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11 einfache Steps für die perfekte Planung des Firmenjubiläums

11 einfache Steps für die perfekte Planung des Firmenjubiläums

Lesezeit: 10 Minuten

Die letzten zehn Jahre sind einfach so verflogen und nun steht es an: Das Firmenjubiläum. Ein freudiger Anlass, die vergangenen Jahre Ihres Unternehmens Revue passieren zu lassen und mit Ihren Mitarbeitern, Kollegen und Kunden zu feiern. Ein dickes, rotes Kreuz sollte den Termin in Ihrem Kalender markieren, denn das Jubiläum bietet Ihnen die Möglichkeit, die Verbundenheit von Partnern und Mitarbeitern mit Ihrem Unternehmen weiter zu stärken.

Um eine gelungene Firmenfeier auf die Beine zu stellen, solltest du einige Dinge beachten. Angefangen mit dem Motto der Party, dem Catering, bis hin zum Unterhaltungsprogramm ist eine konsequente Planung von Vorteil. So verlierst du nicht den Überblick und kannst den Abend deines Jubiläums entspannt genießen.

Mit diesen 11 einfachen Steps für die perfekte Planung des Firmenjubiläums hast du die perfekte Checkliste an der Hand, damit deine Feier ein voller Erfolg wird!

1. Das richtige Motto wählen

Wie sagt man so schön: Jede gute Party braucht ein Motto! In Verbindung mit deinem Firmenjubiläum ist das Motto weniger im eigentlichen Sinne zu verstehen, sondern eher als Ziel. Natürlich bleibt es dir überlassen, ob du der Feier ein Motto, wie zum Beispiel Unterwasserwelt oder Maskenball, gibst.

Überlege dir im Vorfeld, was du mit deiner Jubiläumsfeier erreichen willst. Möchtest du deine Mitarbeiter motivieren? Kunden und Partner für dich gewinnen oder das Image deines Unternehmens öffentlich wirksam steigern? Je nachdem für was du dich entscheidest, solltest du zum Beispiel Posten für Werbeausgaben oder Geschenke für deine Mitarbeiter in der Budgetplanung berücksichtigen.

Im Folgenden findest du einige Beispiele von Zielvorhaben für dein Firmenjubiläum:

  • Das Image des Unternehmens stärken
  • Die Mitarbeiter motivieren
  • Eine große Ankündigung mit der Feier verbinden (zum Beispiel ein neuer Standort, neues Produkt)
  • Kooperationen mit Partnern und Kunden vertiefen

Mache dir ausreichend Gedanken zu diesem Punkt. Ein Ziel für die Feier zu haben, hilft dir bei allen weiteren Punkten der Planung.

Canva - Man Holding Filled Champagne

2. Beziehe deine Mitarbeiter ein

Den Grundpfeiler des Erfolgs deines Unternehmens, bilden deine Mitarbeiter. Auch wenn du bereits ein Ziel für die Jubiläumsfeier gesetzt hast, solltest du deine Belegschaft in die Planung mit einbeziehen. Schließlich soll der Spaß für alle Beteiligten an erster Stelle stehen.

Nehme die Meinungen und Anregungen der einzelnen Mitarbeiter grundsätzlich positiv auf und versuche, die gesammelten Ideen mit in deinen Planungsprozess aufzunehmen. Nicht jeder Impuls eignet sich zur Verwendung, du bekommst trotzdem einen guten Überblick über die Grundstimmung bezüglich der geplanten Veranstaltung.

Eine Eingebung von außen kann dir auch helfen, wenn du bei der Planung auf dem Schlauch stehst oder dir das Kerngeschäft wenig Zeit lässt, dich mit dem Jubiläum zu beschäftigen.

3. Die Budgetplanung

Einer der wichtigsten Punkte bei der Planung deines Firmenjubiläums ist das Budget. Lege im Vorfeld fest, was du an Mitteln für die Veranstaltung bereitstellen willst. Wenn du dir bereits ein Ziel für die Feier überlegt hast, kannst du dir eine Liste mit den Dingen erstellen, die du zum Erreichen dieses Ziels benötigen. Brauchst du eine umfangreiche Werbekampagne? Musst du für die Veranstaltung Künstler buchen oder benötigst du eine große Location, falls du mehr Personen einplanst?

Einige der aufkommenden Fragen bei deiner Kostenplanung lassen sich beantworten, indem du die ungefähre Anzahl an Gästen kennst. Feierst du nur mit deinen Mitarbeitern, ist die Gästeliste schnell geschrieben. Lädst du noch Partner, Kunden und weitere Personen ein, solltest du die Liste entsprechend ergänzen.

Plane ungefähr 20 Prozent deines Budgets für unvorhergesehene Umstände ein. Es kann immer passieren, dass in letzter Minute ein Künstler oder Dienstleister abspringt und du auf die Schnelle keine gleichpreisige oder günstigere Alternative auftreiben kannst. Investiere ausreichend Zeit in die Budgetplanung, damit du auf der finanziell sicheren Seite bist.

