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Eventvermarktung – so spricht sich deine Veranstaltung erfolgreich herum!

Eventvermarktung – so spricht sich deine Veranstaltung erfolgreich herum!

Lesezeit: 8 Minuten

Ein Event, über das geredet wird, hat garantiert seine Zielgruppe erreicht. Leider schöpfen viele Veranstalter ihre Möglichkeiten der Eventvermarktung nicht voll aus. Das bedeutet Kosten für die Vorbereitung, die sich nicht wieder bezahlt machen. Die folgenden Tipps helfen dabei, den Saal beim nächsten Nightlife garantiert zu füllen.

Analoge Eventvermarktung: Trotz Internet unverzichtbar

Wer früher zur Disco oder zum Clubabend geladen hat, gab dafür ausschließlich Werbematerial in gedruckter Form aus. Möglich für die Bekanntmachung war höchstens noch das Medium Telefon. Heutzutage laufen Bekanntmachungen zu großen Teilen online ab. Doch die Zielgruppe reagiert trotz digitalisierter Welt weiterhin positiv auf die klassische Eventvermarktung über Druckmedien:

Canva - Person Using Macbook

Flyer und Broschüren

Flyer lassen sich kostengünstig in großer Menge drucken. Allerdings ist die Wirkung bei der Vermarktung von Veranstaltungen im Vergleich zu anderen Maßnahmen gering. Es müssen also sehr viele Flyer vorbereitet werden. Ausgelegt werden sie möglichst an verschiedenen Stellen statt nur im eigenen Unternehmen. Zeitlich ist der Erinnerungswert über Flyer flüchtig. Es ist deshalb empfehlenswert, einen Teil der Flyer gleich bei Terminfestlegung und einen Teil erst wenige Tage vor dem Event an die Zielgruppe zu verteilen. Broschüren haben im Vergleich zum Flyer einen höheren Erinnerungswert. Allerdings sind sie kostenintensiver und somit nur in begrenzter Menge für die Eventvermarktung sinnvoll. Broschüren sollten zeitlich erst nach den Flyern ausgegeben werden. Denn so lässt sich das Interesse über eine nähere, bildreiche Beschreibung des Events steigern.

Persönliche Empfehlung

Die beste Vermarktung für ein Event jeder Art ist das berühmte „Hörensagen“. Dafür wendet sich der Veranstalter am besten an befreundete Unternehmen, die eigenen Mitarbeiter oder interessierte Menschen in der nahen Umgebung des Events. Gut besucht sind beispielsweise Reisebüros oder kommunale Infozentren. Allerdings wird ein solcher Personenkreis nur bei der Eventvermarktung helfen, wenn vom Veranstalter eine Belohnung winkt. Bewährt hat sich dafür das Angebot von Prämien. Zum Beispiel winkt dem Mitmachenden ein Gutschein für einen Onlineshop oder eine Menge eigener Tickets zu geringerem Preis oder sogar kostenlos ab einer bestimmten Verkaufszahl. Alternativ kann diese Art der persönlichen Empfehlung für die Eventvermarktung weiterer Events benutzt werden. Derjenige, der beim Verkauf mithilft, könnte beispielsweise schon vor Terminbekanntgabe im Bonussystem für Tickets der nächsten Veranstaltung vorgemerkt werden.

Bessere Bekanntheit durch digitale Eventvermarktung

Die Vermarktung über analoge Kanäle ist regional nur begrenzt wirksam. Deshalb bilden Flyer, Broschüren und Empfehlungen nur einen Teil für erfolgreiches Marketing. Eine eigene Website ist die Basis für jedes digitale Marketing. Doch eine Website allein füllt noch keinen Saal beim nächsten Nightlife:

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Social Media als Kanäle für die Eventvermarktung

Am besten gelingt Eventvermarktung über mehrere digitale Kanäle. Wer als Veranstalter ein Event ankündigt, nutzt dafür am besten die verschiedenen Social Media Möglichkeiten (Facebook, Instagram usw.). Als erfolgversprechend hat es sich erwiesen, das Marketing durch die Gründung einer bestimmten Gruppe online anzukurbeln. Schnell werden immer mehr potenzielle Teilnehmer aufmerksam. Es entstehen Fragen, die nicht unbedingt an den Veranstalter gerichtet werden. Der zeitliche Aufwand für Social Media muss nicht hoch sein. Es genügt, sich einmal täglich alle Kommentare und Fragen anzusehen. Jedoch muss gewährleistet sein, dass ab Bekanntgabe des Termins die genutzten Kanäle ständig besucht werden. Selbst, wenn gerade keine Antwort nötig ist, steigert sich das Interesse durch eigene Kommentar und sorgt so für die gewünschte Bekanntheit bei der Zielgruppe.

Details zum Termin besprechen

Bei der Bekanntgabe des Termins müssen die wichtigsten Eckdaten schon preisgegeben werden. Aber im Laufe der Vorbereitungen nehmen mögliche Teilnehmer begierig weitere Details auf. Auch Fotografien von den Räumlichkeiten des Events oder Beispielbilder vorangegangener Veranstaltungen fördern die Neugier. Besonders intensiv sollten solche Details in der letzten Woche vor dem Termin ergänzt werden. Bewährt hat sich zum Beispiel ein Countdown („nur noch x Tage bis…“) oder ein Mitzählen bereits verkaufter Tickets („nur noch x Tickets…“). Damit sich der Veranstalter um das Programm für sein Event kümmern kann, sollte ein Mitarbeiter ausschließlich für die digitale Eventvermarktung eingesetzt werden.

