Die Einweihung der neuen Firmen- oder Bürogebäude ist eine gute Gelegenheit, sich bei seinen Mitarbeitern für die bisherige gute Zusammenarbeit zu bedanken und Kunden auf die neue Firmenadresse aufmerksam zu machen. Ist die Firma umgezogen oder wurde das Büro neu gestaltet, ist eine Einweihungsparty zum Einzug so fast schon ein Muss. Je nachdem, in welcher Branche das Unternehmen tätig ist, kann das eine nachmittägliche Party sein oder auch eine kleine Dinner-Party. Eine Party im Büro ist immer eine Herausforderung, kann aber mit einigen Tricks leicht umgesetzt werden. Wie deine Einweihungsparty ein Erfolg wird, erfährst du in diesem Artikel.
Einladung zur Einweihung – eine gelungene Werbung für dein Unternehmen
Ein neues Bürogebäude ist mehr als eine neue Adresse für die Firma. Das neue Büro gemeinsam mit Mitarbeitern, Kunden und Freunden einzuweihen, ist auch eine gute Gelegenheit, Werbung für die eigene Firma zu machen. Die Einladung für die Einweihungsparty sollte deswegen alle erreichen, die von der Neustrukturierung deiner Firma erfahren sollten. Die Einladung kann auch gleich einen Hinweis auf das geplante Programm, sowie einen kleinen Informationstext zu deinem neuen Bürogebäude umfassen. Ein Umzug ist auch eine gute Gelegenheit, am Firmenimage zu arbeiten und neue Angebote für deine Mitarbeiter einzuführen. Verschicke die Einladung für die Einweihung rechtzeitig und auf dem Postweg. Zusätzlich kannst du den wichtigsten Geschäftspartnern eine E-Mail mit einer persönlichen Einladung schicken, um auf deine neuen Räumlichkeiten hinzuweisen.
1. Tipp: Interesse mit der Einladung wecken
Deine Einweihungsparty bietet dir einen geeigneten Rahmen Employer Branding zu betreiben und potentielle Talente als Angestellte anzuwerben. Vielleicht bist du noch auf der Suche nach Verstärkung. Dann solltest du die Gelegenheit ergreifen und die Einladung auch an Personen verschicken, die du gerne als Mitarbeiter in deiner Firma begrüßen würdest. Beim Gang durch die Räumlichkeiten ergibt sich sicherlich das ein oder andere Gespräch, bei dem neue Kontakte geknüpft werden können. Auch Vertreter von Medien sollten, je nach Branche und Firmengröße, unbedingt eingeladen werden. Gestalte die Einladung passend zum Motto und dem Image deiner Firma, um auch unbekannten Gästen einen Eindruck der Firmenkultur zu vermitteln. Die neu gestalteten Räumlichkeiten und eine tolle Einweihungsparty sind eine tolle Werbung für die Firma und ein positives Arbeitsklima.
2. Tipp: Die Einweihungsparty für das Knüpfen neuer Kontakte nutzen
Eine Einweihungsparty hat den Zweck, die neuen Räumlichkeiten vorzustellen. Heutzutage sind ein gutes Arbeitsklima und eine mitarbeiterfreundliche Umgebung selbstverständlich. Das sollte sich auch in deinem Bürogebäude und bei der Einweihungsparty widerspiegeln. Sind größere Konferenzräume oder ein Empfangssaal vorhanden, ist das der perfekte Ort für die Einweihungsparty. Wie die Räumlichkeiten für die Party gestaltet werden, hängt von der Größe, aber auch der Branche ab. In vielen Branchen ist es heute üblich, eine lockere Atmosphäre zu schaffen. In vielen Bereichen werden Feiern eher förmlich gestaltet, was sich auch in der Dekoration und dem Catering widerspiegelt.
Sinnvoll ist es, die Einweihungsparty schon vor dem eigentlichen Einzug abzuhalten. Bevor das Alltagsgeschäft wieder aufgenommen wird und die komplette Ausstattung und Belegschaft umgezogen ist, haben alle beteiligten Mitarbeiter genügend Luft für die Einweihungsparty. Ein Partyteam in der Belegschaft kann die Vorbereitungen erleichtern und die verschiedenen Abteilungen repräsentieren. Sinnvoll ist es trotzdem, einen professionellen Veranstalter mit der Einweihungsparty zu beauftragen.
