Der Tag der offenen Tür ist für Unternehmen die optimale Gelegenheit, sich in der Öffentlichkeit zu präsentieren und in entspannter Atmosphäre die Kundenbindung zu stärken. Mit kreativen Mitmachaktionen werden die Besucher integriert und die kleinsten Gäste beschäftigt.
PR-Veranstaltungen für den Tag der offenen Tür
Mit der richtigen PR-Veranstaltung werden am Tag der offenen Tür alle Gäste angesprochen. Ein solches Event ist die beste Möglichkeit, das Unternehmen bekannter zu machen und potenziellen Kunden die Dienstleistungen und Produkte näherzubringen. Noch wichtiger als die PR ist aber eine zündende Idee: Eine Mitmachaktion, die den Gästen Spaß macht und über die noch lange geredet wird. Aufmerksamkeit in der Lokalpresse oder in den sozialen Medien ist kostenlose Werbung, die das Unternehmen ins rechte Licht rückt und den Tag der offenen Tür zum vollen Erfolg macht.
Die Mitmachaktionen am Tag der offenen Tür müssen einige Anforderungen erfüllen. Die wichtigsten kurz zusammengefasst:
- thematisch zum Unternehmen passend
- Aktionen mehrmals wiederholen
- Aktionen müssen gut geplant sein
- junge und ältere Gäste ansprechen
- Aufmerksamkeit in der Lokalpresse erregen
Das Unternehmen thematisch einfangen
Eine gute Mitmachaktion muss thematisch zum Unternehmen passen und die Zielgruppe erreichen. Umso besser, wenn die Mitmachaktion über den Tag der offenen Tür hinaus für Gesprächsstoff sorgt, denn mit Aktionen, die Aufmerksamkeit erregen, hebt sich das Unternehmen von der Konkurrenz ab. Dabei darf natürlich auch das Budget nicht vergessen werden. Bewirtung, Dekoration und Co. sind nur einige Kostenfaktoren, die es zu berücksichtigen gilt.
Oft wird eine Gästeliste erstellt. Stammkunden und Gäste aus der Branche genießen eine hohe Priorität und können mit einer gelungenen Mitmachaktion noch enger an das Unternehmen gebunden werden. Wenn externe Parteien einbezogen werden, etwa der Hüpfburg-Vertrieb oder ein prominenter Gast, müssen im Vorfeld Angebote studiert und verglichen werden. Größere Unternehmen realisieren dies meist über Veranstaltungsportale oder treten mit den jeweiligen Ansprechpartnern frühzeitig in Kontakt. Am großen Tag gibt es dann keine Überraschungen.
Ein geregelter Ablauf am großen Tag
Der Ablauf am Tag der offenen Tür will gut geplant sein. Die verschiedenen Programmpunkte sollten sich mehrmals wiederholen, damit auch später eintreffende Gäste sich alles ansehen können. Möglich ist beispielsweise eine kleine Schnitzeljagd durch die Räumlichkeiten, bei der sich neu dazukommende Gäste den bestehenden Gruppen anschließen. Je flexibler die Programmgestaltung, desto wohler fühlen sich die Gäste und desto besser kann den Besuchern die Firmenidee nähergebracht werden.
Der Ablauf wird in der Regel mindestens ein bis zwei Wochen vor dem Event festgelegt. Dann bleibt noch ausreichend Zeit, um Einladungen zu versenden, das Firmengelände vorzubereiten und Angebote von Veranstaltern einzuholen. Außerdem lässt sich mit dem entsprechenden Puffer spontan auf Planänderungen reagieren. Deshalb sollte immer ein Entertainer als Backup gebucht werden, falls der ursprüngliche Plan nicht zustande kommt. Es empfiehlt sich, alle Gespräche frühzeitig abzuschließen und mit den Planungen des eigentlichen Events zu beginnen. Auf dem Event bieten sich dann kreative Mitmachaktionen an – zum Beispiel eine Dia- oder Filmvorfürhung oder eine Zaubershow, der die Besucher bewohnen können.
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Dia- oder Filmvorführungen, Zauberer oder Hüpfburg: kreative Mitmachaktionen am Tag der offenen Tür
Eine gelungene Dia- oder Filmvorführung oder eine Zaubershow machen den Tag der offenen Tür in jedem Fall zum vollen Erfolg. Vor allem der Zauberer ist aufgrund des Spektakels ein beliebter Gast am Tag der offenen Tür. Der Profi kann die Gäste unterhalten, während im Hintergrund die nächste Präsentation vorbereitet wird. Gleichzeitig wird noch das Firmenlogo präsentiert und sorgt bei den Gästen direkt für eine positive Bindung zum Produkt. Im Freien bieten sich Gaukler oder Stelzenläufer an, die den Gästen Abwechslung von Produktpräsentationen oder Rundgängen versprechen.
Oder eine kleine Tombola, bei der die Besucher Preise gewinnen können. Bei der Gelegenheit verschenken viele Unternehmen Werbeartikel, aber auch kleine Reisen oder Geschenkkörbe, um bei den Gästen in guter Erinnerung zu bleiben. Es muss in jedem Fall sichergestellt sein, dass die Gäste sich auf dem Event wohlfühlen. Deshalb gilt es, den Gästen auch bei der Tombola gute Gewinnchancen zu bieten – und sei der Preis nur eine Tasse mit Firmenlogo.
