresscode, sondern auch das ganze Programm ausstrahlen. Auch wenn der Anlass für eine Spendengala oft ein trauriger ist, sollten die Gäste Spaß haben und auf ihre Kosten kommen. Das bedeutet für den Gastgeber, dass er sowohl bei Essen und Getränken als auch beim Programm großes auffahren muss.
Aber Vorsicht, nicht immer ist ein volles Programm die beste Lösung.
Bei einem Gala-Abend wollen die Gäste nicht nur unterhalten werden. Die meisten Besucher kommen, um zu Netzwerken, sich zu zeigen und ganz nebenbei einen schönen Abend zu verbringen. Hier werden Kontakte geknüpft, Gespräche rund um Business und Privat geführt und verbündete für verschiedene Interessen zusammengeführt. Das ist nicht nur in Hollywood so, sondern auch bei ganz bodenständigen Veranstaltungen, wie einer Spendengala. Diesen Raum sollte man seinen Gästen als Gastgeber auch geben.
Umso wichtiger ist es, dass die einzelnen Programmpunkte auf den Punkt, hochwertig und gut organisiert sind. Denn so bleiben nicht nur die Pausengespräche, sondern auch das Programm und der Gala Abend selbst in Erinnerung.
Das perfekte Programm für einen Gala-Abend
Das Programm für einen Gala Abend und dessen Zusammenstellung ist ein Seiltanz. Hier treffen viele Faktoren aufeinander. Zum einen müssen Budgets eingehalten werden, zum anderen ist es wichtig, einzelne Organisatoren und deren Kapazitäten nicht zu überfordern. Zusätzlich dazu gibt es viele inhaltliche Fettnäpfchen, die es zu umgehen gilt. Dass es auf einer Spendengala für die Welthungerhilfe kein Wettessen geben sollte, braucht an dieser Stelle nicht erwähnt zu werden. Sind allerdings viele verschiedene Personen für die Werbung der Sponsoren, das Buffet und den Ablauf zuständig, können solche Probleme in der Planungsphase durchaus auftreten und sind im Nachhinein schwer zu beheben.
Im besten Fall hat das gesamte Programm ein übergeordnetes Thema als Aufhänger und dieses Thema zieht sich wie ein roter Faden durch den ganzen Abend. Denn nicht nur das Programm sollte sich daran orientieren, sondern auch die Deko und Utensilien von der Einladung, bis hin zu dem Tombola-Geschenken, die die Gäste am Ende mitnehmen
Die Begrüßung
Das etablierte und oft genutzte Programm eines Gala abends, sieht einen kleinen Umtrunk zu Beginn vor. Wichtig ist, hier tatsächlich rechtzeitig vorbereitet zu sein. Denn genau, wie die Tatsache, dass immer jemand zu spät kommt, ist es auch ein unausgesprochenes Gesetz, dass immer jemand zu früh kommt. Die Gäste werden schon während ihrer Ankunft mit Sekt und wahlweise Orangensaft verköstigt und können sich dann langsam zu ihren Plätzen begeben. So entstehen keine peinlichen Pausen und jeder hält schon mal etwas in der Hand.
Entertainment
Bei einem Gala Abend wollen die Gäste etwas erleben. Es kommt gar nicht darauf an, ob es sich um einen Musik Act, einen Zauberkünstler oder eine Tanzshow handelt. Wichtig ist, dass das Entertainment auf den Punkt ist und der ganze Abend nicht damit überladen wird. Im besten Fall sorgt ein Moderator für ein Grundrauschen den kompletten Abend hinweg. Gleiches gilt für die musikalische Untermalung des Programms. Programmpunkte könnten unter anderem sein:
- Ein Sänger oder eine Sängerin
- eine Liveband
- Lightpainter
- Zauberkünstler
- Jongleure
- eine Tombola
- verschiedene Redner
- Bekanntgabe von Spendenergebnissen und vieles mehr
Hole Dir jetzt profesionelle Hilfe
Um die einzelnen Programmpunkte untereinander gut abzustimmen, sollte es einen festen und realistischen Zeitplan geben. Dieser sollte von jemandem mit Gala Erfahrung ausgearbeitet werden. Denn oft stimmen die Angaben der Künstler leider nicht mit der Realität überein. Redner überziehen ihre Redezeiten und am Ende hinkt man dem Plan zulasten der letzten Programmpunkte hinterher.
Geld für eine gute Sache sammeln
Nicht jede Gala ist auch wirklich eine Spendengala. Trotzdem kann der Anlass genutzt werden, um Gutes zu tun. Mittlerweile gehört es zum guten Ton, bei einer Gala um Spenden für eine vorher ausgewählte Sache zu bitten. Wer eine Gala mit Herz und Verstand nutzen möchte, der kann diese also zum Sammeln von Spenden für sein Herzensprojekt nutzen, ohne zu betteln. Das Sammeln der Spenden kann durch eine Tombola geschehen oder einfach nur durch die Möglichkeit Geld zu spenden. Hier gibt es die verschiedensten Möglichkeiten das Publikum damit zu unterhalten die Spenden zu sammeln. So können einzelne Dinge, die vorher von Sponsoren zur Verfügung gestellt werden, zum Beispiel live versteigert werden. Es ist auch möglich Lose für eine Tombola zu verkaufen und diese dann live zu ziehen und die Preise zu verteilen. Wichtig ist es, dass bereits zu Beginn der Veranstaltung und im besten Fall schon auf der Einladung bekannt gegeben wird, wer von den Einnahmen profitiert. Hier sind Themen, die ans Herz gehen und Kinder oder Tiere betreffen eigentlich immer gut. Das Spendenergebnis kann oft erst am nächsten Tag bekannt gegeben werden, weil es noch bis spät in die Nacht möglich ist zu spenden.
