Als Geschäftsführer, Inhaber eines Unternehmens oder auch als Führungskraft solltest du regelmäßig das Wir-Gefühl stärken. Hierfür gibt es eine ganze Reihe an Aktivitäten, die für das Teambuilding genutzt werden können. Doch gerade dann, wenn es sich um ein recht großes Unternehmen handelt, in dem viele Mitarbeiter angestellt sind, kann für ein solches Fest schon eine beachtliche Summe zusammenkommen. Um wenigstens einen Teil des Geldes wiederzubekommen, solltest du das Event von der Steuer absetzen. Der folgende Text liefert dir hierzu viele nützliche Tipps und beschreibt, was du dabei alles beachten solltest.
Wann gilt eine Firmenfeier als Betriebsveranstaltung?
Um ein Event beim Finanzamt von der Steuer absetzen zu können, muss es sich um eine Betriebsveranstaltung handeln. Laut Gesetz sind dies Veranstaltungen eines Unternehmens, die einen gesellschaftlichen Charakter haben. Dabei ist egal, wer das Event organisiert. Einige klassische Betriebsveranstaltungen sind:
- Betriebsausflug
- Weihnachtsfeier oder
- Jubiläumsfeier
- sowie Sommerfeste
Zudem muss sich das Event aus bestimmten Teilnehmern zusammensetzen, wie den Mitarbeitern, Auszubildenden oder auch ehemaligen Mitarbeitern (alle samt Begleitung).
Was musst du dabei alles an Kosten beachten?
Wie bereits erwähnt, kannst du ein Event nur von der Steuer absetzen, wenn es sich um eine Betriebsveranstaltung handelt. Dabei gilt ein Freibetrag pro Teilnehmer von 110 €. Zweimal jährlich ist ein solches Event lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Wichtig ist, alle Kosten zu beachten, die rund um die Betriebsveranstaltung entstanden sind, wie zum Beispiel die Miete des Saals, das Catering und die Musik (DJ oder Band). Auch die Geschenke, die die Teilnehmer auf einem solchen Event erhalten, gehören dazu.
Die Summe aller Betriebsausgaben werden dann durch die Anzahl der Anwesenden. Dabei werden die Begleitungen, wie zum Beispiel die Partner der Mitarbeiter, den Angestellten zugerechnet. Wenn sich dabei Aufwendungen pro Kopf von 60 € ergeben, so ergeben sich 120 € pro Beschäftigen, der an dem Event mit der Frau oder dem Mann teilnimmt. Somit wäre der oben erwähnte Freibetrag von 110 € um zehn € überschritten. Auf Letztere müsstest du als Veranstalter der Feier steuern zahlen. Außer du nutzt die sogenannte Pauschalbesteuerung für dein Event. Denn dann müsstest du eine pauschale Lohnsteuer für jeden Arbeitnehmer und anderen Teilnehmer in Höhe von 25 % bezahlen.
Kann ein Ein- beziehungsweise Ausstand von der Steuer abgesetzt werden?
Ein Einstand wie auch ein Ausstand kann unter Umständen mit erheblichen Kosten verbunden sein. Denn in der Regel wird bei einem solchen Event die komplette Firma eingeladen. Dabei muss unter anderem auch für das leibliche Wohl gesorgt werden. Heutzutage kannst du die dabei entstehenden Kosten beim Finanzamt einreichen und von der Steuer absetzen. Noch vor einigen Jahren war dies allerdings nicht möglich. Denn das Finanzamt war damals noch der Meinung, es handele sich dabei um keine Betriebsveranstaltung im klassischen Sinne.
Denn schließlich fand das Event auf einem Gelände außerhalb des Firmengebietes statt und sah dieses daher als private Feier an. Diese Denkweise wurde allerdings mittlerweile geändert, sodass auch ein Event außerhalb des Unternehmens vom Finanzamt als Betriebsveranstaltung akzeptiert wird. Das ist dann sehr wichtig, wenn du es von der Steuer absetzen willst, um die Betriebsausgaben und weiteren Kosten etwas zu reduzieren.
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Achtung bei Ehrungen und Geschenken für Geschäftspartner
Wenn du zum Beispiel eine Weihnachtsfeier mit einem Jubiläum eines Arbeitnehmers verbinden möchtest, riskierst du, dass das Finanzamt solche Veranstaltungen nicht mehr als Firmenfeier einstuft. Falls du dazu mehr Informationen benötigst, kannst du dich direkt bei deinem zuständigen Finanzamt informieren oder im Lohnsteuerrecht R 19.3 Absatz 2 Nummer 3 nachlesen. Auch bei Werbungskosten und Weihnachtsgeschenken ist die Lage ähnlich. Dabei muss der Geldwert von Geschenken zu den oben erwähnten maximal erlaubten Kosten (110 €) passen. Schenkst du deinen Angestellten oder auch einem bestimmten Arbeitnehmer zu viel, zahlst du womöglich darauf mehr Steuern.
Wann lehnt das Finanzamt das Absetzen der Aufwendungen ab?
Es gibt bestimmte Situationen, in denen das Finanzamt das Absetzen der Aufwendungen im Zusammenhang mit einem Event ablehnt. Das kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn ein Betrieb seine Geschäftspartner, Arbeitnehmer oder auch potenzielle Neukunden, nicht in ein herkömmliches Restaurant, sondern in einen Nachtclub ausführt. Das Finanzamt stuft dies nicht selten als unangemessen ein und akzeptiert es daher auch nicht, wenn du die Betriebsausgaben und Werbungskosten in der Steuererklärung einreichst.