Bei Schnitzeljagd und Co. gilt aber: zuvor festlegen, was den Gästen vom Unternehmen gezeigt werden soll. Eine komplette Werksführung ist in der Regel nicht möglich. Sinnvoller ist es, sich auf die für die Besucher interessantesten Bereiche zu konzentrieren.
Tipp: ein Kreuzworträtsel kann Begriffe enthalten, die mit dem Unternehmen zu tun haben. Möglicherweise können die Besucher die Antworten bei einem Rundgang durch die Räumlichkeiten herausfinden. Bevor es losgeht, kann eine kleine Ansprache gehalten werden. Bei der Gelegenheit lassen sich erste Besucherfragen beantworten auf die Mitmachaktionen aufmerksam machen.
Für Besucher interessant ist auch der Produktionsablauf, vor allem wenn aktiv daran teilgenommen werden kann. Unter Aufsicht können die Gäste dann per Knopfdruck eine Maschine starten oder vergleichbares. Die Mitmachaktionen sollten die Besucher so gut wie möglich in die Abläufe integrieren und dadurch ihr Interesse wecken. Natürlich machen sich auch Tombola oder Kreuzworträtsel gut.
Kleine Aktionen statt großes Spektakel
Das Ziel des Tages der offenen Tür ist es, das Unternehmen zu präsentieren. Der Unterhaltungsteil sollte diesem Zweck dienen, das Event aber keinesfalls zum großen Spektakel umfunktionieren. Wichtig ist eine gute Balance zwischen Information und Entertainment. Eine angemessene musikalische Untermalung und eine gute Bewirtung der Gäste verstehen sich am Tag der offenen Tür von selbst.
Kinder lassen sich wunderbar mit einem Mal- oder Bastelwettbewerb beschäftigen. Auch ein Kreuzworträtsel ist eine tolle Beschäftigungsmöglichkeit für alle Altersgruppen.
Der Zeitplan sollte festgesetzt, aber flexibel sein, damit spontan auf Besucherwünsche eingegangen werden kann. Aktuell beliebt sind auch Aktionen mit Umweltbezug. Eine Fragestunde zum Thema etwa, bietet sich vor allem für Unternehmen in der Branche an, ist aber auch für andere Firmen interessant, die neue Kunden aus diesen Bereichen gewinnen möchten.
Oder der Klassiker: einen Prominenten einladen, der eine neue Maschine einweiht oder eine kurze Rede hält. Umso besser, wenn die Besucher noch ein Autogramm bekommen können. Das lockt oft auch Interessierte von außerhalb an, die sich durch einen interessanten Programmplan als Kunden gewinnen lassen. Es lohnt sich, auf dem aktuellen Stand zu bleiben und zeitgemäße Mitmachaktionen zu wählen.
Tipp: den Weg durch das Unternehmen gut ausweisen. Private oder möglicherweise gefährliche Bereiche gilt es, sichtbar abzutrennen. Außerdem muss das notwendige Personal für den Gästeandrang vorhanden sein. Je nach Größe des Events werden Hostessen, ein Sicherheitsdienst oder Rettungsärzte benötigt.
Die Planung
Der Tag der offenen Tür sollte dazu dienen, das Unternehmen zu präsentieren. Gleichzeitig müssen aber die Interessen der Besucher bedient werden. Das gelingt mit einem gut abgestimmten Programm und spannenden Mitmachaktionen. Es gilt, frühzeitig ein Projektteam zu bilden, um die einzelnen Programmpunkte abzustimmen und zu klären, wer wofür zuständig ist. Auch ein Budget sollte frühzeitig festgelegt werden. Die Aktionen müssen sich preislich natürlich in einem angemessenen Rahmen bewegen. Besser sind ohnehin kleine Aktionen, die Spaß machen, ohne das gesamte Event zu einem großen Spektakel zu machen. Am Tag der offenen Tür ist auch ein Motto willkommen. Das kann eine tolle Leitidee oder ein Aufhänger sein, der das Interesse der Gäste weckt und damit für neue Kunden sorgt. Außerdem wird die Presse auf das Event aufmerksam und schickt womöglich selbst einen Reporter oder Fotografen vorbei. Das bedeutet wiederum kostenlose Werbung und Aufmerksamkeit.
Falls vorhanden, sollten die Aktionen mit einem PR-Fachmann besprochen werden. Gemeinsam mit dem Profi lassen sich individuelle Ideen und Konzepte ausarbeiten, die zum Unternehmen passen und die Gäste ansprechen.
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Nach dem Event: die Presse informieren
Nachdem das Event gelaufen ist, informiert eine kurze Pressemitteilung über das Event und setzt den Tag der offenen Tür in Perspektive. Die treusten Helfer dürfen gerne auch noch mit einem kleinen Dankeschön entlohnt werden. Zuletzt gilt es, die Veranstaltung noch einmal Revue passieren zu lassen. Welche Mitmachaktion war besonders erfolgreich? Welche Programmpunkte können noch optimiert werden? Beim nächsten Event lassen sich die Verbesserungen direkt einbringen. Spätestens eine Woche nach dem Event wird an die geladenen Gäste oft noch ein persönliches Dankesschreiben verschickt. Wenn im Rahmen des Tages der offenen Tür ein neues Produkt eingeweiht wurde, ist der Dankeschön-Brief die richtige Gelegenheit, noch einmal darauf aufmerksam zu machen.