4. Die Art der Veranstaltung

Je nachdem welches Motto und welche Zielgruppe dein Firmenjubiläum hat, sollte die Art und Weise der Feier geplant werden. Feierst du nur mit deiner Belegschaft und das Betriebsklima in deinem Unternehmen ist eher entspannt, eignet sich ein lockeres Frühstück unter Kollegen eher als ein anspruchsvolles Dinner.

Die Art der Veranstaltung entscheidet ebenfalls den Umfang. Hier hilft dir wieder dein vorher festgelegtes Motto als roter Faden für deine Feier. Ein weiterer Faktor in der Entscheidung ist deine Branche. Für ein Versicherungsunternehmen ist ein edles Gala Dinner mit großem Empfang der richtige Weg. Ein kleines, mittelständiges Handwerksunternehmen fährt besser mit einem Sommerfest unter freiem Himmel.

Du kennst deine Branche, Mitarbeiter, Partner und Kunden am besten. Recherchiere auch gerne, wie deine Konkurrenz die letzte Jubiläumsfeier ausgerichtet hat. All diese Erkenntnisse lässt du in die eigene Planung einfließen.

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5. Die Rahmenbedingungen klären

Beginne frühzeitig mit der Planung deines Firmenjubiläums. Das Datum, an dem sich die Gründung deines Unternehmens jährt, kommt nicht über Nacht.

Beginne mindestens ein halbes Jahr im Vorfeld mit der Planung der Feierlichkeiten. Viele Bands, Künstler und Locations haben volle Terminkalender und benötigen eine entsprechende Vorlaufzeit. Lege also frühzeitig einen Termin für die Veranstaltung fest.

Mache dir Gedanken über die Rahmenbedingungen deiner Feier. Plane zum Beispiel ein Grillfest, dein Jubiläum liegt allerdings im Februar, solltest du den Tag der Veranstaltung in den Sommer verlegen. Je früher du einen Termin festlegst, desto sicherer bist du in deiner Planung.

6. Den passenden Veranstaltungsort finden

Steht die Grundidee deiner Betriebsfeier, kannst du sich auf die Suche nach dem idealen Veranstaltungsort machen.

Bevor Sie Ihre Fühler in die Welt ausstrecken und nach externen Locations suchen, können Sie abstecken, ob Ihre eigenen Räumlichkeiten eventuell alles hergeben, was Sie für Ihre Feier brauchen. Für ein ausgiebiges Frühstück mit der gesamten Belegschaft, reicht Ihr großer Besprechungsraum vielleicht aus oder der Platz auf Ihrem Firmengelände ist ideal für ein Sommerfest mit großem Festzelt.

Planen Sie eine Großveranstaltung mit umfangreichem Programm, sollten Sie nach einer Location Ausschau halten, die die technischen Gegebenheiten abdeckt. Machen Sie sich eine Liste mit allen Anforderungen an den Veranstaltungsort:

  • Ist eine Bühne vorhanden?
  • Kann die notwendige Veranstaltungstechnik mit gemietet werden?
  • Bietet die Location ausreichend Platz
  • Ist in der Vermietung auch die Bewirtung inbegriffen?
  • Ist die Location dem Anlass entsprechend?

Machen Sie sich unbedingt selber ein Bild von der Location und holen Sie sich verschiedene Angebote ein. Bei einer sehr großen Jubiläumsfeier kann es hilfreich sein, eine Eventagentur zu engagieren.

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7. Essen und Getränke – Für Verpflegung sorgen

Damit Ihre Gäste Ihre Jubiläumsfeier nicht hungrig und durstig wieder verlassen, sollte für eine entsprechende Verpflegung gesorgt sein. Für die Organisation von Essen und Getränken gibt es unzählige Möglichkeiten und Anbieter.

Feiern Sie in Ihren eigenen Räumlichkeiten oder die gemietete Location bietet keine Bewirtung an, dann können Sie auf einen Catering-Service zurückgreifen. Dieser unterstützt Sie bei der Auswahl der passenden Speisen und der Art der Verpflegung. Der Klassiker für Firmenfeiern ist nach wie vor das warme und kalte Buffet. Wünschen Sie ein Essen a la carte, lässt sich das ebenfalls realisieren. In der Regel legen die Caterer einen Pauschalpreis pro Person fest.

Die Getränke für Ihre Feier bekommen Sie von jedem örtlichen Getränkehandel auf Kommission, Sie zahlen also nur die tatsächlich verbrauchten Getränke. Der Getränkehändler hat Erfahrung mit der Versorgung von Veranstaltungen unterschiedlichster Größen und bietet meistens auch das nötige Equipment, wie Zapfanlagen, Theken oder ganze Getränkewagen an.

8. Die Gäste unterhalten mit dem richtigen Programm

Damit Ihre Jubiläumsfeier ein voller Erfolg wird, sollte für gute Unterhaltung gesorgt sein. Je nach Art der Veranstaltung, benötigen Sie ein komplettes Unterhaltungsprogramm oder es reicht eine musikalische Untermalung durch einen DJ oder eine Band.