Darüber hinaus solltest du auch immer die Verhältnismäßigkeit wahren. Wenn es sich um ein noch junges Start-up handelt, das noch wenige Mitarbeiter hat, muss keine Yacht für die Veranstaltungen gebucht werden. Denn dabei entstehen logischerweise mehr Kosten, als wenn du mit deinen Angestellten und Kollegen in ein herkömmliches Restaurant gehst. Einen solchen Fall stuft das Finanzamt häufig als unglaubwürdig ein und berücksichtigt dies auch bei der Steuer.
Achte daher darauf, nur Aufwendungen anzugeben und einzureichen, die realistisch und verhältnismäßig sind. Dabei musst du alle Nachweise der Betriebsausgaben lückenlos erbringen. Denn je besser das Finanzamt deine Aufwendungen nachvollziehen kann, desto eher wirst du sie von der Steuer absetzen können. Im Idealfall steht auf den Belegen deiner eingereichten Veranstaltungen unter anderem auch eine ausführliche und komplette Liste mit allen Namen der Angestellten, Mitarbeitern und allen weiteren relevanten Teilnehmern. Je einfacher das Finanzamt zurechtkommt, desto eher wirst du Erfolg haben und kannst deine Kosten von der Steuer absetzen.
Ein Fünftel der Servicekosten bei der Steuer angeben
Neben den bereits erwähnten Posten kannst du auch ein Fünftel der Service Kosten bei der Steuer geltend machen. Dazu gehört unter anderem auch der Lohn des Personals, das deine Gäste auf deinen Veranstaltungen bewirtet. Dazu gehören zum Beispiel die Helfer am Buffet, beim Ausschenken von Wein oder auch die vielen Spülkräfte in der Küche. Sie alle müssen bezahlt werden, sodass bei großen Events schon eine enorme Summe zusammenkommen kann. Diese kannst du zu einem Fünftel von der Steuer absetzen.
Allerdings musst du auch hierbei etwas beachten: Bringt ein Caterer Speisen zu deiner Feier und liefert sie bereits fertig auf dieser ab, hat dies nichts mit der Steuer zu tun. Baut er hingegen einen Grill oder auch einen Herd auf, um vor Ort ein Spanferkel zuzubereiten, kannst du seine Arbeitskosten von der Steuer absetzen.
Wie ist die Lage bei Werbungskosten?
Nicht selten laden die Vorgesetzten ihre Angestellten zu einer Feier ein und zahlen die Rechnung aus eigener Tasche. Damit wollen sie sich für die geleistete Arbeit bedanken und die Motivation hochhalten. In solchen Situationen war das Finanzamt früher sehr kritisch und stufte sie häufig wiederum als private Veranstaltungen ein. Heute wird die Bewirtung dem sogenannten Werbungskostenabzug zugeschrieben. Denn du als Chef bewirtest deine Mitarbeiter, Arbeitnehmer und auch alle anderen Teilnehmer schließlich zu einem gewerblichen und keinesfalls zu einem privaten Zweck.
Ein sehr gutes Beispiel, bei dem die Werbungskosten immer wieder vorkommen, ist die jährliche betriebliche Weihnachtsfeier. Denn auf dieser dankst du deinen Angestellten dafür, dass sie sich im vergangenen Jahr so für dein Unternehmen engagiert und eingesetzt haben. Es gibt also durchaus einen Zusammenhang zwischen der Feier und der Geschäftstätigkeit. Somit kannst du die Aufwendungen auch auf deiner Steuererklärung angeben.
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Wann ist ein Steuerberater sinnvoll?
Wenn du auf der sicheren Seite sein willst, kannst du auch einen Steuerberater beauftragen, der dein Event von der Steuer absetzt. Allerdings kostet auch dieser Geld und das nicht zu knapp. Wenn es sich aber um sehr hohe Kosten, Aufwendungen oder Betriebsausgaben handelt, kann es Sinn ergeben, die Arbeit einem Profi zu überlassen. Denn er kennt sich mit dem Thema bestens aus und weiß, worauf es bei der Steuererklärung ankommt.
Fazit
Alles in allem musst du viele Punkte beachten, wenn du dein Event von der Steuer absetzen willst. Wichtig ist in jedem Fall, alle nennenswerten Aufwendungen gut erkennbar und nachvollziehbar aufzulisten. Denn das Finanzamt hat sehr viel zu tun und meldet sich schneller bei dir zurück, wenn es alle Punkte durchsehen kann und es keine offenen Fragen gibt. Halte dich möglichst an die oben erwähnte Freigrenze von 110 € pro Mitarbeiter.
Denn so kannst du böse Überraschungen im Nachhinein vermeiden. Wenn du die Steuererklärung selber ausfüllen willst, kannst du dich bei offenen Fragen immer an das zuständige Finanzamt wenden. Bei den komplizierteren Fällen kann es dagegen auch Sinn ergeben, einen Steuerberater mit dieser Arbeit zu beauftragen. Er kennt sich bestens mit der Materie aus und weiß unter anderem auch, was alles zu den Werbungskosten zählt und wie diese angegeben werden sollten.
