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Tipps 💻 erfolgreiche Online-Meetings im Home Office 📎 2023

Wertvolle Tipps für erfolgreiche Meetings – auch im Home Office.

Aufgrund der Covid19-Pandemie arbeiten immer mehr Arbeitnehmer*innen von zu Hause aus. Stadtleben.de präsentiert einige wertvolle Tipps, wie das Online-Meeting auch im Home Office gelingt und worauf es dabei ankommt.

Unsere Vorstellungen und Empfehlungen

Benennt einen Moderator/eine Moderatorin!
Bildschirmübertragung
Das äußerliche Erscheinungsbild
Der Arbeitsplatz im Homeoffice
Ein gute Kommunikation
Essen & Trinken
Haltung einnehmen
Internetverbindung
Kurze Denk- & Energiepausen
Lange Vorstellungs- und Einstiegsrunden vermeiden
Notizen machen
Rechtzeitige Ankündigung
Störungen vermeiden
Strukturierte Agenda
Teilnehmer direkt ansprechen
Themen vorbereiten
Vermeidung von Multitasking
Video- oder Telefonkonferenz?
Zeitrahmen festlegen
Zusammenfassung schreiben und teilen

Benennt einen Moderator/eine Moderatorin! – Struktur im Gespräch

Bestimmt eine Person, die das Hosting für das Online-Meeting verantwortet, den Termin bestimmt und durch das Meeting führt. Idealerweise ist diese Person nicht inhaltlich involviert oder hält sich zumindest inhaltlich zurück.
Dieser Moderator/diese Moderatorin kann Euch helfen, in Meetings oder Diskussionen besser zusammenzuarbeiten, Eure gemeinsamen Ziele zu verstehen und zu planen, wie diese Ziele erreicht werden können.

Bildschirmübertragung – Privates bleibt privat

Eine wichtige Funktion kann die Bildschirmübertragung darstellen. Somit könnt ihr ganz leicht Euren Bildschirm mit den anderen Teilnehmern teilen und die Sachverhalte verdeutlichen. Aber Achtung: Euer Desktop sollte vorher aufgeräumt werden. Dies vermeidet unangenehme Situationen, in denen Eure Kollegen private Bilder oder Nachrichten zu Gesicht bekommen. Schließt also alle Fenster, die Eure Kollegen nichts angehen und öffnet schon vorher alle Meeting-relevanten Dateien.

Das äußerliche Erscheinungsbild – Hemd statt Jogginghose

Auch wenn Zuhause der Wohlfühlfaktor eine große Rolle spielt, solltet Ihr auf eine angemessene Kleidung achten. Jogginghosen und Kapuzenpullover also lieber für den Feierabend bereitlegen und für das Meeting das Hemd beziehungsweise die Bluse wählen. Ähnlich wie bei einem Tag im Büro, sollten Sie auch vor dem Arbeitsbeginn am heimischen Schreibtisch, das Bad besucht haben. Nehmen Sie sich die Zeit, um sich nach dem Aufstehen zu waschen, die Zähne zu putzen und sich zu frisieren, denn halb verschlafen im Online-Meeting zu sitzen macht ganz sicher keinen guten Eindruck.

Der Arbeitsplatz im Homeoffice – Aufräumen ist angesagt

Euer Arbeitsplatz sollte ordentlich und aufgeräumt sein und so wenig Ablenkung wie möglich bieten. Aber nicht nur der Blick auf den Schreibtisch zählt: Sobald eine Videokonferenz ansteht, ist vor allem der Bereich hinter dem Schreibtisch entscheidend. Herrscht hinter Euch das Chaos und Kinderspielzeug oder die Socken von gestern liegen noch herum, dann macht das einen sehr unprofessionellen eindruck. Euer Home-Office-Arbeitsplatz sollte also, genauso wie der Raum dahinter, wenig Ablenkung bieten und auch bei spontanen Meetings vorzeigbar sein.

Ein gute Kommunikation – Das A und O

Eine gute Kommunikation ist einer der Schlüssel für ein erfolgreiches Online-Meeting. Je mehr Mitarbeiter an Eurem Online-Meeting teilnehmen, desto schneller kann es zu einem Durcheinander kommen und wichtige Themen können untergehen. Damit dies nicht passiert, empfehlen wir Euch Funktionen wie “Melden” oder “Redebedarf” zu nutzen. Die gängigen Programme (Zoom, Skype etc.) beinhalten solche Funktionen, die ein ruhiges und strukturiertes Meeting ermöglichen. Unser Tipp zur Vermeidung von Störungen: Lasst das Mikrofon ausgeschaltet, bis Ihr Redezeit habt.