3. Tipp: Rechtzeitig planen und Mitarbeiter mit einbeziehen
Wenn du viele Gäste erwartest, solltest du auf jeden Fall genügend Raum zur Verfügung stellen. Gibt es ein Programm und vielleicht sogar ein Essen zum Einzug, sollte mindestens ein zweiter Rückzugsraum zur Verfügung stehen. Hier kann zum Beispiel eine kleine Bar untergebracht sein, an der sich die Gäste in Ruhe unterhalten können. Die Einweihungsparty ist der perfekte Zeitpunkt zum Netzwerken und zum Kennenlernen. Auch alteingesessene Firmen und bestehende Teams sollten die Einweihung nutzen, um sich neu zu präsentieren und Kontakte zu knüpfen. Abseits der eigentlichen Party sollten so immer genügend Sitzgruppen vorhanden sein, die zum Gespräch einladen.
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4. Tipp: Räume zum Netzwerken bieten
Ein wichtiger Programmpunkt zum Einzug ist natürlich mindestens eine Begrüßungsrede, bei der die neuen Räume vorgestellt werden. Wie lang die Rede ausfällt und ob sogar mehrere Redner auftreten sollten, ist immer eine individuelle Frage. Sponsoren und Geschäftspartner sollten ebenfalls zur Sprache kommen, wenn sie am Umbau beteiligt waren.
5. Tipp: Redezeiten kurz und knackig halten
Zur Einweihungsparty sollten deine Gäste in jedem Fall gut unterhalten werden. Das Unterhaltungsprogramm kann ganz unterschiedlich ausfallen. Eindruck machen bekannte Gäste, zum Beispiel namhafte Musiker oder Entertainer. In manchen Fällen ergeben sich auch Zusammenarbeiten, die thematisch zur Branche passen und wahrscheinlich auf das Interesse deiner Gäste stoßen werden. Welche Art der Unterhaltung du wählst, hängt natürlich auch von der Größe deiner Büroräume und der Firma ab. Bekannte Gesichter sind aber immer eine tolle Werbemaßnahme und zeigt, wie wichtig die Neugestaltung deiner Büroräume ist. Ein dezenter Hinweis auf der Einladung sorgt dafür, dass deine Gäste zahlreich erscheinen und auch anderen von deinem neuen Büro erzählen.
6. Tipp: Mit bekannten Entertainern Gäste unterhalten
Reden zur Einweihungsparty sind zwar wichtig, sollten die Gäste aber nicht langweilen. Ein guter Tipp ist es, die „ernsten“ und die unterhaltsamen Programmpunkte abzuwechseln. Dadurch lockerst du die Situation auf und schaffst Freiräume.
Vergiss nicht, deine Gäste bereits im Vorfeld über das geplante Programm zu informieren. Eine gute Gelegenheit ist die Einladung, wenn das Programm zu diesem Zeitpunkt schon feststeht. Falls du das Programm erst später fertig stellst, solltest du die Gäste trotzdem rechtzeitig über den Ablauf informieren. Das ermöglicht es deinen Gästen, ihren Besuch bei deiner Einweihungsparty deiner Büroräume zu planen und sich Zeit freizuhalten. Das Verschicken eines Programms ist auch ein Reminder für deine Gäste, um sie noch einmal an den Einzug in die neuen Büroräume zu erinnern.
7. Tipp: Vorab über das Programm informieren
Vor allem wenn die Umgestaltung der Büroräume mit großen Neuerungen verbunden war, solltest du diese Innovationen ausreichend würdigen. Bei einer kleineren Anzahl von Gästen kannst du einen Rundgang anbieten, bei dem das Bürogebäude vorgestellt wird. Das ist nicht nur für deine Mitarbeiter interessant, sondern bietet auch Einblicke in die Arbeitsweise deines Unternehmens. Eine Infotafel oder eine kleine Präsentation der Büroräume können außerdem dazu genutzt werden, die Firma vorzustellen.
8. Tipp: Die Büroräume in Bild und Text vorstellen
Auch wenn die Einweihungsparty nicht als Dinner-Party konzipiert ist, sollten deine Gäste mit Speisen und Getränken versorgt werden. Obligatorisch ist dabei ein Glas Sekt, mit dem auf die neuen Büroräume angestoßen wird. Darüber hinaus sollte eine Bar mit einer hochwertigen Auswahl an Getränken bereit stehen. Achte auf eine gute Auswahl an Weinen und Bier, vergiss aber auch alkoholfreie Getränke nicht. Für Veranstaltungen am Mittag und Nachmittag sollte immer eine gute Kaffeebar zur Verfügung stehen.
