Tipps und Tricks, um Druckkosten zu minimieren

Auch wenn viel am Bildschirm sichtbar ist, vieles lässt sich besser ausgedruckt lesen, zb Korrekturen Foto: © Unsplash

Gerade für kleine und mittelständische Betriebe, aber auch für große Unternehmen stehen die typischen Kosten stets im Fokus. Denn das Einsparungspotenzial bei einigen Punkten ist enorm. Allen voran die Aufwendungen für die Kommunikation. Doch auch die Druckkosten liegen schnell einmal bei zwei bis vier Prozent vom Umsatz. Dabei ist es nicht schwer, in diesem Bereich viel Geld zu sparen. 

Hohe Kosten für den Druck laut IDC-Studie

Wer im Schnitt mit drei Prozent Druckkosten rechnet, der hat bei einem Umsatz von 100.000 Euro entsprechend 3.000 Euro nur für diese Position ausgegeben. Das legt eine IDC-Studie in Deutschland dar. Eine Summe, mit der man als Gewerbetreibender sicher etwas anderes anfangen könnte. Gleiches gilt im Übrigen für eine Vielzahl von Bereichen. Denn auch im privaten Umfeld können Druckkosten entstehen, die sich minimieren lassen. Oder aber bei der Existenzgründung eines eigenen Onlineshops, der dennoch mit Offline-Werbung an Bekanntheit gewinnen will. 

•  Augen auf beim Druckerkauf

Das Minimieren der Druckkosten beginnt bereits beim Kauf eines Druckers. Denn diese unterscheiden sich in den Verbrauchszahlen doch recht häufig untereinander. So ist zum einen der Stromverbrauch eines Gerätes interessant. Insbesondere die Kosten für die Energie die anfallen, wenn er im Bereitschaftsmodus verbleibt. Drucker, die sich also bei Nichtgebrauch selbsttätig ausschalten, helfen Energiekosten zu senken. Hier gibt es im Übrigen entsprechende Labels wie den Blauen Engel oder den Energy Star. Einzelheiten zu den technischen Besonderheiten finden sich in den Details der Drucker selbst. Hier findet sich dann meist auch der eigentliche Verbrauchswert. Dieser gibt einen Einblick darauf, wie viel ein Farbdruck oder ein Druck in Schwarz-Weiß kostet. 

•  Nachfüllpatronen und günstige Tinte

Als zweiter Tipp, um die Druckkosten zu senken, gilt es einen Blick auf die verfügbaren Tintenpatronen, Kartuschen oder Toner zu werfen. Hier gibt es diverse Optionen und Möglichkeiten. Neben den Originalen der Hersteller bieten sich heute ebenfalls Refill-Experten an. Oder aber man wählt gleich einen zuverlässigen Service wie Tonerpartner. Ein Unternehmen, das seit mehr als 25 Jahren dafür sorgt, dass die zufriedenen Kunden mit frischen Tintenpatronen und Tonern versorgt werden. Doch ebenfalls werden hier gebrauchte wieder befüllt oder auf Wunsch die Rebuilt-Varianten wieder aufbereitet. Da das alles zu besten Preisen angeboten wird, lohnt sich ein Blick auf das Angebot sowie die Möglichkeiten. Auch im Kontext eines Neukaufs des Druckers rentiert es sich bei einem Anbieter wie TonerPartner nachzusehen, mit welchen Kosten für einsatzbereite Druckerpatronen oder Toner zu rechnen ist. 

Wichtig:   Vorsicht vor günstige Tintenkartuschen aus China

Chinesische Händler sind bekannt dafür, gängige Preise deutlich zu unterbieten. Gleiches gilt bei Tintenpatronen. Hier finden sich zuweilen Tintenkartuschen-Bundles, bei denen eine Einzelne dann nur noch knapp einen Euro kostet. Dies kann im Einzelfall viel Geld sparen, ebenso, wie andere "Billigpatronen". Allerdings muss dabei stets bewusst sein, dass professionelle Drucke mit hochwertigen Farben nicht zu erreichen sind. Schließlich mangelt es diesen im Regelfall an Verarbeitungsqualität sowie an der Qualität der Pigmente. Wer also ein Business betreibt und entsprechend einen guten Eindruck hinterlassen will, sollte von solchen Optionen die Finger lassen. 