Essen & Trinken – Besser in den Pausen

Schmatzende und schlürfende Meetingteilnehmer stören und wirken darüber hinaus sehr unprofessionell! Daher plant Eure Mahlzeiten um die Meetings herum, am besten in den Pausen. Das ist nicht nur viel gesunder, sondern schafft Euch auch Raum für die wichtigen Pausen in einem langen Home-Office-Tag. Für die meisten wahrscheinlich selbstverständlich, trotzdem möchten wir nicht unerwähnt lassen, dass während der Arbeitszeit strenges Alkoholverbot herrscht. Stellt Euch lieber Kaffee, Tee und Wasser bereit und hebt Euch das Feierabendbierchen für den Feierabend auf.

Haltung einnehmen – Und ins passende Licht rücken

Achtet immer darauf, dass Ihr an einem geeigneten Schreibtisch sitzt. Auch wenn Bett und Couch natürlich viel bequemer sind, ist der aufrechte Sitz essenziell für ein professionelles Meeting. Wichtig ist auch, die Kamera so auszurichten, dass sie hauptsächlich Euren Kopf und Eure Schultern zeigen. Ein wichtiger Faktor um Euch bei Eurer Videokonferenz ins passende Licht zu rücken, ist die Beleuchtung: Achtet darauf, dass ich weder überbelichtet seid noch im dunklen sitzt. Wir empfehlen - wenn möglich - das Tageslicht zu nutzen. Profitipp: untersichtig ist nicht wirklich schön und meist auch nicht schmeichelhaft. Versucht, Eure Kamera möglichst frontal auf Euch gerichtet zu positionieren. Stellt Euren Laptop auf einen Schuhkarton oder einen Stapel Bücher - et voilá!

Internetverbindung – Nutzt Orte mit stabilem WLAN

Vor der geplanten Video-Konferenz solltet Ihr rechtzeitig sicherstellen, dass Eure Internetverbindung stabil ist, da eine schlechte Internetverbindung unweigerlich zu Störungen des Meetings führen. Daher führt Eure Video-Konferenzen am besten zu Hause oder an einem anderen Ort mit stabilem WLAN und nicht im Auto oder Zug. Testet neben der Verbindung vorab auch Bild- und Ton-Qualität, um Überraschungen zu Meeting-Beginn zu vermeiden.

Kurze Denk- & Energiepausen – Sorgt für mehr Motivation

Führe zwischen den Sitzungen Zentrierungs-Übungen durch, zum Beispiel einmal tief ein- und ausatmen und sich aufrichten. Auch kurze Momente von Stille sind ein wichtiges Mittel um Gesagtes/Erfahrenes zu prozessieren.

Lange Vorstellungs- und Einstiegsrunden vermeiden – Kurz und Knapp

„Und was hast du am Wochenende gemacht?“, diese Frage hat wohl jeder schon in einem Online Meeting gestellt bekommen. Was sicherlich nett gemeint ist, kann dennoch schnell ins Langweilige abdriften. Aus Höflichkeit wird diese Frage nicht nur Ihnen, sondern auch den anderen 15 Teilnehmern der Videokonferenz gestellt. Das kann dann schon mal einige Zeit dauern, so dass nicht alle Kollegen die gleiche Aufmerksamkeit während ihrer Erzählung bekommen. Wer trotzdem nicht auf eine Eingangsfrage verzichten möchte, sollte kreativ werden. Frag doch mal am Anfang eines Meetings nach der Lieblingspflanze oder wann das letzte Workout war. Diese Fragen können kurz und knapp beantwortet werden und bringen dich deinen Kollegen vielleicht sogar noch etwas näher.

Notizen machen – Sicher ist sicher

Was in Offline Meetings gilt, kann auch in Online-Besprechungen nicht verkehrt sein. In digitalen Konferenzen werden oft viele Themen besprochen, da nicht alle Arbeitsteams jeden Tag zusammen kommen. Um die erwarteten Ergebnisse des Meetings zu erzielen, d.h die Zusammenarbeit zu verbessern und die Unternehmensleistung zu verbessern, ist es hilfreich, in bestimmten Aspekten einige kurze Notizen zu machen. Daher könnt Ihr euch sicher sein, dass Ihr keinen wichtigen oder zeitkritischen Job verpasst habt. Legt euch vor dem Meeting bereits Stift und Papier bereit, so müsst Ihr während des Meetings nicht in der Schreibtischschublade herumkramen.

Rechtzeitige Ankündigung – Vermeidet Verspätungen

Wenn Ihr selbst das Meeting plant und organisiert, ist es ganz wichtig, dieses rechtzeitig anzukündigen. Eine gute Kommunikation über Datum und Uhrzeit vermeidet Verspätungen oder gar Versäumnisse. Wenn Ihr alle Teilnehmer bereits eine Woche vor dem Meeting einladet, ermöglicht dies eine gute Vorbereitung und bessere Planbarkeit.

