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Tipps 💻 erfolgreiche Online-Meetings im Homeoffice 📎 2021

Wertvolle Tipps für erfolgreiche Meetings – auch im Homeoffice.

Durch die Covid19-Pandemie arbeiten immer mehr Arbeitnehmer*innen von zu Hause aus. Stadtleben.de präsentiert einige wertvolle Tipps, wie das Online-Meeting auch im Home-Office gelingt und worauf es dabei ankommt.

Bildschirmübertragung – Privates bleibt privat

Eine wichtige Funktion kann die Bildschirmübertragung darstellen. Somit könnt ihr ganz leicht Euren Bildschirm mit den anderen Teilnehmern teilen und die Sachverhalte verdeutlichen. Aber Achtung: Euer Desktop sollte vorher aufgeräumt werden. Dies vermeidet unangenehme Situationen, in denen Eure Kollegen private Bilder oder Nachrichten zu Gesicht bekommen. Schließt also alle Fenster, die Eure Kollegen nichts angehen und öffnet schon vorher alle Meeting-relevanten Dateien.

Das äußerliche Erscheinungsbild – Hemd statt Jogginghose

Auch wenn Zuhause der Wohlfühlfaktor eine große Rolle spielt, solltet Ihr auf eine angemessene Kleidung achten. Jogginghosen und Kapuzenpullover also lieber für den Feierabend bereitlegen und für das Meeting das Hemd beziehungsweise die Bluse wählen. Ähnlich wie bei einem Tag im Büro, sollten Sie auch vor dem Arbeitsbeginn am heimischen Schreibtisch, das Bad besucht haben. Nehmen Sie sich die Zeit, um sich nach dem Aufstehen zu waschen, die Zähne zu putzen und sich zu frisieren, denn halb verschlafen im Online-Meeting zu sitzen macht ganz sicher keinen guten Eindruck.

Der Arbeitsplatz im Homeoffice – Aufräumen ist angesagt

Euer Arbeitsplatz sollte ordentlich und aufgeräumt sein und so wenig Ablenkung wie möglich bieten. Aber nicht nur der Blick auf den Schreibtisch zählt: Sobald eine Videokonferenz ansteht, ist vor allem der Bereich hinter dem Schreibtisch entscheidend. Herrscht hinter Euch das Chaos und Kinderspielzeug oder die Socken von gestern liegen noch herum, dann macht das einen sehr unprofessionellen eindruck. Euer Home-Office-Arbeitsplatz sollte also, genauso wie der Raum dahinter, wenig Ablenkung bieten und auch bei spontanen Meetings vorzeigbar sein.

Ein gute Kommunikation – Ist das A und O

Eine gute Kommunikation ist einer der Schlüssel für ein erfolgreiches Online-Meeting. Je mehr Mitarbeiter an Eurem Online-Meeting teilnehmen, desto schneller kann es zu einem Durcheinander kommen und wichtige Themen können untergehen. Damit dies nicht passiert, empfehlen wir Euch Funktionen wie “Melden” oder “Redebedarf” zu nutzen. Die gängigen Programme (Zoom, Skype etc.) beinhalten solche Funktionen, die ein ruhiges und strukturiertes Meeting ermöglichen. Unser Tipp zur Vermeidung von Störungen: Lasst das Mikrofon ausgeschaltet, bis Ihr Redezeit habt.

Essen & Trinken – Besser in den Pausen

Schmatzende und schlürfende Meetingteilnehmer stören und wirken darüber hinaus sehr unprofessionell! Daher plant Eure Mahlzeiten um die Meetings herum, am besten in den Pausen. Das ist nicht nur viel gesunder, sondern schafft Euch auch Raum für die wichtigen Pausen in einem langen Home-Office-Tag. Für die meisten wahrscheinlich selbstverständlich, trotzdem möchten wir nicht unerwähnt lassen, dass während der Arbeitszeit strenges Alkoholverbot herrscht. Stellt Euch lieber Kaffee, Tee und Wasser bereit und hebt Euch das Feierabendbierchen für den Feierabend auf.

Haltung einnehmen – Und ins passende Licht rücken

Achtet immer darauf, dass Ihr an einem geeigneten Schreibtisch sitzt. Auch wenn Bett und Couch natürlich viel bequemer sind, ist der aufrechte Sitz essenziell für ein professionelles Meeting. Wichtig ist auch, die Kamera so auszurichten, dass sie hauptsächlich Euren Kopf und Eure Schultern zeigen. Ein wichtiger Faktor um Euch bei Eurer Videokonferenz ins passende Licht zu rücken, ist die Beleuchtung: Achtet darauf, dass ich weder überbelichtet seid noch im dunklen sitzt. Wir empfehlen - wenn möglich - das Tageslicht zu nutzen.

Internetverbindung – Nutzt Orte mit stabilem WLAN

Vor der geplanten Video-Konferenz solltet Ihr rechtzeitig sicherstellen, dass Eure Internetverbindung stabil ist, da eine schlechte Internetverbindung unweigerlich zu Störungen des Meetings führen. Daher führt Eure Video-Konferenzen am besten zu Hause oder an einem anderen Ort mit stabilem WLAN und nicht im Auto oder Zug. Testet neben der Verbindung vorab auch Bild- und Ton-Qualität, um Überraschungen zu Meeting-Beginn zu vermeiden.

Rechtzeitige Ankündigung – Vermeidet Verspätungen

Wenn Ihr das Meeting plant und organisiert, ist es ganz wichtig, dieses rechtzeitig anzukündigen. Eine gute Kommunikation über Datum und Uhrzeit vermeidet Verspätungen oder gar Versäumnisse. Wenn Ihr alle Teilnehmer bereits eine Woche vor dem Meeting einladet, ermöglicht dies eine gute Vorbereitung und bessere Planbarkeit.

Störungen vermeiden – Soweit möglich

Nur schnell ein Paket für den Nachbarn annehmen und dann ruft auch noch die Freundin oder der Freund an, um das Abendessen zu besprechen. Derartige Störungen sind No-Gos während eines Online-Meetings. Alle Teilnehmer werden es Euch danken, wenn Ihr die Störungen so weit es möglich ist unterbindet. Auch, wenn wir natürlich wissen, dass das in Zeiten von Homeschooling und geschlossenen Kitas nicht immer möglich ist, wollen wir Euch diesen Tipps für ein ungestörtes Meeting ans Herz legen.

Strukturierte Agenda – Ermöglicht eine gute Vorbereitung

Um allen Teilnehmern eine gute Vorbereitung auf das Meeting zu ermöglichen, empfehlen wir die Erstellung einer strukturierten Agenda. Dadurch hat jeder den genauen Ablauf vorliegen und kann vor Beginn bereit Fragen oder Beiträge vorbereiten, sodass das Meeting reibungslos, flüssig und strukturiert abläuft.

Vermeidung von Multitasking – Mails vorher prüfen

Nur schnell eine Mail oder eine WhatsApp-Nachricht beantworten? Nein! Das stört nicht nur die eigene Konzentration, sondern signalisiert den anderen Teilnehmern auch, dass das Meeting für Euch keine Priorität hat. Am besten, Ihr bearbeitet Eurer Postfach schon vor dem anstehenden Meeting, sodass Ihr ungestört daran teilnehmen könnt und passende Nachrichten, die einen Beitrag zum Meeting-Thema leisten können, bereits vorliegen habt.

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