Für eine Spendengala gilt oft folgender Beispielablauf:
- Spendengala eröffnen, gegebenenfalls hierbei schon die verschiedenen
- Möglichkeiten zu spenden erörtern (Stichwort: anonym)
- Hilfsprojekte vorstellen
- Spenden durch eine Tombola, Versteigerungen oder ähnliches generieren
Spendenergebnis vorstellen
hat sich jemand besonders bewährt gemacht rund um die vorgestellten Hilfsprojekte oder sticht ein Hilfsprojekt besonders heraus, kann auch ein Ehrenpreis ausgelobt werden.
Der Ehrenpreis, Auszeichnungen und auch Tombolapreise können von Unternehmern aus der näheren Umgebung oder auch anderen Spendern stammen. Diese zu sammeln sollte im Vorfeld tatsächlich auch als Zeitaufwand mit eingeplant werden.
Die Redner
Eine Gala, egal ob offizielle Spendengala oder nicht, hat immer einen thematischen Hintergrund und einen tieferen Zweck. Dieser sollte auf der Bühne auch kommuniziert und dem Publikum vermittelt werden. Zudem muss irgendjemand auch als Person hinter der Einladung und als dankender Mensch für das Entgegennehmen der Spenden zur Verfügung stehen. Somit stehen die ersten beiden Redner des Abends schon fest. Auch wenn mehrere Redner geplant sind, sollte es einen Moderator geben, der durch die Veranstaltung führt und für die Gäste den roten Faden im Programm bildet. Dieser kann die einzelnen Redner ankündigen und – ganz wichtig – notfalls auch freundlich abwürgen, wenn Redezeiten zu weit überschritten werden.
Inhaltlich kommen verschiedene Personengruppen als Redner für eine Gala infrage:
- Sponsoren, die besonders Große Preise gegeben haben.
- Menschen, die mit dem Zweck der Veranstaltung verbunden sind. Eine Krankenschwester aus dem Hospiz oder ein Tierschützer, der von vor Ort berichten kann.
- Politiker, die mit dem Zweck der Spenden verbunden sind oder ihn sich auf die Fahne geschrieben haben.
- Vertreter der begünstigten Vereine oder Organisationen, die das Spendenergebnis symbolisch in Empfang nehmen.
- Veranstalter oder Menschen, die sich im Vorfeld sehr bewährt haben.
Wenn der Veranstalter selbst die Spendengala nicht eröffnet oder mit dem Spendenergebnis schließt, sollte dieser zumindest kurz die Gelegenheit nutzen und irgendwann im Laufe des Abends auf die Bühne treten und den Beteiligten „Sponsoren, Organisatoren, Helfern, Kellnern und Köchen und vielen mehr“ danken.
Was du also bei einer Spendengala unbedingt beachten sollten:
- Das Thema eines Galaabends sollte rechtzeitig festgelegt werden. Denn nur dann können Punkte, wie das Programm, das Aussehen und der Inhalt der Einladung und auch die einzelnen Redner sich daran orientieren.
Dieser Beitrag könnte dich auch interessieren
Danach kann dann das Programm unter Beachtung folgender Punkte geplant werden:
- Die technische Ausstattung und eventuell auch eine notwendige Bühne rechtzeitig bestellen.
- Sponsoren für Sachpreise sollten über das Thema (zum Beispiel Kinder, Tierschutz, eine bestimmte Krankheit …) informiert und thematisch passend ausgewählt werden
- Zeitliche Abfolge mit Puffern für Auf- und Abbau planen.
- Zeit für Small Talk einbauen.
- Programmpunkte thematisch abstimmen.
- Moderator für den kompletten Abend bestimmen, der auch die einzelnen Redner ankündigt.
- Das Spendenergebnis sollte im Auge behalten werden, um zumindest eine grobe Hausnummer geben zu können, am Ende des Abends.
Oft wird es noch kein genaues Spendenergebnis zur Bekanntgabe geben, wenn die letzte Rede gehalten wird und die ersten Gäste die Veranstaltung verlassen. Dann kann auch ein aktuelles Spendenergebnis als Stand der Dinge bekannt gegeben werden. Das wird den Gästen ausreichen. Wenn diese einen unterhaltsamen Abend hatten, werden sie sich freuen, noch einmal etwas obendrauf zu legen und das endgültige Spendenergebnis am nächsten oder übernächsten Tag in der Zeitung zu lesen.