Störungen vermeiden – Ablenkung nervt

Nur schnell ein Paket für den Nachbarn annehmen und dann ruft auch noch die Freundin oder der Freund an, um das Abendessen zu besprechen. Derartige Störungen sind No-Gos während eines Online-Meetings. Alle Teilnehmer werden es Euch danken, wenn Ihr die Störungen so weit wie möglich unterbindet.

Strukturierte Agenda – Ermöglicht eine gute Vorbereitung

Um allen Teilnehmern eine gute Vorbereitung auf das Meeting zu ermöglichen, empfehlen wir die Erstellung einer strukturierten Agenda. Dadurch hat jeder den genauen Ablauf vorliegen und kann vor Beginn bereit Fragen oder Beiträge vorbereiten, sodass das Meeting reibungslos, flüssig und strukturiert abläuft.

Teilnehmer direkt ansprechen – Sprich Deine Kollegen an

In Online Meetings können wir nicht durch Körpersprache vermitteln, wen wir ansprechen möchten oder wem wir eine Frage gestellt haben. Dies führt häufig dazu, dass entweder niemand antwortet oder gleich mehrere Teilnehmer gleichzeitig antworten. Das ist dann nicht nur deinem Gesprächspartner unangenehm, sondern es führt auch dazu, dass niemand ein Wort verstehen kann. Daher ist es am besten, die Kollegen direkt mit dem Namen anzusprechen.

Themen vorbereiten – Einen Überblick haben

Einer der entscheidenen Nachteile im Home Office: Kleinigkeiten, die einem während der Arbeit aufffallen, können nicht mal schnell an die Mitarbeiter weitergeben werden. Denn so manche Themen lassen sich viel schneller in einem Gespräch klären, als in einer E-Mail. Daher solltest du dir im Laufe deines Arbeitstags Notizen machen und die Punkte nacheinander im Meeting ansprechen. Denn das hilft dir ebenfalls den Überblick zu behalten, wenn viele Mitarbeitende im Online Meeting aufeinander treffen. Im Eifer des Gefechts kann es schon mal vor kommen, dass wir alle mal schnell vergessen worum es eigentlich gehen sollte. Ein Blick auf deine Notizen kann dir da Abhilfe verschaffen.

Vermeidung von Multitasking – Mails vorher prüfen

Nur schnell eine Mail oder eine WhatsApp-Nachricht beantworten? Nein! Das stört nicht nur die eigene Konzentration, sondern signalisiert den anderen Teilnehmern auch, dass das Meeting für Euch keine Priorität hat. Am besten, Ihr bearbeitet Eurer Postfach schon vor dem anstehenden Meeting, sodass Ihr ungestört daran teilnehmen könnt und passende Nachrichten, die einen Beitrag zum Meeting-Thema leisten können, bereits vorliegen habt.

Video- oder Telefonkonferenz? – Das Passende wählen

Video ist nicht immer die Methode der Wahl. Die Frage ist: Was ist der Zweck der Konferenz? Gemeinsames Kennenlernen? Dafür wäre das Video sinnvoll, denn es baut schneller Nähe auf. Wird gemeinsam über etwas diskutiert? Auch dann ist Video sinnvoll - so wird die Stimme durch Mimik ergänzt. Wenn es nur darum geht, etwas mitzuteilen, dann reicht es wenn die Präsentatoren sichtbar sind - der rest hört ohne Video zu. Persönliche Gespräche sind oft auch einfach als Telefonat am effektivsten, vor allem, wenn man einander schon kennt.

Zeitrahmen festlegen – Produktiver Arbeiten

Online-Meetings führen schnell zum Plaudern. Schließlich sitzt jeder bequem, idealerweise mit einem Kaffee oder Tee daneben. Ideal für einen netten Plausch mit den Kollegen, dadurch werden Geschäftliche Themen schnell in den Hintergrund gerückt. Im schlimmsten Fall haben die Kollegen nach dem Meeting noch ein Telefonat oder ein andere Besprechung, sodass das eigentliche Thema viel zu kurz kommt. Ein festes Zeitlimit kann dabei helfen, das Wesentliche nicht aus den Augen zu verlieren. Und mit den Kollegen kann man ja auch noch nach Feierabend ein entspanntes Pläuschen per Videochat halten.

Zusammenfassung schreiben und teilen – Protokollant auswählen

Ihr seid im Meeting durch zehn verschiedene Themenfelder gerauscht, sodass am Ende gar nicht mehr klar ist, was am Anfang besprochen wurde? Neben der Erstellung von persönlichen Notizen kann es auch hilfreich sein, einen Teilnehmer als Protokollant einzusetzen. Dieser kann im Anschluss an das Meeting eine E-Mail mit den gewonnen Erkenntnissen und jeweiligen Arbeitsschritten an alle Teilnehmer verschicken. Ein Vorteil hierbei sit die Befragung der Mitarbeiter, wie ihnen das Meeting gefallen hat und was das nächste Mal besser laufen könnte.

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