Haben Sie für Ihre Veranstaltung ein Bühnenprogramm mit verschiedenen Programmpunkten geplant, kann ein professioneller Moderator Ihre Feier durch den Abend begleiten. Die Verantwortung für einen strukturierten Programmablauf delegieren Sie einfach ab.

Häufig bieten Veranstaltung DJs auch die Moderation einer Feier an. Auf diese Weise ist die musikalische Überbrückung von Pausen gewährleistet. Die Auswahl der Musik sollte ebenfalls dem Anlass entsprechend sein. Entscheiden Sie sich für eine Live-Band, sollten Sie sich im Vorfeld ein Demo-Reel geben lassen, um entscheiden zu können ob der Musikstil zu Ihrer Feier passt.

Eine immer beliebter werdende Entertainment Variante ist das Engagement eines Magiers, der Ihre Gäste verzaubert. Ein absoluter Publikumsliebling ist der Mentalmagier, der die Zuschauer mit verblüffenden Tricks zum Staunen bringt.

9. Für die Erinnerung – Die Jubiläumsfeier festhalten

Sie sollten Ihr Firmenjubiläum in jedem Fall dokumentieren lassen. Die Fotos und Videos Ihrer Firmenfeier sind nicht nur eine schöne Erinnerung an einen außergewöhnlichen Tag beziehungsweise Abend, sondern auch ideales Marketing-Material, welches Sie über Ihre Kommunikationskanäle verbreiten können.

Für die Fotos Ihrer Jubiläumsfeier, sollten Sie unbedingt einen professionellen Fotografen engagieren, der hochwertige Aufnahmen Ihrer Veranstaltung macht. Nicht nur Ihre Marketing-Abteilung freut sich über qualitativ gute Bilder. Auch Ihre Gäste möchten sich Ihre Firmenfeier noch einmal anhand von Fotos in Erinnerung rufen. Ein Fotoband ist ein perfektes Follow-Up Geschenk für alle Teilnehmer der Veranstaltung.

Eine großartige Möglichkeit Ihr Firmenjubiläum festzuhalten, sind Filmaufnahmen. Ein professionelles Kamerateam begleitet Ihre Veranstaltung und erstellt aus den entstandenen Aufnahmen ein Veranstaltungsvideo.

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10. Stilvolle Einladungen erstellen und versenden

Das Firmenjubiläum ist ein großartiger Anlass zu Feiern. Die Einladungen sollten dementsprechend hochwertig gestaltet und gedruckt werden.

In den meisten Fällen engagieren Sie bereits einen Grafikdesigner für Ihre Print- und Digitalsachen. Er kennt Ihre Corporate Identity und kann die Einladungen entsprechend diesen Richtlinien erstellen. Bewerben Sie Ihr anstehendes Jubiläum, sollten Sie die Einladungen an die Kampagne angleichen, um ein einheitliches Erscheinungsbild zu unterstreichen.

Die Einladungen zu Ihrer Jubiläumsfeier sollten rechtzeitig versendet werden, damit die eingeladenen Gäste genügend Zeit haben, sich den Termin freizuhalten. Egal auf welchem Weg Sie die Einladungen verschicken, sollte es eine einfache Zu- oder Absage Möglichkeit geben. Nur wenn Sie wissen, wie viele Gäste kommen, können Sie Ihre Veranstaltung entsprechend planen.

11. Die Party kann starten

Es ist soweit: Sie haben alles gut strukturiert geplant und auf den Weg gebracht. Die Location ist dekoriert, die Musiker haben alles aufgebaut und auch der Caterer steht in den Startlöchern, das Essen auf die Tische zu bringen. So langsam trudeln die ersten Gäste ein und Ihnen wird bewusst, dass die Party nun losgeht.

Vermutlich sind Sie zu Beginn damit beschäftigt Ihre Gäste zu begrüßen und eröffnen die Feier mit einer kleinen Rede. Jetzt ist Ihr Moment, auf die erfolgreichen, vergangenen Jahre Ihres Unternehmens zurückzuschauen und einen Ausblick auf die vielen noch kommenden zu geben.

Vergessen Sie bei all dem Organisationsstress nicht, Ihre eigene Feier zu genießen. Lassen Sie die Eindrücke auf sich wirken und nehmen Sie sich die Zeit, mit Ihren Mitarbeitern, Partnern und Kunden auf die erfolgreiche Zusammenarbeit anzustoßen.

Fazit

Die Organisation einer Jubiläumsfeier steht und fällt mit Ihrer Planung. Mit einem gesunden Maß an Struktur und vor allem einem frühzeitigen Angehen der Aufgabe, wird Ihre Firmenfeier zu einem Erfolg.
Mit diesen 11 einfachen Steps für die perfekte Planung des Firmenjubiläums, steht auch Ihrer Veranstaltung nichts mehr im Weg.