Verbrauch des Papiers optimieren

Ein weiterer hoher Anteil an den Druckkosten hat neben der Tinte oder dem Toner vor allem der Papierverbrauch. Insofern gilt es beim Papierkauf die Usability zu hinterfragen. Muss es das hochwertig gebleichte Papier sein oder kann ebenfalls auf einem umweltfreundlichen Recyclingpapier gedruckt werden? Letzteres ist entsprechend kostengünstiger und reduziert die Kosten pro Druck merklich. Zudem kann der Verbrauch durch einige interessante Kniffe gesenkt werden. 

 Beide Seiten nutzen und Druckbereich festlegen:  

Eine der am besten funktionierenden Maßnahmen, um Papier zu sparen, ist die Duplex-Funktion. Moderne Drucker mit einem automatischen Papiereinzug verfügen über diese Option, die es ermöglicht, Papier von beiden Seiten zu bedrucken. Somit lässt sich der Papierverbrauch um die Hälfte reduzieren, was einen deutlichen Kostenfaktor ausmacht.   Ebenfalls hilfreich ist es, vor dem Druckauftrag den Bereich zu definieren, in dem das Ausgewählte ausgegeben werden soll. Hier lässt sich oftmals viel optimieren, sodass die Gesamtanzahl von Seiten minimiert wird. Insbesondere bei Excel-Tabellen kann das Umschalten von Hoch- auf Querformat Vorteile bringen. Selbstverständlich nur überall dort, wo das auch Sinn ergibt. 

Anpassung der Schriftart und deren Größe:  

Darüber hinaus hilft es, die genutzte Schriftart zu überdenken. Denn je nach Art und Größe verbrauchen diese mehr oder weniger Platz auf der Seite. Entsprechend kann mit einer Umstellung, die nur wenig an dem optischen Eindruck ändert, viel Platz gespart werden. Ebenso gibt es Schriftstile, die generelle weniger Tinte verbrauchen. Einschlägige Magazine etwa haben herausgefunden, dass «Arial» 31 Prozent mehr Tinte verbraucht als «Century Gothic». 

Verwendungszweck abwägen:

Zudem ist es sinnvoll zu überprüfen, für welchen Zweck ein Druck erfolgen soll. Denn im sogenannten "Entwurfsmodus" wird deutlich weniger Tinte verwendet als beim herkömmlichen Ausdruck. Jedoch ist immer noch alles gut lesbar und selbst Grafiken sind okay. Für eine hochwertige Präsentation eignet sich diese Druckart zwar nicht, für die reguläre Aufbewahrung aber als Beispiel schon. Ein ganz ähnliches Ergebnis liefern im Übrigen Konzeptdrucke. Hierbei wird nur der Text gedruckt. Grafische Darstellungen werden ignoriert. Auch diese spart Tinte und Papier, da weniger Platz nötig ist. 

Mitarbeitern das Sparpotenzial näherbringen  

All diese Maßnahmen helfen freilich nur wenig, wenn die Angestellten sie nicht umsetzen oder umsetzen können, da ihnen die nötigen Informationen fehlen. Insofern ist es von eminenter Wichtigkeit, diese entsprechend zu schulen und ihnen die Möglichkeiten aufzuzeigen. Dabei geht es nicht allein um den Punkt des Einsparungspotenzials bei den Druckkosten, sondern ebenfalls um umwelttechnische Aspekte.   Denn der Verbrauch von Tinte und Toner sowie von Papier belastet die Umwelt massiv. Langfristig gedacht, lassen sich mit den genannten Maßnahmen Ressourcen einsparen, was wiederum der Natur zugutekommt. Insofern hilft das Umsetzen von im Grunde kleinen Dingen in vielen Bereichen. Dabei kann es ebenfalls helfen, für die zur Verfügung stehenden Drucker unterschiedliche Profile anzulegen. Eines, mit dem hochwertige Druckstücke erstellt werden können und ein anderes, welches auf ein Einsparungspotenzial getrimmt ist. So kann der Mitarbeiter stets selbst entscheiden, mit welcher Konfiguration er seinen nächsten Druck ausführt.