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Tipps đŸ’» erfolgreiche Online-Meetings im Homeoffice 📎 2021

Wertvolle Tipps fĂŒr erfolgreiche Meetings – auch im Homeoffice.

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© Pexels - Life of Pix

Durch die Covid19-Pandemie arbeiten immer mehr Arbeitnehmer*innen von zu Hause aus. Stadtleben.de prÀsentiert einige wertvolle Tipps, wie das Online-Meeting auch im Home-Office gelingt und worauf es dabei ankommt.

Unsere Vorstellungen und Empfehlungen

Benenne einen FacilitatorLeitet das Meeting

Bestimmt eine Person, die das Hosting fĂŒr das Online-Meeting verantwortet, den Raum hĂ€lt und durch das Meeting fĂŒhrt. Idealerweise ist diese Person nicht inhaltlich involviert oder hĂ€lt sich zurĂŒck.

BildschirmĂŒbertragungPrivates bleibt privat

Eine wichtige Funktion kann die BildschirmĂŒbertragung darstellen. Somit könnt ihr ganz leicht Euren Bildschirm mit den anderen Teilnehmern teilen und die Sachverhalte verdeutlichen. Aber Achtung: Euer Desktop sollte vorher aufgerĂ€umt werden. Dies vermeidet unangenehme Situationen, in denen Eure Kollegen private Bilder oder Nachrichten zu Gesicht bekommen. Schließt also alle Fenster, die Eure Kollegen nichts angehen und öffnet schon vorher alle Meeting-relevanten Dateien.

Das Ă€ußerliche Erscheinungsbild Hemd statt Jogginghose

Mann, Hemd, Meeting, Kaffeetasse © Pexels - Andrea Piacquadio
Meeting im Bett © Pexels - Samson-Katt
Onlinemeeting im Sakko © Pexels - Vanessa Garcia
Auch wenn Zuhause der WohlfĂŒhlfaktor eine große Rolle spielt, solltet Ihr auf eine angemessene Kleidung achten. Jogginghosen und Kapuzenpullover also lieber fĂŒr den Feierabend bereitlegen und fĂŒr das Meeting das Hemd beziehungsweise die Bluse wĂ€hlen. Ähnlich wie bei einem Tag im BĂŒro, sollten Sie auch vor dem Arbeitsbeginn am heimischen Schreibtisch, das Bad besucht haben. Nehmen Sie sich die Zeit, um sich nach dem Aufstehen zu waschen, die ZĂ€hne zu putzen und sich zu frisieren, denn halb verschlafen im Online-Meeting zu sitzen macht ganz sicher keinen guten Eindruck.

Der Arbeitsplatz im HomeofficeAufrÀumen ist angesagt

Arbeitsplatz © Pexels - Jaqueline Kelly
Arbeitsplatz © Pexels - Olia Danilevic
Arbeitsplatz © Pexels - Pixabay
Euer Arbeitsplatz sollte ordentlich und aufgerÀumt sein und so wenig Ablenkung wie möglich bieten. Aber nicht nur der Blick auf den Schreibtisch zÀhlt: Sobald eine Videokonferenz ansteht, ist vor allem der Bereich hinter dem Schreibtisch entscheidend. Herrscht hinter Euch das Chaos und Kinderspielzeug oder die Socken von gestern liegen noch herum, dann macht das einen sehr unprofessionellen eindruck. Euer Home-Office-Arbeitsplatz sollte also, genauso wie der Raum dahinter, wenig Ablenkung bieten und auch bei spontanen Meetings vorzeigbar sein.

Ein gute Kommunikation Ist das A und O

Eine gute Kommunikation ist einer der SchlĂŒssel fĂŒr ein erfolgreiches Online-Meeting. Je mehr Mitarbeiter an Eurem Online-Meeting teilnehmen, desto schneller kann es zu einem Durcheinander kommen und wichtige Themen können untergehen. Damit dies nicht passiert, empfehlen wir Euch Funktionen wie “Melden” oder “Redebedarf” zu  nutzen. Die gĂ€ngigen Programme (Zoom, Skype etc.) beinhalten solche Funktionen, die ein ruhiges und strukturiertes Meeting ermöglichen. Unser Tipp zur Vermeidung von Störungen: Lasst das Mikrofon ausgeschaltet, bis Ihr Redezeit habt.

Essen & TrinkenBesser in den Pausen

Essen am Arbeitsplatz © Pexels - Toni Schnagl
Essen am Arbeitsplatz © Pexels - Toni Schnagl
Pizza am Schreibtisch © Pexels - Creative Vix
Schmatzende und schlĂŒrfende Meetingteilnehmer stören und wirken darĂŒber hinaus sehr unprofessionell! Daher plant Eure Mahlzeiten um die Meetings herum, am besten in den Pausen. Das ist nicht nur viel gesunder, sondern schafft Euch auch Raum fĂŒr die wichtigen Pausen in einem langen Home-Office-Tag. FĂŒr die meisten wahrscheinlich selbstverstĂ€ndlich, trotzdem möchten wir nicht unerwĂ€hnt lassen, dass wĂ€hrend der Arbeitszeit strenges Alkoholverbot herrscht. Stellt Euch lieber Kaffee, Tee und Wasser bereit und hebt Euch das Feierabendbierchen fĂŒr den Feierabend auf.