Diskussionen am Laufen halten

Ganz automatisch kommt es zu Diskussionen über Events. Vor allem kritische Kommentare sollte der Veranstalter beobachten. Aber Achtung: Das Unternehmen sollte sich jedoch möglichst nicht selbst in die Diskussion einbringen. Das kann zeitlich sehr aufwändig werden und führt nicht zum Ziel der Maßnahmen. Finden gar keine Diskussionen statt, lassen diese sich durch eigene Anregungen in knappen Worten anstoßen. Denn wichtig für die Eventvermarktung ist die Aktualität von Aussagen einer Seite. Nicht nur die Zielgruppe, sondern auch Suchmaschinen bewerten dies als vorteilhaft. Automatisch ist also auch der technische Faktor über Website und Social Media Kanäle erfüllt.

Vor und nach dem Event im Gespräch bleiben

Die Nacht ist um, die Gäste daheim. Doch mit einem krönenden Abschluss ist das Marketing nicht beendet. Aus den Gesprächen hinterher lässt sich gut ablesen, ob Maßnahmen der Vermarktung erfolgreich waren oder welche besser für die erreichten Zielgruppen künftig verändert werden sollten. So bleiben Veranstalter und Teilnehmer dauerhaft im Gespräch:

Canva - Marketing Strategy

Nachbereitung online

Die Nachbereitung einer Veranstaltung ist wichtig für den künftigen Erfolg. Ein Dankeschön an die Teilnehmer kommt online sehr gut an. Wieder peppen Schnappschüsse von der Veranstaltung diese Wirkung auf. Die noch vorhandene Euphorie der Zielgruppe lässt sich wenige Stunden nachher besonders gut für neue Terminankündigungen nutzen. Doch die Nachbereitung online hat noch einen weiteren Zweck. Jetzt zeigt sich, welche Maßnahmen in etwa welchen Prozentsätzen am effektivsten waren. Auch Marketing, das kaum oder wenig ankam, wird dadurch genauer beleuchtet.

Nachbereitung analog

Nach der Veranstaltung ist auch Zeit, analoge Maßnahmen zu analysieren. Welche Terminankündigung war erfolgreich, wie viele Personen der Zielgruppe wurden tatsächliche Teilnehmer? Am einfachsten lässt sich das durch Feedback der Besucher messen. Bewährt haben sich Stimmungszettel, auf denen über Smileys und anonym Aspekte wie Stimmung, Service, Ambiente usw. bewertet werden. Eine andere Methode sind im digitalen Zeitalter Angebote der Abstimmung per PC. Dieser kann Momentaufnahmen schon während der Veranstaltung liefern.

Statistik für gutes Eventmarketing

Zeit und Ideen sind für jede Veranstaltung wichtig. Auch die Kosten müssen möglichst effizient für Marketing und Ausgestaltung eingesetzt werden. Was an Investitionen am besten zum Erfolg geführt hat, muss akribisch verglichen werden. Die eigene, passive Statistik lässt sich durch den Kontakt mit der Zielgruppe nach jedem Event vervollständigen:

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Statistische Werte durch Nachfragen konkretisieren

War der Tag oder Abend (oder die Nacht) gut besucht und reichten alle Maßnahmen für einen vollen Saal aus, sollte der Kontakt zur Zielgruppe nicht abreißen. Vor allem online bietet sich die Nachfrage nach Gefallen oder Verbesserungsvorschlägen an. Denn: Nach dem Event ist vor dem Event. Wer würde von den Gästen wiederkommen, wer fühlt sich weniger gut aufgehoben? Was könnte die Teilnehmer an einer Folgeveranstaltung besonders reizen? Die eigene Website und Social Media Kanäle sind der richtige Ort für eine Nachfrageaktion. Die Fragen sollten sich mit wenigen Klicks beantworten lassen. Gleichzeitig erfahren die Interessenten auf diesem Weg von den nächsten Terminen. Beispielsweise kann der Veranstalter Reservierungen vormerken.

Aktuelles Event für die Vermarktung der nächsten Veranstaltung nutzen

Wer regelmäßig Veranstaltungen ausrichtet, kann schon beim Ticketverkauf darauf aufmerksam machen. Zum Beispiel hilft ein kleiner Terminkalender als Randcoupon auf dem Ticket beim Vormerken. Gute Reaktionen lassen sich auch durch den Doppeltverkauf erzielen. Das bedeutet: Der Teilnehmer kauft ein Ticket für das jetzige Event und bekommt das für den nächsten Termin zu einem reduzierten Preis. Natürlich gilt das Frühbucher-Angebot nur für einen bestimmten Zeitraum. Oder es wird nur eine begrenzte Zahl der Folgetickets angeboten. Solche Maßnahmen erzielen die beste Aufmerksamkeit in den ersten Tagen, höchstens zwei bis drei Wochen danach. Über Social Media stößt dies den gewollten Effekt „Hast du schön gehört?“ an. Je nach Zuspruch können spätere Rabatt- oder Sonderaktionen alles weitere Marketing immer wieder in Erinnerung bei der Zielgruppe bringen.

Fazit:

Eventvermarktung ist ein wichtiger Teil bei der Vorbereitung von Veranstaltungen. Klassische Maßnahmen wie Flyer oder persönliche Empfehlungen erreichen durch die gleichzeitige Onlinewerbung viel mehr Teilnehmer. Hat der Veranstalter erst einmal Aufmerksamkeit bekommen, muss er für gute Erfolgsaussichten auch mit der Zielgruppe auf Social Media Kanälen im Kontakt bleiben. Durch geschickte Vermarktung wird der Saal auch bei den nächsten Veranstaltungen garantiert nicht leer bleiben.