9. Tipp: Hochwertige Getränke machen Eindruck
Welche Speisen du bei der Einweihung anbietest, hängt vom Rahmen der Veranstaltung ab. Ein kleiner Snack, zum Beispiel kreativ gestaltetes Fingerfood, sind immer willkommen. Die Snacks können entweder auf einem Buffet oder auch von Service-Personal als Häppchen serviert werden. Bei einer längeren oder abendfüllenden Veranstaltung sollte ein Essen mit eingeplant werden, für das du einen Caterer beauftragen kannst. Schön ist es, wenn die Speisen thematisch passend zur Firma gewählt werden und zum Firmenimage passen. Für eine innovative Firma, die in der Bio-Branche tätig ist, sollte natürlich ein anderes Buffet gewählt werden als für eine mittelständige Beratungsfirma. Hier ist ein bisschen individuelles Gespür für die Bedürfnisse der Gäste gefragt.
10. Tipp: Kreative Snacks, die zum Image passen
Zur Einweihung ist es schön, Geschenke für deine Mitarbeiter und Kunden bereit zu halten. Ein Give-Away auf der Einweihungsparty ist nicht nur eine nette Aufmerksamkeit, sondern auch eine gute Erinnerung an den Anlass. Es bietet sich natürlich an, Geschenke mit einem Werbeaufdruck oder einer anderen Personalisierung zu versehen. Sehr beliebt sind aber auch Gutscheine, zum Beispiel für ein Produkt aus dem firmeneigenen Sortiment. Die Möglichkeiten sind hier unendlich groß.
Der Einzug ist auch ein Anlass für Geschenke an die Mitarbeiter, die insgesamt für ein besseres Arbeitsklima sorgen. Eine schöne Überraschung sind Geschenke, die die Teams fördern oder den Arbeitsplatz noch angenehmer machen. So kannst du deinen Mitarbeitern zum Beispiel einen Ausflug spendieren oder ihnen eine Obstbar anbieten. Neue Möbelstücke und innovative Ideen fürs Büro zeigen deinen Mitarbeitern deine Wertschätzung und heißt sie in ihrem neuen Büro willkommen.
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11. Tipp: Außergewöhnliche Geschenke als Willkommensgruß
Ziel der Einweihungsparty sollte es nicht nur sein, den Einzug zu feiern. Die Einweihung sollte deine Gäste positiv überraschen. Dazu zählt es auch, durch eine tolle Dekoration und eine gute Stimmung zu punkten. Achte bei der Dekoration deiner Party auf hochwertige Produkte und eine außergewöhnliche Gestaltung. Wichtig ist aber, dass die Dekoration nicht die eigentlichen Büroräume überstrahlt, die an diesem Tag gefeiert werden sollen. Je nach Kontext kann die Dekoration deiner Einweihungsparty edel, aber auch extravagant ausfallen. Wird ein spezielles Farbschema verwendet, sollten die Farben in jedem Fall zu den Firmenfarben passen. Auch in der Einladung sollten sich dieser Farben wiederfinden.
Damit die Einweihungsparty der Büroräume Eindruck macht, kannst du deine Gäste auch mit kleinen Highlights verwöhnen. Das kann zum Beispiel eine Fotostation sein, auf der sie sich vor dem Firmenlogo ablichten lassen können. Das Bild kann dann sofort mitgenommen werden. In einem lockeren Rahmen können in den Büroräumen auch eine temporäre Kaffeebar oder ein Pizzaofen aufgebaut werden. Ist die Einweihungsparty eher familiär gestaltet, lohnen sich auch Angebote für die kleineren Gäste, wie zum Beispiel eine Hüpfburg. In den meisten größeren Städten gibt es verschiedene Anbieter für Eventgastronomie und Unterhaltungsangebote. Hier hilft es, sich einfach ein Angebot bei verschiedenen Anbietern einzuholen und miteinander zu vergleichen.
Fazit: Mit einer einzigartigen Einweihungsparty im Gedächtnis bleiben
Die Gestaltung neuer Räumlichkeiten und ihre Einweihung sollte immer gebührlich gefeiert werden. Damit zeigst du nicht nur deinen Mitarbeitern deine Wertschätzung, sondern du präsentierst dich auch Geschäftspartnern und Kunden. Wie genau das Programm und die Dekoration ausfallen, hängt von der Branche und dem Rahmen ab, in dem du die Einweihung feierst. Mit ausgefallenen Ideen und einem eindrucksvollen Programm bleibt deine Firma im Gedächtnis.