Haltung einnehmenUnd ins passende Licht rĂŒcken

© Pexels - Nappy
FĂŒĂŸe auf dem Tisch, Arbeitsplatz © Pexels - Tony Schnagl
Arbeiten im Bett © Pexels - Samson Katt
Achtet immer darauf, dass Ihr an einem geeigneten Schreibtisch sitzt. Auch wenn Bett und Couch natĂŒrlich viel bequemer sind, ist der aufrechte Sitz essenziell fĂŒr ein professionelles Meeting. Wichtig ist auch, die Kamera so auszurichten, dass sie hauptsĂ€chlich Euren Kopf und Eure Schultern zeigen. Ein wichtiger Faktor um Euch bei Eurer Videokonferenz ins passende Licht zu rĂŒcken, ist die Beleuchtung: Achtet darauf, dass ich weder ĂŒberbelichtet seid noch im dunklen sitzt. Wir empfehlen - wenn möglich - das Tageslicht zu nutzen.

InternetverbindungNutzt Orte mit stabilem WLAN

Vor der geplanten Video-Konferenz solltet Ihr rechtzeitig sicherstellen, dass Eure Internetverbindung stabil ist, da eine schlechte Internetverbindung unweigerlich zu Störungen des Meetings fĂŒhren. Daher fĂŒhrt Eure Video-Konferenzen am besten zu Hause oder an einem anderen Ort mit stabilem WLAN und nicht im Auto oder Zug. Testet neben der Verbindung vorab auch Bild- und Ton-QualitĂ€t, um Überraschungen zu Meeting-Beginn zu vermeiden.

Kurze Denk- & EnergiepausenSorgt fĂŒr mehr Motivation

FĂŒhre zwischen den Sitzungen Zentrierungs-Übungen durch, zum Beispiel einmal tief ein- und ausatmen und sich aufrichten. Auch kurze Momente von Stille sind ein wichtiges Mittel um Gesagtes/Erfahrenes zu prozessieren.

Lange Vorstellungs- und Einstiegsrunden vermeiden Kurz und Knapp

„Und was hast du am Wochenende gemacht?“, diese Frage hat wohl jeder schon in einem Online Meeting gestellt bekommen. Was sicherlich nett gemeint ist, kann dennoch schnell ins Langweilige abdriften. Aus Höflichkeit wird diese Frage nicht nur Ihnen, sondern auch den anderen 15 Teilnehmern der Videokonferenz gestellt. Das kann dann schon mal einige Zeit dauern, so dass nicht alle Kollegen die gleiche Aufmerksamkeit wĂ€hrend ihrer ErzĂ€hlung bekommen. Wer trotzdem nicht auf eine Eingangsfrage verzichten möchte, sollte kreativ werden. Frag doch mal am Anfang eines Meetings nach der Lieblingspflanze oder wann das letzte Workout war. Diese Fragen können kurz und knapp beantwortet werden und bringen dich deinen Kollegen vielleicht sogar noch etwas nĂ€her.

Notizen machen Sicher ist sicher

Was in Offline Meetings gilt, kann auch in Online-Besprechungen nicht verkehrt sein. In digitalen Konferenzen werden oft viele Themen besprochen, da nicht alle Arbeitsteams jeden Tag zusammen kommen. Um die erwarteten Ergebnisse des Meetings zu erzielen, d.h die Zusammenarbeit zu verbessern und die Unternehmensleistung zu verbessern, ist es hilfreich, in bestimmten Aspekten einige kurze Notizen zu machen. Daher könnt Ihr euch sicher sein, dass Ihr keinen wichtigen oder zeitkritischen Job verpasst habt. Legt euch vor dem Meeting bereits Stift und Papier bereit, so mĂŒsst Ihr wĂ€hrend des Meetings nicht in der Schreibtischschublade herumkramen.

Rechtzeitige AnkĂŒndigungVermeidet VerspĂ€tungen

Wenn Ihr das Meeting plant und organisiert, ist es ganz wichtig, dieses rechtzeitig anzukĂŒndigen. Eine gute Kommunikation ĂŒber Datum und Uhrzeit vermeidet VerspĂ€tungen oder gar VersĂ€umnisse. Wenn Ihr alle Teilnehmer bereits eine Woche vor dem Meeting einladet, ermöglicht dies eine gute Vorbereitung und bessere Planbarkeit.

Störungen vermeidenSoweit möglich

Nur schnell ein Paket fĂŒr den Nachbarn annehmen und dann ruft auch noch die Freundin oder der Freund an, um das Abendessen zu besprechen. Derartige Störungen sind No-Gos wĂ€hrend eines Online-Meetings.  Alle Teilnehmer werden es Euch danken, wenn Ihr die Störungen so weit es möglich ist unterbindet. Auch, wenn wir natĂŒrlich wissen, dass das in Zeiten von Homeschooling und geschlossenen Kitas nicht immer möglich ist, wollen wir Euch diesen Tipps fĂŒr ein ungestörtes Meeting ans Herz legen.

