Digitale Software zur Arbeitszeiterfassung nutzen

Lange Zeit war die Vertrauensarbeitszeit gang und gäbe. Doch was sich zunächst nach einem guten Konzept anhört, ist mit einigen Nachteilen verbunden. So erschwert sich die Dokumentation, es ist ein verstärkter Koordinations- und Abstimmungsaufwand notwendig und Überstunden stehen an der Tagesordnung. Und auch veraltete Systeme wie der klassische Stundenzettel sollten im Jahr 2022 längst aus den Büros verbannt werden.  

Stattdessen behelfen sich Arbeitgeber nun mit digitalen Lösungen. Denn mit einer digitalen Software zur Arbeitszeiterfassung können Start- und Endpunkt des Arbeitstages kinderleicht festgehalten werden. Darüber hinaus erleichtern die Programme den Personaleinsatz und zeichnen sich durch umfassende Pluspunkte für den Unternehmensalltag aus. Doch mehr dazu im folgenden Artikel.  

Wann beginnt und endet die tägliche Arbeitszeit?

Mit dem Betreten des Firmengeländes beginnt die Arbeitszeit des Angestellten. Das heißt, dass der Weg zur Arbeit nicht zur täglichen Arbeitszeit gerechnet werden kann. Im Gegensatz dazu werden Toilettenpausen, das Kaffee holen und das Anziehen der Arbeitszeit zu den zu leistenden Stunden gerechnet. Das tägliche Stundenkonto schließt sich, wenn der Arbeitnehmer den Heimweg antritt.  

Durch den pulsierenden Coronavirus hat sich das Homeoffice zu einer immer häufigeren Arbeitsform entwickelt. Am Schreibtisch in den eigenen vier Wänden gelten dieselben Regeln wie im Büro. Das Ein- und Ausschalten des Arbeitscomputers markiert hierbei Start- und Endpunkt des Arbeitstages.

Wer muss die tägliche Arbeitszeit dokumentieren?

Durch das EuGH Urteil vom 14. Mai 2019 wurde festgelegt, dass das Einhalten der Rechte der Arbeitnehmer höchste Priorität haben. Um das Überschreiten der Höchstarbeitszeit zu vermeiden und die Einhaltung der Ruhe- und Pausenzeiten zu gewährleisten, hat jeder EU-Mitgliedstaat dafür Sorge zu tragen, dass die Bestimmungen in den Unternehmen eingehalten werden. In welcher Form dies durchgeführt wird, bleibt den Ländern überlassen.   Deutschland hat sich bis jetzt noch nicht für eine allgemeine Dokumentationspflicht ausgesprochen. Unternehmen sollten sich dennoch lieber früher als später um die notwendigen Vorkehrungen kümmern. Denn die Dokumentationspflicht kommt bereits bei geringfügig Beschäftigten zum Tragen und wird sich in Zukunft auf alle Bereiche der Arbeitswelt ausbreiten.

Digitale Software erleichtert die Arbeitszeiterfassung

Während sich die Dokumentation der Arbeitszeit vor einigen Jahren noch äußerst ungenau und aufwändig gestaltete, hat sich die Lage heutzutage deutlich verbessert. Mit der Hilfe von digitaler Software zur Arbeitszeiterfassung lässt sich der Anfang und Endpunkt eines jeden Arbeitnehmers im virtuellen Raum festhalten. Ein führender Anbieter der Zeiterfassungs- und Dienstplanungssoftware im DACH-Raum ist Papershift.

Das Unternehmen stellte bis heute 200.000 Nutzern eine digitale Lösung für den Personaleinsatz und die Zeiterfassung zur Verfügung. Durch das cloudbasierte Programm ist es sowohl Mitarbeitern im Homeoffice, Angestellten im Außendienst als auch Arbeitnehmern vor Ort möglich, sich zu jeder Zeit dienstbereit zu melden. Dank der innovativen Funktionen und der leichten Bedienung des Programms gehört die Stempeluhr der Vergangenheit an. Wer genauere Informationen zu den Themen “Zeiterfassung und Dienstplanung” möchte, kann der Webseite von Papershift einen Besuch abstatten.

Vorteile der digitalen Arbeitszeiterfassung?

Die deutschen Unternehmen schrecken häufig vor Innovation zurück und halten an den bestehenden Strukturen und Arbeitsabläufen fest. So ist es nicht verwunderlich, dass selbst im Jahr 2022 noch Stundenzettel, Exceltabellen und Stempeluhr zum Einsatz kommen. Die digitale Arbeitszeiterfassung bietet jedoch so überzeugende Argumente, dass ein Wechsel zur Digitalisierung nahezu unausweichlich scheint:

• Flexibilität: Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten ist mit der digitalen Arbeitszeiterfassung kein Problem mehr. Dadurch erleichtert sich auch der Arbeitsalltag für Eltern oder Arbeiter, die sich um einen Pflegefall in der Familie kümmern müssen.
• Sicherheit: Die Arbeitszeiterfassungssoftware verfügt über umfassende Schutzmechanismen, um die persönlichen Daten vor den Blicken Dritter zu verbergen.
• Organisation: Durch die übersichtliche Struktur ist immer klar, welcher Mitarbeiter aktuell zur Verfügung steht. Die Software unterstützt Unternehmen zudem beim Personaleinsatz, der Urlaubsplanung, krankheitsbedingten Ausfällen und der Einhaltung der vorgeschriebenen Höchstarbeitszeit und Pausenregelungen.
• Sparpotential: Mit dem Einsatz der digitalen Zeiterfassungssoftware können personale Ressourcen geschont werden, Kosten für Papier und Druckmaterialien gespart werden und Doppelbesetzungen vermieden werden.