Strukturierte Agenda Ermöglicht eine gute Vorbereitung

Timeline © Pexels - Pixabay
Strukturiert Arbeiten © Pexels - Startup Stock Photos
Skype © Pexels -Anna Shvets
Um allen Teilnehmern eine gute Vorbereitung auf das Meeting zu ermöglichen, empfehlen wir die Erstellung einer strukturierten Agenda. Dadurch hat jeder den genauen Ablauf vorliegen und kann vor Beginn bereit Fragen oder BeitrĂ€ge vorbereiten, sodass das Meeting reibungslos, flĂŒssig und strukturiert ablĂ€uft.

Teilnehmer direkt ansprechen Sprich deine Kollegen an

In Online Meetings können wir nicht durch Körpersprache vermitteln, wen wir ansprechen möchten oder wem wir eine Frage gestellt haben. Dies fĂŒhrt hĂ€ufig dazu, dass entweder niemand antwortet oder gleich mehrere Teilnehmer gleichzeitig antworten. Das ist dann nicht nur deinem GesprĂ€chspartner unangenehm, sondern es fĂŒhrt auch dazu, dass niemand ein Wort verstehen kann. Daher ist es am besten, die Kollegen direkt mit dem Namen anzusprechen.

Themen vorbereitenEinen Überblick haben

Einer der entscheidenen Nachteile im Home Office: Kleinigkeiten, die einem wĂ€hrend der Arbeit aufffallen, können nicht mal schnell an die Mitarbeiter weitergeben werden. Denn so manche Themen lassen sich viel schneller in einem GesprĂ€ch klĂ€ren, als in einer E-Mail. Daher solltest du dir im Laufe deines Arbeitstags Notizen machen und die Punkte nacheinander im Meeting ansprechen. Denn das hilft dir ebenfalls den Überblick zu behalten, wenn viele Mitarbeitende im Online Meeting aufeinander treffen. Im Eifer des Gefechts kann es schon mal vor kommen, dass wir alle mal schnell vergessen worum es eigentlich gehen sollte. Ein Blick auf deine Notizen kann dir da Abhilfe verschaffen.

Vermeidung von MultitaskingMails vorher prĂŒfen

Nur schnell eine Mail oder eine WhatsApp-Nachricht beantworten? Nein! Das stört nicht nur die eigene Konzentration, sondern signalisiert den anderen Teilnehmern auch, dass das Meeting fĂŒr Euch keine PrioritĂ€t hat. Am besten, Ihr bearbeitet Eurer Postfach schon vor dem anstehenden Meeting, sodass Ihr ungestört daran teilnehmen könnt und passende Nachrichten, die einen Beitrag zum Meeting-Thema leisten können, bereits vorliegen habt.

Videokonferent besser als eine Telefonkonferenz? Das richtige wÀhlen

Video ist nicht immer die Methode der Wahl. Die Frage ist: Was ist der Zweck der Konferenz? Gemeinsames Kennenlernen? DafĂŒr wĂ€re das Video sinnvoll, denn es baut schneller NĂ€he auf. Wird gemeinsam ĂŒber etwas diskutiert? Auch dann ist Video sinnvoll - so wird die Stimme durch Mimik ergĂ€nzt. Wenn es nur darum geht, etwas mitzuteilen, dann reicht es wenn die PrĂ€sentatoren sichtbar sind - der rest hört ohne Video zu. Persönliche GesprĂ€che sind oft auch einfach als Telefonat am effektivsten, vor allem, wenn man einander schon kennt.

Zeitrahmen festlegenproduktiver Arbeiten

Online-Meetings fĂŒhren schnell zum Plaudern. Schließlich sitzt jeder bequem, idealerweise mit einem Kaffee oder Tee daneben. Ideal fĂŒr einen netten Plausch mit den Kollegen, dadurch werden GeschĂ€ftliche Themen schnell in den Hintergrund gerĂŒckt. Im schlimmsten Fall haben die Kollegen nach dem Meeting noch ein Telefonat oder ein andere Besprechung, sodass das eigentliche Thema viel zu kurz kommt. Ein festes Zeitlimit kann dabei helfen, das Wesentliche nicht aus den Augen zu verlieren. Und mit den Kollegen kann man ja auch noch nach Feierabend ein entspanntes PlĂ€uschen per Videochat halten.

Zusammenfassung schreiben und teilenProtokollant auswÀhlen

Ihr seid im Meeting durch zehn verschiedene Themenfelder gerauscht, sodass am Ende gar nicht mehr klar ist, was am Anfang besprochen wurde? Neben der Erstellung von persönlichen Notizen kann es auch hilfreich sein, einen Teilnehmer als Protokollant einzusetzen. Dieser kann im Anschluss an das Meeting eine E-Mail mit den gewonnen Erkenntnissen und jeweiligen Arbeitsschritten an alle Teilnehmer verschicken. Ein Vorteil hierbei sit die Befragung der Mitarbeiter, wie ihnen das Meeting gefallen hat und was das nÀchste Mal besser laufen könnte.

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